Atualizado: junho de 2026 · Por Álvaro Arrescurrenaga, CEO da Voicit
O relatório de recrutamento e seleção é o que diferencia uma equipe de RH que contrata por intuição de uma que fundamenta suas decisões com dados. Sem ele, todo processo começa do zero: sem métricas, sem lições aprendidas e sem como justificar as decisões. E isso não é apenas teoria: de acordo com Soluções de Talentos do LinkedInEmpresas que documentam seus processos reduzem a 25% do seu tempo de contratação nos seguintes.
Trata-se de um documento que compila e analisa dados essenciais de um processo de recrutamento: número de candidatos, fontes de recrutamento, tempo gasto em cada fase, critérios de avaliação, resultados das entrevistas e decisão final. Seu objetivo é mensurar a eficiência do processo, justificar as decisões e gerar lições aprendidas para futuras contratações.
O que você aprenderá com este guia:
Antes de começarmos, uma promessa: este guia foi feito para ajudar você a concluir seu relatórioNão se trata de vender nada. Você recebe o modelo, os KPIs e o guia completo passo a passo — gratuitamente e sem cadastro — mesmo que não utilize nenhuma ferramenta. Ao final, explicaremos de forma transparente como automatizar a parte mais tediosa, caso tenha interesse; caso contrário, você sairá com o trabalho já concluído.
Contente
- O que é um relatório e para que serve?
- 10 KPIs essenciais para recrutamento e…
- Modelo de relatório de recrutamento…
- Exemplo de um relatório concluído
- Modelos de seleção de acordo com o caso de…
- Como avaliar as competências no relatório
- 5 tipos de relatórios de seleção
- Como criar o relatório passo a passo
- Como automatizar relatórios de recrutamento…
- Erros comuns em relatórios de recrutamento…
- Perguntas frequentes
- Conclusão
📋 O que é um relatório de recrutamento e seleção e para que serve?
Um relatório de recrutamento e seleção não é apenas um resumo do processo — é uma ferramenta estratégica que desempenha diversas funções:
- Medindo a eficiência: Quanto tempo levaremos para preencher a vaga? Quantos candidatos precisamos avaliar antes de contratar?
- Otimize o orçamento: Quais fontes de recrutamento geram os melhores candidatos? Estamos investindo nos canais certos?
- Justificativa de decisões: Documentar os motivos pelos quais um candidato foi escolhido em detrimento de outro é essencial para a conformidade e para o alinhamento da equipe.
- Melhorar os processos futuros: Identificar gargalos, fases que levam ao abandono e oportunidades de melhoria.
- Reportar à gerência: Traduzir o trabalho de RH em métricas de negócios que o CEO e o CFO entendam (custo por contratação, tempo de contratação, qualidade da contratação).
Sem relatórios, o departamento de recrutamento opera às cegas. Com eles, torna-se uma área estratégica do negócio, com dados que embasam cada decisão.
📊 Quais KPIs um relatório de seleção deve incluir? (10 essenciais)
Esses são os indicadores que todo relatório de recrutamento deve incluir. Você não precisa de todos eles em todos os relatórios — escolha os mais relevantes com base no contexto:
| KPI | O que ele mede? | Referência média | Por que isso importa |
| Tempo de contratação | Dias entre a publicação e a aceitação da oferta | 36 dias | Um processo demorado resulta na perda de candidatos. |
| Tempo para preencher | Dias entre o pedido de vaga e a data de início. | 42 dias | Meça o impacto total nos negócios. |
| Custo por aluguel | Despesa total (publicidade + ferramentas + tempo de RH) | 4.700€ | Otimizar o orçamento de recrutamento |
| Fonte de candidatos | De onde vêm os candidatos (LinkedIn, InfoJobs, indicações…)? | Varia | Invista nos canais que funcionam. |
| Taxa de conversão por fase | % que passa de cada etapa para a próxima | Varia | Detectar gargalos |
| Taxa de licitação aceita | % de ofertas que o candidato aceita | 85-90% | Se for baixo, reavalie a remuneração ou a imagem da empresa como empregadora. |
| Qualidade da contratação | Desempenho de novos funcionários após 6 a 12 meses | Subjetivo | O indicador-chave de desempenho (KPI) mais importante a longo prazo. |
| taxa de abandono precoce | Percentagem de funcionários que abandonam a empresa antes de 12 meses | 20% | Isso indica erros na seleção ou no processo de integração. |
| Diversidade de candidatos | Distribuição por gênero, idade e origem. | Varia | Conformidade legal + desempenho aprimorado |
| Satisfação do candidato | Pesquisa NPS ou pós-processamento | 40+ NPS | Marca empregadora e reputação |
O indicador-chave de desempenho (KPI) de custo da contratação Muitas vezes, esse valor é subestimado porque se consideram apenas os custos com publicidade. Para calculá-lo com precisão (incluindo horas de RH, ferramentas e o custo de oportunidade da vaga em aberto), revise como o custo real do processo de recrutamento.
