Aktualisiert: März 2026 · Von Álvaro Arrescurrenaga, CEO von Voicit
Der Rekrutierungs- und Auswahlbericht ist das Dokument, das einen Einstellungsprozess in verwertbare Daten umwandelt. Ohne ihn beginnt jeder Auswahlprozess bei null: ohne Kennzahlen, ohne Erkenntnisse aus der Praxis und ohne die Möglichkeit, dem Unternehmen nachzuweisen, dass das HR-Team messbare Ergebnisse liefert. Laut LinkedIn Talent SolutionsUnternehmen, die ihre Auswahlprozesse dokumentieren, verkürzen ihre Einstellungszeit in nachfolgenden Zyklen um 25 %.
Es handelt sich um ein Dokument, das wichtige Daten aus einem Einstellungsprozess zusammenfasst und analysiert: Anzahl der Kandidaten, Rekrutierungsquellen, Zeitaufwand für jede Phase, Bewertungskriterien, Interviewergebnisse und die endgültige Entscheidung. Ziel ist es, die Effizienz des Prozesses zu messen, die Entscheidungen zu begründen und Erkenntnisse für zukünftige Einstellungen zu gewinnen.
Inhalt
- Was ist ein Bericht und wozu dient er?
- 10 essentielle KPIs für die Personalbeschaffung und…
- Vorlage für einen Rekrutierungsbericht…
- 5 Arten von Auswahlberichten
- So erstellen Sie den Bericht Schritt für Schritt
- Wie man Rekrutierungsberichte automatisiert…
- Häufige Fehler in Stellenanzeigen…
- Häufig gestellte Fragen
- Abschluss
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📋 Was ist ein Rekrutierungs- und Auswahlbericht und wozu dient er?
Ein Bericht über Rekrutierung und Auswahl ist nicht nur eine Zusammenfassung des Prozesses – er ist ein strategisches Instrument, das mehrere Funktionen erfüllt:
- Effizienzmessung: Wie lange wird es dauern, bis wir die Stelle besetzen können? Wie viele Bewerber müssen wir bewerten, bevor wir eine Entscheidung treffen?
- Budget optimieren: Welche Rekrutierungsquellen generieren die besten Kandidaten? Investieren wir in die richtigen Kanäle?
- Begründung von Entscheidungen: Die Dokumentation der Gründe für die Wahl des einen und nicht des anderen Kandidaten ist für die Einhaltung der Vorschriften und die Ausrichtung des Teams unerlässlich.
- Zukünftige Prozesse verbessern: Identifizieren Sie Engpässe, Phasen, die zum Abbruch führen, und Verbesserungsmöglichkeiten.
- Bericht an die Geschäftsleitung: Die Arbeit der Personalabteilung sollte in betriebswirtschaftliche Kennzahlen übersetzt werden, die der CEO und der CFO verstehen (Kosten pro Einstellung, Einstellungsdauer, Qualität der Einstellung).
Ohne Berichte agiert die Personalabteilung im Blindflug. Mit ihnen wird sie zu einem strategischen Geschäftsbereich, der jede Entscheidung datenbasiert untermauert.
📊 10 essentielle KPIs für Rekrutierung und Auswahl
Dies sind die Indikatoren, die jeder Rekrutierungsbericht enthalten sollte. Sie benötigen nicht alle in jedem Bericht – wählen Sie die relevantesten je nach Kontext aus:
| KPI | Was misst es? | Durchschnittlicher Benchmark | Warum es wichtig ist |
| Einstellungszeit | Tage von der Veröffentlichung bis zur Angebotsannahme | 36 Tage | Ein langwieriger Prozess führt zum Verlust von Kandidaten |
| Zeit zum Füllen | Tage von der Stellenanfrage bis zum Arbeitsbeginn | 42 Tage | Messen Sie die Gesamtauswirkungen auf das Unternehmen |
| Kosten pro Anmietung | Gesamtausgaben (Werbung + Tools + Personalzeit) | 4.700€ | Optimierung des Rekrutierungsbudgets |
| Kandidatenquelle | Woher kommen die Kandidaten (LinkedIn, InfoJobs, Empfehlungen…)? | Es variiert | Investieren Sie in die Kanäle, die funktionieren |
| Umwandlungsrate nach Phase | Prozentsatz, der von jeder Stufe zur nächsten gelangt | Es variiert | Engpässe erkennen |
| Akzeptierter Gebotssatz | Prozentsatz der Angebote, die der Kandidat annimmt | 85-90% | Ist das Gehalt niedrig, sollten Sie die Vergütung oder das Arbeitgeberimage überprüfen. |
| Qualität der Einstellung | Leistung neuer Mitarbeiter nach 6-12 Monaten | Subjektiv | Der wichtigste langfristige KPI |
| Frühabbrecherquote | Prozentsatz derjenigen, die das Unternehmen vor Ablauf von 12 Monaten verlassen | 20% | Es deutet auf Fehler bei der Auswahl oder beim Onboarding hin. |
| Vielfalt der Kandidaten | Verteilung nach Geschlecht, Alter, Herkunft | Es variiert | Rechtskonformität + verbesserte Leistung |
| Zufriedenheit der Kandidaten | NPS- oder Nachbearbeitungsbefragung | 40+ Nationalparks | Arbeitgebermarke und Reputation |
📄 Vorlage für einen Rekrutierungs- und Auswahlbericht
Dies ist die Struktur eines professionellen Auswahlgesprächsberichts. Jeder Abschnitt enthält die wichtigsten Informationen, die Sie nach dem Gespräch mit einem Bewerber dokumentieren sollten:
Position: [Titel] | [Titel] | [Titel] | [Titel] | [Titel] | [Titel] | [Titel] | [Titel Datum: [TT/MM/JJJJ] | Interviewer: [Name] Modalität: [Persönlich / Videoanruf / Telefonisch].
