Actualizado: junio 2026 · Por Álvaro Arrescurrenaga, CEO de Voicit
El informe de reclutamiento y selección es lo que separa a un equipo de RRHH que contrata por intuición de uno que lo demuestra con datos. Sin él, cada proceso empieza de cero: sin métricas, sin aprendizajes y sin forma de justificar las decisiones. Y no es teoría: según LinkedIn Talent Solutions, las empresas que documentan sus procesos reducen un 25% su time-to-hire en los siguientes.
Es un documento que recopila y analiza los datos clave de un proceso de contratación: número de candidatos, fuentes de reclutamiento, tiempos por fase, criterios de evaluación, resultados de entrevistas y decisión final. Su objetivo es medir la eficiencia del proceso, justificar las decisiones y generar aprendizajes para futuras contrataciones.
Lo que te llevas de esta guía:
Antes de empezar, una promesa: esta guía está hecha para ayudarte a sacar adelante tu informe, no para venderte nada. Te llevas la plantilla, los KPIs y el paso a paso completos —gratis y sin registro— aunque no uses ninguna herramienta. Hacia el final te contamos, con transparencia, cómo automatizar la parte más pesada si te interesa; y si no, te vas con el trabajo hecho.
Contenido
- Qué es y para qué sirve un informe de…
- 10 KPIs esenciales de reclutamiento y…
- Plantilla de informe de reclutamiento…
- Ejemplo de informe rellenado
- Plantillas de selección según caso de…
- Cómo evaluar competencias en el informe
- 5 tipos de informes de selección
- Cómo crear el informe paso a paso
- Cómo automatizar informes de reclutam…
- Errores comunes en informes de reclut…
- Preguntas frecuentes
- Conclusión
📋 Qué es y para qué sirve un informe de reclutamiento y selección
Un informe de reclutamiento y selección no es solo un resumen del proceso — es una herramienta estratégica que cumple varias funciones:
- Medir la eficiencia: ¿cuánto tiempo tardamos en cubrir la vacante? ¿Cuántos candidatos necesitamos evaluar para hacer una contratación?
- Optimizar el presupuesto: ¿qué fuentes de reclutamiento generan mejores candidatos? ¿Estamos invirtiendo en los canales correctos?
- Justificar decisiones: documentar por qué se eligió a un candidato y no a otro — fundamental para compliance y para alinear al equipo.
- Mejorar procesos futuros: identificar cuellos de botella, fases que generan abandono y oportunidades de mejora.
- Reportar a dirección: traducir el trabajo de RRHH en métricas de negocio que el CEO y el CFO entienden (coste por contratación, time-to-hire, calidad de contratación).
Sin informes, el departamento de selección opera a ciegas. Con ellos, se convierte en un área estratégica del negocio con datos que respaldan cada decisión.
📊 ¿Qué KPIs debe incluir un informe de selección? (10 esenciales)
Estos son los indicadores que todo informe de reclutamiento debería incluir. No necesitas todos en cada informe — elige los más relevantes según el contexto:
| KPI | Qué mide | Benchmark medio | Por qué importa |
| Time-to-hire | Días desde publicación hasta aceptación de oferta | 36 días | Un proceso largo pierde candidatos |
| Time-to-fill | Días desde solicitud de vacante hasta incorporación | 42 días | Mide el impacto total en el negocio |
| Coste por contratación | Gasto total (publicidad + herramientas + tiempo RRHH) | 4.700€ | Optimizar presupuesto de recruiting |
| Fuente de candidatos | De dónde vienen los candidatos (LinkedIn, InfoJobs, referidos…) | Varía | Invertir en los canales que funcionan |
| Tasa de conversión por fase | % que pasa de cada etapa a la siguiente | Varía | Detectar cuellos de botella |
| Ratio de ofertas aceptadas | % de ofertas que el candidato acepta | 85-90% | Si es bajo, revisar compensación o employer branding |
| Calidad de contratación | Rendimiento del nuevo empleado a los 6-12 meses | Subjetivo | El KPI más importante a largo plazo |
| Tasa de abandono temprano | % que deja la empresa antes de 12 meses | 20% | Indica fallos en selección o onboarding |
| Diversidad de candidatos | Distribución por género, edad, origen | Varía | Cumplimiento legal + mejor rendimiento |
| Satisfacción del candidato | NPS o encuesta post-proceso | 40+ NPS | Employer branding y reputación |
El KPI de coste por contratación suele subestimarse porque solo se cuenta la publicidad. Para calcularlo bien (incluyendo horas de RRHH, herramientas y coste de oportunidad de la vacante abierta), revisa cómo se desglosa el coste real del proceso de reclutamiento.