As taxas de conversão que cada relatório de seleção deve registrar fase por fase.
Fonte: Benchmarks da SHRM e do LinkedIn · valores ilustrativos.
📄 Modelo de Relatório de Recrutamento e Seleção
Esta é a estrutura de um relatório de entrevista de seleção profissional. Cada seção reúne as informações essenciais que você deve documentar após entrevistar um candidato:
Posição: [Título] | Data: [DD/MM/AAAA] | Entrevistador: [Nome] | Modo: [Presencial / Chamada de vídeo / Telefone]
1. Treinamento
- Principal grau acadêmico, instituição e ano de conclusão
- Formação complementar relevante (mestrados, certificações, cursos de especialização)
2. Experiência profissional
Trajetória profissional em formato de narrativa: o percurso do candidato, sua progressão, conquistas notáveis e a conexão entre experiências anteriores e o cargo atual.
3. Motivação para o projeto
- O que te atraiu na empresa e na vaga?
- Nível de conhecimento prévio sobre a empresa
- Alinhamento entre seus valores e a cultura da empresa.
4. Expectativas em relação ao cargo
- O que você espera encontrar no dia a dia do trabalho nesta função?
- Que tipo de desafios você está procurando?
- Como seria contribuir para a equipe?
5. Motivos para mudar de emprego
- Por que ele está deixando (ou deixou) seu cargo anterior?
- Do que você sente falta na sua situação atual?
- Sinais de alerta ou sinais positivos detectados
6. Línguas
- Idioma — Nível (ex: inglês C1, francês B2)
- Se avaliado durante a entrevista: nível observado versus nível relatado
7. Faixa salarial
- Expectativa salarial bruta anual do candidato
- Salário atual ou último salário (se compartilhado)
- Flexibilidade indicada
8. Disponibilidade
- Mobilidade geográfica: [Sim/Não — detalhes]
- Incorporação: [Imediato / X semanas / data específica]
- Próximas entrevistas: [Disponibilidade de horário]
9. Competências técnicas para o cargo
Avaliação das competências técnicas específicas exigidas para a função. Nível observado em cada uma (básico / intermediário / avançado).
10. Relatório de Competências em Incidentes Críticos
Avaliação de competências interpessoais baseada em situações reais descritas pelo candidato durante a entrevista. Baseia-se em Entrevista BEI (Entrevista de Eventos Comportamentais) e no método STAR (Situação, Tarefa, Ação, Resultado) para avaliar como o candidato age diante de desafios específicos, além do que consta em seu currículo. Para cada competência avaliada (liderança, trabalho em equipe, resolução de problemas, etc.), são registrados o incidente crítico relatado e o indicador comportamental observado.
Classificação geral
- Resultado: [Adequado / Não adequado / Com reservas]
- Recomendação: [Avançar para a próxima fase / Descartar / Segunda entrevista]
- Observações: [Notas adicionais do entrevistador]
⬇️ Baixe o modelo gratuito
Modelo de relatório de entrevista de seleção editável, pronto para uso com as 10 seções deste guia. Não é necessário cadastro.
📝 Exemplo de um relatório de seleção concluído
Um modelo vazio nem sempre é o ideal. nível de detalhe que você está procurando. Este é o aspecto do modelo anterior após uma entrevista real (candidato fictício para uma vaga de Vendas B2B):
Posição: Vendas B2B | Data: 04/06/2026 | Entrevistador: Marta Ruiz | Modo: Chamada de vídeo
1. Treinamento
- Licenciatura em Administração de Empresas (Universidade de Deusto, 2018). Curso de Vendas Consultivas B2B (2022).