1. die Ausbildung
- Hauptabschluss, Institution und Jahr des Abschlusses
- Relevante Zusatzausbildung (Masterabschlüsse, Zertifizierungen, Spezialkurse)
2. Berufserfahrung
Beruflicher Werdegang im Storytelling-Format: Laufbahn des Kandidaten, Entwicklung, herausragende Leistungen und Verbindung zwischen früheren Erfahrungen und der aktuellen Position.
Motivation für das Projekt
- Was hat Sie an dem Unternehmen und der Stelle gereizt?
- Grad der Vorkenntnisse über das Unternehmen
- Übereinstimmung zwischen Ihren Werten und der Kultur des Unternehmens
4. Erwartungen an die Stelle
- Was erwarten Sie von Ihrer täglichen Arbeit?
- Welche Art von Herausforderungen suchen Sie?
- Wie er seinen Beitrag zum Team sieht
5. Gründe für den Wechsel des Arbeitsplatzes
- Warum er/sie seine/ihre vorherige Position verlassen hat (oder verlassen hat)
- Was vermissen Sie in Ihrer derzeitigen Situation?
- Rote Flaggen oder positive Signale erkannt
6. Sprachen
- Sprache - Niveau (z. B. Englisch C1, Französisch B2)
- Falls während des Gesprächs bewertet: beobachtete Stufe vs. angegebene Stufe
7. Gehaltsspanne
- Jährliche Bruttogehaltserwartung des Bewerbers/der Bewerberin
- Aktuelles Gehalt oder letztes Gehalt (falls geteilt)
- Geforderte Flexibilität
8. Verfügbarkeit
- Geografische Mobilität: [Ja/Nein - Details]
- Eingliederung: Sofort / X Wochen / konkretes Datum
- Nächste Interviews: [Stündliche Verfügbarkeit] [Stündliche Verfügbarkeit
9. Fachliche Kompetenzen der Stelle
Bewertung der für die Rolle erforderlichen spezifischen technischen Kompetenzen. Das jeweils beobachtete Niveau (Grundkenntnisse / Mittelstufe / Fortgeschrittene).
10. Bericht über die Kompetenz bei kritischen Zwischenfällen
Bewertung der Soft Skills anhand von realen Situationen, die der Bewerber während des Gesprächs schildert (STAR-Methode: Situation, Aufgabe, Aktion, Ergebnis). Sie ermöglicht es zu beurteilen, wie der Bewerber angesichts konkreter Herausforderungen agiert, über das hinaus, was er in seinem Lebenslauf sagt.
Gesamtbewertung
- Ergebnis [Geeignet / Nicht geeignet / Mit Vorbehalt].
- Empfehlung: [Weiter zur nächsten Phase / Verwerfen / Zweites Gespräch].
- Bemerkung: [Zusätzliche Notizen des Interviewers] [Zusätzliche Notizen des Interviewers
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Mit Voicit wird jedes Interview zu einem KI-strukturierten Bericht. Kein Ausfüllen von Vorlagen von Hand mehr.
