Sie haben gerade ein einstündiges Vorstellungsgespräch mit einem Kandidaten der engeren Auswahl beendet. Sie setzen sich hin, um den Bericht zu schreiben, und stellen fest, dass Ihre Notizen eine Liste unstrukturierter, zusammenhangloser Sätze sind: "gute Einstellung", "Erfahrung im SaaS-Bereich", "motiviert"Nichts davon trägt zur Verteidigung der Entscheidung des Komitees vom Freitag bei, noch rechtfertigt es einen Vergleich mit den beiden anderen Finalisten. Das Problem ist nicht dein Gedächtnis – es ist Wie hast du dir Notizen gemacht?.
Bei Voicit sprechen wir jede Woche mit Personalvermittlern, Personalchefs und Personalberatungen, die denselben Fehler begehen: improvisieren Sie das Notieren während des InterviewsDieser Leitfaden zeigt Ihnen die 5 wichtigsten Techniken (von der schlechtesten zur besten), eine mentale Vorlage, die Sie sofort anwenden können, und die Fehler, die 80 % der täglich gemachten Notizen ungültig machen.
Wie macht man sich Notizen während eines Vorstellungsgesprächs? Die beste Methode, sich während eines Vorstellungsgesprächs Notizen zu machen, ist die Verwendung eines Bewertungsraster nach KompetenzstrukturEine vorgefertigte Vorlage mit den 3–5 wichtigsten Kompetenzen für die Stelle, Platz für wörtliche Aussagen des Kandidaten und ein Bewertungsfeld. Freihandnotizen auf einem leeren Blatt Papier sind die Methode, die 80 % der Interviewer verwenden – und die Ursache der meisten Fehlbesetzungen.
Was Sie in diesem Leitfaden finden werden
- Warum die Art und Weise, wie Sie Notizen machen, wichtig ist (mehr als Sie denken)
- Die 5 Techniken zum Anfertigen von Notizen: ein Vergleich
- Die Bewertungsskala: Das mentale Modell des professionellen Interviewers
- Freie Notizen vs. strukturierte Scorecard: Warum der Unterschied so groß ist
- 7 Fehler, die Ihre Interviewnotizen entwerten
- So erstellen Sie Notizen mit KI: der freihändige Workflow
- Häufig gestellte Fragen
Warum die Art und Weise, wie Sie Notizen machen, wichtig ist (mehr als Sie denken)
Das Anfertigen von Notizen während eines Vorstellungsgesprächs mag wie eine Kleinigkeit erscheinen. Ist es aber nicht. Notizen sind wichtig. das Rohmaterial aller nachfolgenden Entscheidungen: der Bericht für den Auftraggeber oder das Gremium, der Vergleich zwischen den Finalisten, die Begründung Ihrer Empfehlung und sogar die rechtliche Nachvollziehbarkeit eines Prozesses (DSGVO, Arbeitsrecht).
Drei Fakten, die Sie beachten sollten:
- Vier Stunden nach dem Interview haben wir 50 % der Details vergessen. Innerhalb von 24 Stunden, 70 %. Ohne strukturierte Notizen landet im Bericht letztendlich eine stark bearbeitete Version dessen, was tatsächlich geschehen ist.
- Freihandnotizen anzufertigen lenkt ab: Mehrere Studien zum aktiven Zuhören zeigen, dass Interviewer, die während des Zuhörens schreiben, 20–30 % der verbalen Informationen des Kandidaten verpassen. Wir machen also zwei Dinge schlechter als eines.
- Noten bestimmen Vorurteile: Wenn Sie nur das notieren, was Ihren ersten Eindruck bestätigt, verstärken Sie Ihren Bestätigungsfehler. Verwenden Sie hingegen einen strukturierten Bewertungsbogen, zwingen Sie sich dazu, bei allen Kandidaten dieselben Kompetenzen zu beurteilen.
Die 5 Techniken zum Anfertigen von Notizen: ein Vergleich
Dies sind die fünf Techniken, die in der Praxis beim Anfertigen von Notizen während eines Vorstellungsgesprächs angewendet werden, und zwar in dieser Reihenfolge. von der am wenigsten zur am meisten effektivenDer Unterschied zwischen dem ersten und dem fünften ist nicht ästhetischer, sondern qualitativer Natur.