2. Experiência profissional
5 anos de experiência em vendas de software B2B. Os últimos 3 anos como Executivo de Contas em uma startup de SaaS em fase de crescimento, gerenciando ciclos de vendas de 30 a 60 dias e uma carteira de aproximadamente 40 clientes. Superei a meta em 4 dos últimos 5 trimestres.
5. Motivos para mudar de emprego
- A empresa busca vender um produto com diferenciação técnica (hoje vende um produto "comum"). Sinal positivo: Motivação para o crescimento, não para a fuga. Sem sinais de alerta.
9. Competências técnicas para o cargo
- Prospecção e venda consultiva — avançado • CRM (HubSpot) — avançado • Negociação de encerramentos — intermediário-avançado
10. Competência em Incidentes Críticos (STAR) — Resiliência
Situação: A empresa perdeu sua maior conta (que representava 18% de sua participação de mercado) no meio do trimestre. Tarefa: Recuperar os números sem reduzir as margens. Ação: A empresa reativou 12 oportunidades inativas em seu pipeline e solicitou suporte de pré-vendas para 3 demonstrações técnicas. Resultado: Encerrou o trimestre com uma participação de mercado de 104%. Indicador comportamental observado: nível elevado — age com autonomia e método diante da adversidade.
Classificação geral
- Resultado: Adequado
- Recomendação: Prossiga para a segunda entrevista com o gerente de contratação.
- Observações: Perfil forte e ambicioso. Confirmar as expectativas salariais (com flexibilidade declarada) e a adequação à cultura da equipe de vendas.
🗂️ Seleção de modelos de acordo com o caso de uso
O modelo acima abrange o relatório geral da entrevista, mas um processo seletivo completo requer documentos diferentes, dependendo da etapa e do objetivo. Aqui estão os modelos mais úteis e onde encontrar cada um deles, juntamente com um guia detalhado:
Relatório de Entrevista com IA
Para documentar automaticamente entrevistas a partir da gravação, sem a necessidade de anotações manuscritas.
Avaliação baseada em competências (BEI)
Medir competências comportamentais com questões BEI e indicadores objetivos.
Scorecard e método STAR
Avaliar e comparar as respostas de vários candidatos usando uma rubrica comum.
Notas da entrevista
Para captar o que é importante em tempo real durante a entrevista, sem perder o fio da meada.
Análise de currículos
Filtrar e priorizar as candidaturas antes de passar para a fase de entrevistas.
Testes psicométricos
Avaliar habilidades e personalidade e incorporar os resultados no relatório.
Banco de questões por competência
Estruturar a entrevista com perguntas alinhadas a cada competência do cargo.
Consentimento para gravação
Para gravar entrevistas em conformidade com o RGPD, utilizando modelos de consentimento pré-elaborados.
Não tem certeza de qual fase documentar primeiro? Comece com a Processo de recrutamento em 7 fases Para posicionar cada modelo no ponto apropriado do funil.
🎯 Como avaliar as competências no relatório
A parte mais difícil de um relatório de seleção não são os dados objetivos (educação, idiomas, salário), mas sim a avaliação de competênciasEste candidato demonstra boa liderança? Sabe trabalhar em equipe? Como reage sob pressão? Avaliar isso "à primeira vista" é onde a maioria dos vieses se infiltra.
A abordagem mais confiável é separar dois tipos de habilidades e documentá-las separadamente:
- Habilidades técnicas (competências específicas): O conhecimento e as ferramentas específicas da função são avaliados com base em um nível observado (básico/intermediário/avançado) e, se aplicável, em um teste técnico.
- Competências comportamentais (habilidades interpessoais): Liderança, comunicação, resolução de problemas e adaptabilidade não são avaliadas diretamente — são inferidas a partir de situações reais vivenciadas pelo candidato.