📂 5 Arten von Auswahlberichten
Nicht alle Berichte sind gleich. Je nach Zielsetzung können Sie verschiedene Varianten erstellen:
| Berichtstyp | Ziel | Hauptpublikum | Frequenz |
| Prozessbericht | Eine konkrete freie Stelle dokumentieren | Einstellungsmanager, HR-Team | Für jede freie Stelle |
| KPI-Bericht | Messung der Leistung des Rekrutierungsteams | Personalleiter, CEO | monatlich / vierteljährlich |
| Bericht aus Quellen | Analysieren Sie den ROI jedes Rekrutierungskanals | Personalwesen, Marketing | Vierteljährlich |
| Diversitätsbericht | Messung der Inklusion im Prozess | Management, Compliance | Halbjährlich / jährlich |
| Kandidatenbericht | Bewerten Sie einen bestimmten Kandidaten | Einstellungsmanager | Für jeden Finalisten |
Die häufigste Kombination ist die Prozessbericht (pro freie Stelle) + die KPI-Bericht (monatlich oder vierteljährlich für das Team).
🔧 So erstellen Sie den Bericht Schritt für Schritt
Schritt 1: Definieren Sie die Kennzahlen, bevor Sie die Stelle ausschreiben.
Überlegen Sie sich nicht erst nach Abschluss des Prozesses, was Sie messen möchten. Legen Sie vor der Veröffentlichung des Angebots fest: welche KPIs Sie verfolgen, welche Tools Sie zur Datenerfassung verwenden und wer für die Dokumentation der einzelnen Phasen verantwortlich ist.
Schritt 2: Daten in jeder Phase des Trichters erfassen.
Jedes Mal, wenn ein Kandidat weiterkommt (oder abgelehnt wird), sollten Datum, Grund, Entscheidungsträger und die Quelle des Kandidaten erfasst werden. Bei Verwendung eines Bewerbermanagementsystems (z. B. Greenhouse, Lever, Teamtailor) erfolgt dies automatisch. Andernfalls genügt eine Tabelle mit diesen Spalten.
Schritt 3: Dokumentieren Sie die Interviews detailliert
Der Abschnitt zur Kandidatenbewertung ist der wertvollste – und gleichzeitig zeitaufwändigste – Teil des Berichts. Hier spielt KI eine entscheidende Rolle: Anstatt manuell Notizen zu machen und 45-minütige Berichte zu verfassen, können Tools wie … Voicit Sie erstellen den Bericht automatisch aus der Interviewaufzeichnung in 2-5 Minuten.
Schritt 4: Analysieren Sie den Vertriebstrichter und identifizieren Sie Engpässe
Überprüfen Sie die Konversionsraten der einzelnen Bewerbungsphasen. Erhalten Sie 200 Bewerbungen, erreichen aber nur 5 die Interviewphase, liegt das Problem möglicherweise in der Stellenbeschreibung oder den Auswahlkriterien. Erhalten 10 Bewerber ein Angebot, nehmen aber nur 5 dieses an, sollten Sie die Vergütung oder das Employer Branding überprüfen.
Schritt 5: Schlussfolgerungen und Erkenntnisse formulieren
Der Bericht wäre ohne einen Abschnitt zu den gewonnenen Erkenntnissen unvollständig. Welcher Kanal hat sich am besten bewährt? War das angestrebte Profil realistisch? Gab es Phasen mit zu vielen Abbruchquoten? Diese Erkenntnisse tragen dazu bei, jeden Prozess zu verbessern.
🤖 Wie man Rekrutierungsberichte mit KI automatisiert
Der mühsamste Teil eines Auswahlberichts ist die Dokumentation der Interviews: das Transkribieren von Notizen, das Verfassen von Beurteilungen und das Herausarbeiten der Stärken und Schwächen jedes Kandidaten. Künstliche Intelligenz kann 80 % dieser Arbeit automatisieren.
- Automatische Transkription: Es zeichnet das Interview auf und die KI generiert das vollständige Transkript mit Sprecheridentifizierung.
- Interviewberichte: Auf Grundlage des Transkripts extrahierte die KI bewertete Kompetenzen, Schlüsselreaktionen, Stärken und Verbesserungspotenziale.
- Kandidatenvergleich: Mit standardisierten Berichten dauert der Vergleich von 10 Kandidaten nur Minuten statt Stunden.
- Integration mit ATS: Die generierten Berichte können direkt in das Kandidatenverfolgungssystem exportiert werden.
Tatsächliche Tatsache: Teams, die die Interviewdokumentation mithilfe von KI automatisieren, berichten von einem 70 % weniger Verwaltungsaufwand und eine deutliche Verbesserung in der Konsistenz der Berichte – alle Kandidaten wurden mit dem gleichen Detaillierungsgrad bewertet.
⚠️ Häufige Fehler in Einstellungsberichten
- Bitte dokumentieren Sie erst, wenn der Vorgang abgeschlossen ist. Wenn Sie mit dem Verfassen des Berichts bis zum Abschluss des Auswahlverfahrens warten, werden Ihnen die meisten Details entgangen sein. Dokumentieren Sie in Echtzeit.