1. Reine Kugeln ★★☆☆☆
Die gebräuchlichste und zugleich eingeschränkteste Methode. Sie ist zwar schnell, aber unstrukturiert: Beim erneuten Durchlesen der Notizen am nächsten Tag lässt sich nicht mehr erkennen, welche Formulierung welcher Kompetenz entspricht oder welche Frage welche Antwort hervorgerufen hat. Ein Vergleich der Kandidaten ist praktisch unmöglich.
Wann man es verwendet: Niemals als primäre Methode. Nur als sehr kurze Ergänzung in einem ersten 10-minütigen Screening-Gespräch.
2. Mindmap ★★★☆☆
Visuell sehr aussagekräftig für komplexe Aufgaben, bei denen Zusammenhänge zwischen verschiedenen Erfahrungen erkannt werden sollen. Es ermöglicht, Muster schnell zu erkennen. Die Implementierung im Live-Betrieb ist jedoch langsam, die Weitergabe an das Team nahezu unmöglich und die Lesbarkeit erfordert Übung.
Wann man es verwendet: Interviews mit hochqualifizierten Kandidaten mit vielfältigen Qualifikationen, deren Lebensläufe komplex sind und bei denen es darauf ankommt, die relevanten Informationen zu identifizieren. Nicht für den Massenmarkt geeignet.
3. Cornell-Methode ★★★☆☆
Eine klassische Technik aus der Wissenschaft. Sie bewährt sich in Vorstellungsgesprächen recht gut, da sie die Kandidaten dazu anregt, am Ende eine Zusammenfassung zu geben. Sie ist besser als reine Stichpunktlisten, weil sie eine minimale Struktur vorgibt, aber innerhalb der einzelnen Abschnitte flexibel bleibt, sodass die Vergleichbarkeit der Kandidaten mäßig ist.
Wann man es verwendet: Sondierungsgespräche, bei denen Ihnen die wichtigsten Kompetenzen für die Stelle noch nicht klar sind und Sie diese im Laufe des Gesprächs herausfinden möchten.
4. Strukturierte Scorecard ★★★★☆
Der professionelle Standard. Dieses Verfahren wird von renommierten Beratungsunternehmen und erfahrenen Personalbeschaffungsteams angewendet. Es gewährleistet, dass bei allen Kandidaten dieselben Kompetenzen bewertet werden, trennt Fakten von Meinungen und erstellt einen Bericht, der vor dem Auswahlgremium Bestand hat. Zudem ermöglicht es, erfolglosen Kandidaten strukturiertes Feedback zu geben.
Wann man es verwendet: in jedem formellen Auswahlgespräch. Es ist die Grundlage, die jeder professionelle Interviewer verwenden sollte.
5. Aufzeichnung + KI + automatische Punktevergabe ★★★★★
Die fortschrittlichste Technik und die einzige, die Ihnen während des Gesprächs 100% Ihrer Aufmerksamkeit ermöglicht. Während die anderen Interviewer mit dem Tippen beschäftigt sind, halten Sie Augenkontakt, achten auf Nuancen und überstehen produktive Pausen. Der Bericht schreibt sich quasi von selbst und ist umfassender als jede menschliche Notiz.
Wann man es verwendet: Wenn Sie die ausdrückliche Zustimmung des Kandidaten einholen können (rechtlich zulässig und allgemein gut aufgenommen). Dies ist die Vorgehensweise, die wir den Beratungsunternehmen empfehlen, mit denen wir zusammenarbeiten.
Die Bewertungsskala: Das mentale Modell des professionellen Interviewers
Wenn Sie nur eine Sache aus diesem Leitfaden mitnehmen dürften, dann wäre es diese: Lerne, wie man eine einfache Scorecard verwendet.Sie benötigen keine aufwendige Software; ein einfaches A4-Blatt, unterteilt in Blöcke, genügt. Dies ist die minimale Struktur:
Block 1 – Kandidatendetails (2 Minuten vor dem Vorstellungsgespräch auszufüllen)
- Name, Datum und tatsächliche Dauer des Interviews.