Para competências comportamentais, o método com melhor comprovação é a entrevista de incidentes críticos. Em vez de perguntar "Você é um bom líder?", pede-se um exemplo específico ("Conte-me sobre uma situação em que você teve que reerguer uma equipe desmotivada") e analisa-se a resposta usando a estrutura STAR. Cada resposta é traduzida em um indicador comportamental Mensurável e incluído no relatório.
Uma vez definidos os indicadores, a IA pode ajudá-lo a avaliá-los de forma consistente usando a transcrição da entrevista — desde que você a configure corretamente. Avaliando habilidades sem que o modelo tenha alucinações. e basear-se unicamente no que o candidato realmente disse.
📂 Que tipos de relatórios de seleção existem? (5 modelos)
Nem todos os relatórios são iguais. Dependendo do objetivo, você pode criar diferentes variações:
| Tipo de relatório | Mirar | Público-alvo principal | Freqüência |
| Relatório de processo | Documente uma vaga específica | Gerente de contratação, equipe de RH | Para cada vaga |
| Relatório de KPIs | Medindo o desempenho da equipe de recrutamento | Diretor de RH, CEO | Mensal / trimestral |
| Relato de fontes | Analise o ROI de cada canal de recrutamento. | RH, marketing | Trimestral |
| Relatório de Diversidade | Medindo a inclusão no processo | Gestão, conformidade | Semestral / anual |
| Relatório do Candidato | Avalie um candidato específico | Gerente de contratação | Para cada finalista |
A combinação mais comum é a relatório de processo (por vaga) + o Relatório de KPIs (mensal ou trimestral para a equipe).
🔧 Como criar o relatório passo a passo
Etapa 1: Defina as métricas antes de abrir a vaga.
Não espere até o final do processo para pensar no que medir. Antes de publicar a oferta, decida: quais KPIs você acompanhará, quais ferramentas usará para coletar dados e quem será o responsável por documentar cada fase.
Etapa 2: Registre os dados em cada etapa do funil.
A cada vez que um candidato avança (ou é rejeitado), registre a data, o motivo, quem tomou a decisão e a fonte do candidato. Se você usa um ATS (Greenhouse, Lever, Teamtailor), isso deve ser automático. Caso contrário, uma planilha com essas colunas funcionará.
Etapa 3: Documente as entrevistas detalhadamente
A seção de avaliação do candidato é a parte mais valiosa do relatório — e a que consome mais tempo. É aqui que a IA faz a diferença: em vez de tomar notas manualmente e escrever relatórios de 45 minutos, ferramentas como Voz Eles geram automaticamente o relatório a partir da gravação da entrevista em 2 a 5 minutos.
Etapa 4: Analise o funil e identifique os gargalos.
Analise as taxas de conversão entre as etapas. Se você receber 200 candidaturas, mas apenas 5 chegarem à fase de entrevista, o problema pode estar na descrição da vaga ou nos critérios de seleção. Se 10 receberem uma oferta, mas apenas 5 aceitarem, revise a remuneração ou a imagem da empresa como empregadora.
Etapa 5: Redija as conclusões e as lições aprendidas.
O relatório não estaria completo sem uma seção de "lições aprendidas". Qual canal funcionou melhor? O perfil que buscávamos era realista? Houve alguma fase que gerou muita desistência? Essas lições são o que tornam cada processo melhor que o anterior.
🤖 Como automatizar relatórios de recrutamento com IA
A parte mais tediosa de um relatório de seleção é documentar as entrevistas: transcrever anotações, redigir avaliações e descrever os pontos fortes e fracos de cada candidato. A IA pode automatizar 80% desse trabalho.
- Transcrição automática: O sistema grava a entrevista e a IA gera a transcrição completa com a identificação do falante.
- Relatórios de entrevistas: Com base na transcrição, a IA extrai as competências avaliadas, as principais respostas, os pontos fortes e as áreas que precisam ser aprimoradas.
- Comparação de candidatos: Com relatórios padronizados, comparar 10 candidatos leva minutos em vez de horas.
- Integração com o ATS: Os relatórios gerados podem ser exportados diretamente para o sistema de acompanhamento de candidatos.
Fato verídico: Equipes que automatizam a documentação de entrevistas com IA relatam um 70% menos tempo administrativo e uma melhoria significativa na consistência dos relatórios — todos os candidatos foram avaliados com o mesmo nível de detalhe.