Las tasas de conversión que todo informe de selección debería registrar fase a fase.
Fuente: benchmarks SHRM y LinkedIn · valores ilustrativos.
📄 Plantilla de informe de reclutamiento y selección
Esta es la estructura de un informe de entrevista de selección profesional. Cada sección recoge la información clave que debes documentar tras entrevistar a un candidato:
Puesto: [Título] | Fecha: [DD/MM/AAAA] | Entrevistador: [Nombre] | Modalidad: [Presencial / Videollamada / Telefónica]
1. Formación
- Titulación principal, centro y año de finalización
- Formación complementaria relevante (másters, certificaciones, cursos especializados)
2. Experiencia laboral
Recorrido profesional en formato storytelling: trayectoria del candidato, progresión, logros destacados y conexión entre experiencias previas y el puesto actual.
3. Motivación por el proyecto
- Qué le atrajo de la empresa y del puesto
- Nivel de conocimiento previo sobre la compañía
- Alineación entre sus valores y la cultura de la empresa
4. Expectativas sobre el puesto
- Qué espera encontrar en el día a día del rol
- Qué tipo de retos busca
- Cómo se ve contribuyendo al equipo
5. Motivos del cambio de trabajo
- Por qué deja (o dejó) su puesto anterior
- Qué echa en falta en su situación actual
- Red flags o señales positivas detectadas
6. Idiomas
- Idioma — Nivel (ej: Inglés C1, Francés B2)
- Si se ha evaluado durante la entrevista: nivel observado vs. declarado
7. Rango salarial
- Expectativa salarial bruta anual del candidato
- Salario actual o último salario (si lo comparte)
- Flexibilidad indicada
8. Disponibilidad
- Movilidad geográfica: [Sí/No — detalles]
- Incorporación: [Inmediata / X semanas / fecha concreta]
- Entrevistas siguientes: [Disponibilidad horaria]
9. Competencias técnicas del puesto
Evaluación de las competencias técnicas específicas requeridas para el rol. Nivel observado en cada una (básico / intermedio / avanzado).
10. Informe de competencias por incidentes críticos
Evaluación de competencias blandas basada en situaciones reales descritas por el candidato durante la entrevista. Se apoya en la entrevista BEI (Behavioral Event Interview) y en el método STAR (Situación, Tarea, Acción, Resultado) para valorar cómo actúa el candidato ante retos concretos, más allá de lo que dice en su CV. Por cada competencia evaluada (liderazgo, trabajo en equipo, resolución de problemas…) se anota el incidente crítico relatado y el indicador conductual observado.
Valoración global
- Resultado: [Apto / No apto / Con reservas]
- Recomendación: [Avanzar a siguiente fase / Descartar / Segunda entrevista]
- Observaciones: [Notas adicionales del entrevistador]
⬇️ Descarga la plantilla gratis
Plantilla editable de informe de entrevista de selección, lista para usar con las 10 secciones de esta guía. Sin registro.
📝 Ejemplo de informe de selección rellenado
Una plantilla vacía no siempre deja claro el nivel de detalle que buscas. Así se ve la plantilla anterior ya completada tras una entrevista real (candidata ficticia para un puesto de Comercial B2B):
Puesto: Comercial B2B | Fecha: 04/06/2026 | Entrevistadora: Marta Ruiz | Modalidad: Videollamada
1. Formación
- Grado en ADE (Universidad de Deusto, 2018). Curso de venta consultiva B2B (2022).