- Rolle, auf die es sich bezieht.
- Interviewer/Interviewerinnen.
- Kandidatenquelle (Referenz, Website, Headhunter usw.).
Block 2 — Schlüsselkompetenzen (3-5 berufliche Kompetenzen)
Für jeden Wettbewerb gibt es zwei Spielfelder:
- Mündliche Aussage des Kandidaten: Verwenden Sie wörtliche Zitate oder getreue Paraphrasen des Gesagten. NICHT Ihre eigenen Meinungen. Zum Beispiel: „Ich habe den Konflikt mit dem Marketing gelöst, indem ich ein Dreiergespräch einberufen und vorgeschlagen habe, den Sprint in zwei Teile zu teilen.“.
- Bewertung 1-5: 5 = ausgezeichnet, 3 = ausreichend, 1 = ungenügend. Die Punktzahl sollte erst am Ende des Abschnitts und nicht vorher eingetragen werden (Verzerrung durch den ersten Eindruck).
Block 3 – Anzeichen für kulturelle Passung und Motivation
- Welche Frage stellte der Kandidat am Ende?
- Was bereitet Ihnen an der Position Sorgen?
- Besteht Übereinstimmung mit den Werten des Teams?
Feld 4 — Vorläufige Entscheidung (sofort nach Fertigstellung ausfüllen)
- Fortschritte / Keine Fortschritte / Zweifelhaft.
- Ein Schlusssatz, der Ihre Bewertung zusammenfasst.
- Falls „zweifelhaft“: Welche konkreten Informationen benötigen Sie, um eine Entscheidung zu treffen?
Freie Notizen vs. strukturierte Scorecard: Warum der Unterschied so groß ist
Der Hauptgrund, warum viele Personalverantwortliche weiterhin handschriftliche Notizen anfertigen, ist, dass sie es „schon immer so gemacht haben“. Der Unterschied zu einer strukturierten Bewertungsmatrix ist jedoch nicht nur ästhetischer Natur: bestimmt die Qualität der Verträge.
- Ein Vergleich zwischen den Kandidaten ist unmöglich.
- Die Meinungen und die Beweislage stehen im Widerspruch zueinander.
- Die Hälfte davon vergisst man in 4 Stunden.
- Sympathieverzerrungen dominieren
- Im Ausschuss nicht vertretbar
- Der Interviewer lässt sich durch das Schreiben ablenken
- Gleiches Format für alle Kandidaten
- Beweise von Meinungen trennen
- Nachvollziehbar: Monate später überprüfbar
- Reduzierung struktureller Verzerrungen
- Vor dem Ausschuss und dem Kandidaten vertretbar.
- Wenn Sie aufnehmen + KI: völlig freihändig
Ein weiteres wichtiges Detail: Die Scorecard ist die einzige Möglichkeit, um um dem erfolglosen Kandidaten nützliches Feedback geben zu könnenWenn Sie die Nachweise für jede Kompetenz ordnungsgemäß dokumentiert haben, können Sie dem Kandidaten genau sagen, was ihm gefehlt hat. Haben Sie hingegen nur einen vagen Eindruck, fällt das Feedback allgemein aus („Gutes Profil, passt nicht ins Team“) und schadet Ihrer Arbeitgebermarke.
7 Fehler, die Ihre Interviewnotizen entwerten
Nach der Durchsicht Tausender Scorecards und Notizen zusammen mit professionellen Beratern lassen sich folgende wiederkehrende Mängel feststellen, die den Nutzen von Notizen zunichtemachen:
- Schreiben Sie Meinungen statt Beweise auf. „Gute Einstellung“ ist keine Note, sondern ein Eindruck. Die korrekte Note ist die exakte Formulierung des Kandidaten, die diesen Eindruck bei Ihnen hervorgerufen hat.
- übermäßig lange Notizen machen. Wer das Gesagte des Kandidaten wortwörtlich mitschreibt, hört nicht richtig zu. Die Notiz sollte kurz und prägnant sein: maximal ein bis zwei Sätze pro relevanter Antwort.