- Verwenden Sie vage Beschreibungen. „Gute Einstellung“ oder „gutes Profil“ sagen nichts aus. Nennen Sie konkrete Fakten: „3 Jahre Erfahrung in der Führung von Teams mit 10 Mitarbeitern im Einzelhandel.“
- Messen Sie ausschließlich die Einstellungsdauer. Geschwindigkeit ist wichtig, aber die Qualität des Einstellungsprozesses ist noch wichtiger. Ein schneller Prozess, der nach sechs Monaten zu Personalfluktuation führt, ist teurer als ein langsamer, aber effektiver Prozess.
- Rekrutierungsquellen werden nicht analysiert. Wenn Sie nicht wissen, über welche Kanäle Sie die besten Kandidaten gewinnen, verschwenden Sie Ihr Geld für Kanäle, die nicht funktionieren.
- Verfasse Berichte, die niemand liest. Ein 20-seitiger Bericht ist nutzlos, wenn der Personalverantwortliche ihn nicht öffnet. Konzentrieren Sie sich daher auf eine einseitige Zusammenfassung mit den wichtigsten Daten und überlassen Sie die Details denjenigen, die sie benötigen.
❓ Häufig gestellte Fragen
Was sollte ein Personalauswahlbericht enthalten?
Ein vollständiger Auswahlbericht umfasst: Prozessdaten (Position, Daten, Verantwortliche), Kennzahlen des Auswahlprozesses (Kandidaten pro Phase, Konversionsraten), individuelle Bewertung jedes Finalistenkandidaten (Fähigkeiten, Stärken, Verbesserungspotenzial), Analyse der Rekrutierungsquellen, endgültige Entscheidung mit Begründung und Erkenntnisse für zukünftige Prozesse.
Wie verfasst man einen Bericht über ein Auswahlgespräch?
So erstellen Sie einen Interviewbericht: (1) Dokumentieren Sie die Antworten des Kandidaten während des Interviews, (2) bewerten Sie jede Kompetenz auf einer Skala von 1 bis 5, (3) fügen Sie konkrete Belege (direkte Zitate) hinzu, (4) ergänzen Sie Ihre Gesamtbewertung und Empfehlung. Tools wie Voicit automatisieren diesen Prozess, indem sie den Bericht mithilfe von KI aus der Aufzeichnung generieren.
Welche KPIs sind in einem Rekrutierungsbericht unerlässlich?
Die fünf wichtigsten KPIs sind: Einstellungsdauer (Tage von der Stellenausschreibung bis zur Einstellung), Kosten pro Einstellung, Konversionsrate im Bewerbungsprozess (Prozentsatz der Kandidaten, die jede Phase erfolgreich durchlaufen), Qualität der Kandidatenquellen (welcher Kanal die besten Kandidaten liefert) und Angebotsannahmequote. Diese Daten ermöglichen die Optimierung zukünftiger Prozesse.
Lässt sich die Erstellung von Selektionsberichten automatisieren?
Ja. KI-Tools wie Voicit zeichnen das Interview (persönlich oder online) auf, transkribieren es und erstellen automatisch einen strukturierten Bericht mit individuell anpassbaren Abschnitten: Ausbildung, Berufserfahrung, Motivation, Fähigkeiten, Gehaltsvorstellung und Verfügbarkeit. Dadurch reduziert sich der Dokumentationsaufwand pro Kandidat von 30 auf 2 Minuten.
Worin besteht der Unterschied zwischen einem Einstellungsbericht und einem Interviewbericht?
Der Rekrutierungsbericht dokumentiert den gesamten Auswahlprozess (Kennzahlen, Quellen, Kosten, Entscheidungen). Der Interviewbericht ist individuell: Er dokumentiert die Bewertung eines bestimmten Kandidaten nach dem Vorstellungsgespräch. Beide ergänzen sich – der Interviewbericht fließt in den Gesamtrekrutierungsbericht ein.
✅ Fazit
Der Bericht über Rekrutierung und Auswahl macht den Unterschied zwischen einem HR-Team, das intuitiv arbeitet, und einem, das datenbasiert vorgeht. KPIs lügen nicht: Unternehmen, die ihre Auswahlprozesse dokumentieren und analysieren, stellen schneller, kostengünstiger und mit besserer Qualität ein..
Sie brauchen keinen perfekten Bericht – Sie brauchen einen konsistenten. Nutzen Sie die Vorlage in diesem Artikel, messen Sie die 4–5 wichtigsten KPIs für Ihr Team und automatisieren Sie die Interviewdokumentation mit KI-Tools wie … VoicitIn drei Monaten verfügen Sie über genügend Daten, um strategische Entscheidungen bezüglich Ihres Auswahlprozesses zu treffen.
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