2. Experiencia laboral
5 años en venta B2B de software. Los últimos 3 como Account Executive en una scale-up SaaS, gestionando ciclos de venta de 30-60 días y una cartera de ~40 cuentas. Superó cuota en 4 de los últimos 5 trimestres.
5. Motivos del cambio de trabajo
- Busca vender un producto con diferenciación técnica (hoy vende un producto «commodity»). Señal positiva: motivación de crecimiento, no huida. Sin red flags.
9. Competencias técnicas del puesto
- Prospección y venta consultiva — avanzado · CRM (HubSpot) — avanzado · Negociación de cierres — intermedio-avanzado
10. Competencia por incidente crítico (STAR) — Resiliencia
Situación: perdió su mayor cuenta (18% de su cuota) a mitad de trimestre. Tarea: recuperar el número sin bajar márgenes. Acción: reactivó 12 oportunidades dormidas del pipeline y pidió ayuda a preventa para 3 demos técnicas. Resultado: cerró el trimestre al 104% de cuota. Indicador conductual observado: nivel alto — actúa con autonomía y método ante la adversidad.
Valoración global
- Resultado: Apto
- Recomendación: Avanzar a segunda entrevista con el hiring manager
- Observaciones: Perfil sólido y con hambre. Confirmar expectativa salarial (declaró flexibilidad) y encaje cultural con el equipo comercial.
🗂️ Plantillas de selección según caso de uso
La plantilla anterior cubre el informe de entrevista general, pero un proceso de selección completo necesita documentos distintos según la fase y el objetivo. Estas son las plantillas más útiles y dónde encontrar cada una con su guía detallada:
Informe de entrevista con IA
Para documentar entrevistas automáticamente desde la grabación, sin tomar notas a mano.
Evaluación por competencias (BEI)
Para medir competencias conductuales con preguntas BEI e indicadores objetivos.
Scorecard y método STAR
Para puntuar y comparar las respuestas de varios candidatos con una rúbrica común.
Notas de entrevista
Para capturar lo importante en tiempo real durante la entrevista, sin perder el hilo.
Cribado de CV
Para filtrar y priorizar candidaturas antes de pasar a la fase de entrevistas.
Pruebas psicotécnicas
Para evaluar aptitudes y personalidad e incorporar los resultados al informe.
Banco de preguntas por competencia
Para estructurar la entrevista con preguntas alineadas a cada competencia del puesto.
Consentimiento de grabación
Para grabar entrevistas cumpliendo el RGPD, con plantillas de consentimiento listas.
¿No tienes claro qué fase documentar primero? Empieza por el proceso de reclutamiento en 7 fases para situar cada plantilla en su momento del funnel.
🎯 Cómo evaluar competencias en el informe
La parte más difícil de un informe de selección no son los datos objetivos (formación, idiomas, salario) sino la evaluación de competencias: ¿este candidato lidera bien?, ¿sabe trabajar en equipo?, ¿cómo reacciona bajo presión? Evaluar esto «a ojo» es donde más sesgos se cuelan.
El enfoque más fiable es separar dos tipos de competencias y documentarlas por separado:
- Competencias técnicas (hard skills): conocimientos y herramientas específicas del puesto. Se valoran con un nivel observado (básico / intermedio / avanzado) y, si aplica, una prueba técnica.
- Competencias conductuales (soft skills): liderazgo, comunicación, resolución de problemas, adaptación. No se preguntan directamente —se infieren de situaciones reales que el candidato ha vivido.
Para las competencias conductuales, el método con mejor evidencia es la entrevista por incidentes críticos. En lugar de preguntar «¿eres buen líder?», pides un ejemplo concreto («cuéntame una situación en la que tuviste que sacar adelante a un equipo desmotivado») y analizas la respuesta con el esquema STAR. Cada respuesta se traduce en un indicador conductual medible que entra en el informe.