⚠️ Erros comuns em relatórios de recrutamento
- Não faça a documentação até que o processo esteja concluído. Se você esperar até o final do processo de seleção para escrever o relatório, perderá a maioria dos detalhes. Documente em tempo real.
- Use descrições vagas. "Boa atitude" ou "bom perfil" não acrescentam nada. Use fatos concretos: "3 anos de experiência gerenciando equipes de 10 pessoas no setor varejista."
- Meça apenas o tempo de contratação. A velocidade importa, mas a qualidade do processo de contratação importa ainda mais. Um processo rápido que resulta em rotatividade após seis meses é mais caro do que um processo lento que seja bem-sucedido.
- Não analisar as fontes de recrutamento. Se você não sabe quais canais atraem os melhores candidatos, está desperdiçando dinheiro com aqueles que não funcionam.
- Escreva relatórios que ninguém lê. Um relatório de 20 páginas é inútil se o gerente de contratação não o abrir. Priorize um resumo executivo de uma página com os dados principais e deixe os detalhes para quem precisar deles.
❓ Perguntas Frequentes
O que deve incluir um relatório de seleção de pessoal?
Um relatório de seleção completo inclui: dados do processo (cargo, datas, responsáveis), métricas do funil (candidatos por etapa, taxas de conversão), avaliação individual de cada candidato finalista (habilidades, pontos fortes, áreas de melhoria), análise das fontes de recrutamento, decisão final com justificativa e lições aprendidas para processos futuros.
Como escrever um relatório de entrevista de seleção?
Para criar um relatório de entrevista: (1) documente as respostas do candidato durante a entrevista, (2) avalie cada competência em uma escala de 1 a 5, (3) inclua evidências concretas (citações diretas), (4) adicione sua avaliação geral e recomendação. Ferramentas como o Voicit automatizam esse processo, gerando o relatório usando IA a partir da gravação.
Quais são os KPIs essenciais em um relatório de recrutamento?
Os 5 KPIs essenciais são: tempo de contratação (dias desde a abertura da vaga até a contratação), custo por contratação, taxa de conversão do funil (percentual de candidatos que passam por cada etapa), qualidade da fonte (qual canal fornece os melhores candidatos) e taxa de aceitação da oferta. Esses dados permitem a otimização de processos futuros.
É possível automatizar a criação de relatórios de seleção?
Sim. Ferramentas de IA como o Voicit gravam a entrevista (presencial ou online), transcrevem-na e geram automaticamente um relatório estruturado com seções personalizáveis: formação acadêmica, experiência profissional, motivação, habilidades, faixa salarial e disponibilidade. Isso reduz o tempo de documentação de 30 minutos para 2 minutos por candidato.
Em que formato posso baixar o modelo de relatório de seleção?
Você pode copiar a estrutura do modelo deste artigo diretamente para o Word, Google Docs ou Notion e salvá-la como um modelo reutilizável em formato Word (.docx) ou PDF. A vantagem de tê-la em um documento editável é que você pode adaptá-la a cada vaga. Se preferir evitar o preenchimento manual, ferramentas de IA como o Voicit geram o relatório pré-estruturado a partir da gravação da entrevista.
Qual a diferença entre um relatório de recrutamento e um relatório de entrevista?
O relatório de recrutamento documenta todo o processo de seleção (métricas, fontes, custos, decisões). O relatório de entrevista é individual: ele documenta a avaliação de um candidato específico após a entrevista. Ambos são complementares — o relatório de entrevista contribui para o relatório geral de recrutamento.
✅ Conclusão
O relatório de recrutamento e seleção é o que diferencia uma equipe de RH que opera por intuição de uma que opera com base em dados. Os KPIs não mentem: Empresas que documentam e analisam seus processos de seleção contratam mais rapidamente, a um custo menor e com melhor qualidade..
Você não precisa de um relatório perfeito — precisa de um relatório consistente. Comece com o modelo deste artigo, meça os 4 a 5 KPIs mais relevantes para sua equipe e automatize a documentação das entrevistas com ferramentas de IA como [nome da ferramenta/método]. VozEm 3 meses, você terá dados suficientes para tomar decisões estratégicas sobre seu processo de seleção.