Una vez definidos los indicadores, la IA puede ayudarte a evaluarlos de forma consistente a partir de la transcripción de la entrevista — siempre que la configures bien para evaluar competencias sin que el modelo alucine y se apoye solo en lo que el candidato dijo realmente.
📂 ¿Qué tipos de informes de selección existen? (5 modelos)
No todos los informes son iguales. Según el objetivo, puedes crear diferentes variantes:
| Tipo de informe | Objetivo | Audiencia principal | Frecuencia |
| Informe de proceso | Documentar una vacante concreta | Hiring manager, equipo RRHH | Por cada vacante |
| Informe de KPIs | Medir rendimiento del equipo de recruiting | Dirección RRHH, CEO | Mensual / trimestral |
| Informe de fuentes | Analizar ROI de cada canal de reclutamiento | RRHH, marketing | Trimestral |
| Informe de diversidad | Medir inclusión en el proceso | Dirección, compliance | Semestral / anual |
| Informe de candidato | Evaluar un candidato específico | Hiring manager | Por cada finalista |
La combinación más común es el informe de proceso (por vacante) + el informe de KPIs (mensual o trimestral para el equipo).
🔧 Cómo crear el informe paso a paso
Paso 1: Define las métricas antes de abrir la vacante
No esperes a que termine el proceso para pensar qué medir. Antes de publicar la oferta, decide: qué KPIs vas a trackear, qué herramientas usarás para capturar datos, y quién será responsable de documentar cada fase.
Paso 2: Registra datos en cada fase del funnel
Cada vez que un candidato avanza (o es descartado), registra: la fecha, el motivo, quién tomó la decisión y la fuente de origen del candidato. Si usas un ATS (Greenhouse, Lever, Teamtailor), esto debería ser automático. Si no, una hoja de cálculo con estas columnas funciona.
Paso 3: Documenta las entrevistas con detalle
La sección de evaluación de candidatos es la más valiosa del informe — y la que más tiempo consume. Aquí es donde la IA marca la diferencia: en lugar de tomar notas manualmente y redactar informes de 45 minutos, herramientas como Voicit generan el informe automáticamente desde la grabación de la entrevista en 2-5 minutos.
Paso 4: Analiza el funnel y detecta cuellos de botella
Revisa las tasas de conversión entre fases. Si recibes 200 candidatos pero solo 5 llegan a entrevista, el problema puede estar en la descripción del puesto o en los criterios de screening. Si 10 llegan a oferta pero solo 5 aceptan, revisa la compensación o el employer branding.
Paso 5: Redacta conclusiones y aprendizajes
El informe no está completo sin una sección de «lecciones aprendidas». ¿Qué canal funcionó mejor? ¿El perfil que buscábamos era realista? ¿Hubo alguna fase que generó demasiado abandono? Estos aprendizajes son los que hacen que cada proceso sea mejor que el anterior.
🤖 Cómo automatizar informes de reclutamiento con IA
La parte más tediosa de un informe de selección es documentar las entrevistas: transcribir notas, redactar evaluaciones, estructurar los puntos fuertes y débiles de cada candidato. La IA puede automatizar el 80% de este trabajo:
- Transcripción automática: graba la entrevista y la IA genera la transcripción completa con identificación de hablantes.
- Informes de entrevista: a partir de la transcripción, la IA extrae competencias evaluadas, respuestas clave, puntos fuertes y áreas de mejora.
- Comparativa de candidatos: con informes estandarizados, comparar 10 candidatos toma minutos en vez de horas.
- Integración con ATS: los informes generados se pueden exportar directamente al sistema de seguimiento de candidatos.
Dato real: Los equipos que automatizan la documentación de entrevistas con IA reportan un 70% menos de tiempo administrativo y una mejora significativa en la consistencia de los informes — todos los candidatos evaluados con el mismo nivel de detalle.
⚠️ Errores comunes en informes de reclutamiento
- No documentar hasta que termina el proceso. Si esperas a que termine la selección para escribir el informe, habrás perdido la mayoría de los detalles. Documenta en tiempo real.
- Usar descripciones vagas. «Buena actitud» o «buen perfil» no aportan nada. Usa hechos concretos: «3 años de experiencia gestionando equipos de 10 personas en sector retail».
- Medir solo time-to-hire. La rapidez importa, pero la calidad de la contratación importa más. Un proceso rápido que genera rotación a los 6 meses es más caro que uno lento que acierta.
- No analizar las fuentes de reclutamiento. Si no sabes qué canales traen mejores candidatos, estás tirando dinero en los que no funcionan.
- Hacer informes que nadie lee. Un informe de 20 páginas no sirve si el hiring manager no lo abre. Prioriza un resumen ejecutivo de 1 página con los datos clave, y deja el detalle para quien lo necesite.
❓ Preguntas frecuentes
¿Qué debe incluir un informe de selección de personal?
Un informe de selección completo incluye: datos del proceso (puesto, fechas, responsables), métricas del funnel (candidatos por fase, tasas de conversión), evaluación individual de cada candidato finalista (competencias, fortalezas, áreas de mejora), análisis de fuentes de reclutamiento, decisión final con justificación, y aprendizajes para futuros procesos.
¿Cómo hacer un informe de entrevista de selección?
Para crear un informe de entrevista: (1) documenta las respuestas del candidato durante la entrevista, (2) evalúa cada competencia con una escala de 1-5, (3) incluye evidencias concretas (citas textuales), (4) añade tu valoración global y recomendación. Herramientas como Voicit automatizan este proceso generando el informe con IA a partir de la grabación.
¿Qué KPIs son esenciales en un informe de reclutamiento?
Los 5 KPIs imprescindibles son: time-to-hire (días desde apertura hasta contratación), coste por contratación, tasa de conversión del funnel (% de candidatos que pasan cada fase), calidad de la fuente (qué canal aporta mejores candidatos) y ratio de aceptación de ofertas. Estos datos permiten optimizar procesos futuros.
¿Se puede automatizar la creación de informes de selección?
Sí. Herramientas de IA como Voicit graban la entrevista (presencial u online), la transcriben y generan automáticamente un informe estructurado con secciones personalizables: formación, experiencia, motivación, competencias, rango salarial y disponibilidad. Reduce el tiempo de documentación de 30 minutos a 2 minutos por candidato.
¿En qué formato puedo descargar la plantilla de informe de selección?
Puedes copiar la estructura de la plantilla de este artículo directamente en Word, Google Docs o Notion y guardarla como plantilla reutilizable en formato Word (.docx) o PDF. La ventaja de tenerla en un documento editable es que la adaptas a cada puesto. Si quieres evitar rellenarla a mano, herramientas de IA como Voicit generan el informe ya estructurado a partir de la grabación de la entrevista.
¿Cuál es la diferencia entre informe de reclutamiento e informe de entrevista?
El informe de reclutamiento documenta todo el proceso de selección (métricas, fuentes, costes, decisiones). El informe de entrevista es individual: documenta la evaluación de un candidato concreto tras la entrevista. Ambos son complementarios — el informe de entrevista alimenta el informe de reclutamiento global.
✅ Conclusión
El informe de reclutamiento y selección es la diferencia entre un equipo de RRHH que opera por intuición y uno que opera por datos. Los KPIs no mienten: las empresas que documentan y analizan sus procesos de selección contratan más rápido, con menos coste y con mejor calidad.
No necesitas un informe perfecto — necesitas un informe consistente. Empieza con la plantilla de este artículo, mide los 4-5 KPIs más relevantes para tu equipo, y automatiza la documentación de entrevistas con herramientas de IA como Voicit. En 3 meses tendrás suficientes datos para tomar decisiones estratégicas sobre tu proceso de selección.