- Sich auf das Gedächtnis verlassen, um die Scorecard „später“ auszufüllen. Wer nicht live mitschreibt, verpasst wichtige Details. Die Regel lautet: Währenddessen Notizen machen, diese bearbeiten und anschließend (innerhalb der nächsten 15 Minuten) auswerten.
- Zum nächsten Thema springen, ohne die Frage abzuschließen. Wenn Sie die Antwort eines Kandidaten interessant finden, stellen Sie Nachfragen, bevor Sie zum nächsten übergehen. Ihre Notizen werden so dessen tatsächliches Niveau besser widerspiegeln.
- Es wird nicht zwischen Meinungsbewertung und Meinung unterschieden. Wenn Sie „5 / fantastisch“ schreiben, verfälscht diese Meinung die Bewertung. Besser: „5: Basierend auf den Beweisen X, Y und Z. Persönliche Meinung: Würde gut in Anas Team passen.“
- Teile ungefilterte Rohnotizen mit dem Team. Ihre Notizen sind Ihr Arbeitsmaterial; der Abschlussbericht ist das, was Sie weitergeben. Sie zu vermischen, wäre der schlimmste Fall.
- Die Fragen des Kandidaten dürfen nicht dokumentiert werden. Das sind unschätzbare Informationen über ihr tatsächliches Leistungsniveau. Wenn Sie sie nicht aufschreiben, werden Sie sie vergessen.
So erstellen Sie Notizen mit KI: der freihändige Workflow
Die bedeutendste Veränderung bei der Protokollierung von Vorstellungsgesprächen in den letzten zwei Jahren ist die Möglichkeit, Transkription und Strukturierung an spezialisierte KI zu delegieren. Der Arbeitsablauf gestaltet sich wie folgt:
- Vor dem Vorstellungsgespräch: Sie erstellen die Bewertungsmatrix mit den 3-5 Kompetenzen der jeweiligen Position (Sie erstellen sie einmal pro Rollentyp und können sie wiederverwenden).
- Beginn des Interviews: Sie bitten den Kandidaten um seine ausdrückliche Einwilligung zur Aufzeichnung des Gesprächs und erklären, dass diese zur Erstellung des internen Berichts verwendet wird und dass er gemäß DSGVO das Recht hat, sie löschen zu lassen. Die überwiegende Mehrheit stimmt ohne Weiteres zu; der professionelle Kandidat schätzt es, dass Sie nicht ständig tippen müssen.
- Während des Interviews: Sie stellen Fragen, hören zu, ertragen Pausen und beobachten die nonverbale Kommunikation. Die KI macht sich Notizen. Ihre Aufmerksamkeit gilt zu 100 % dem Kandidaten.
- Unmittelbar im Anschluss: In weniger als 5 Minuten liefert die KI das Tagebuchtranskript (mit Sprecheridentifizierung) und die vorausgefüllte Bewertungskarte mit den wörtlichen Belegen des Kandidaten für jede Kompetenz.
- Ihre Aufgabe: Überprüfen Sie die Bewertungstabelle, bestätigen Sie die Ergebnisse, ergänzen Sie Ihre Bewertungen und Beobachtungen zur nonverbalen Kommunikation oder zu Signalen, die die KI nicht erfasst (Körpersprache, Zweifel, Energie). Vorläufige Entscheidung.
- Mit dem Team teilen: Die optimierte Scorecard wird im ATS oder in internen Tools geteilt. Nachvollziehbar, vergleichbar und belegbar.
Voicit ist das Tool, das wir Personalvermittlungsagenturen empfehlen, die im spanischsprachigen Raum arbeiten. Es zeichnet das Interview auf (persönlich, online oder telefonisch), transkribiert es mit muttersprachlicher Genauigkeit ins Spanische, identifiziert die Sprecher und erstellt eine Bewertungsmatrix basierend auf den von Ihnen definierten Kompetenzen. Es ist genau für diesen Arbeitsablauf konzipiert.
Wir übernehmen gerne die Notizen für Sie.
Voicit zeichnet das Interview mit Zustimmung des Kandidaten auf, transkribiert es ins Spanische und liefert die kompetenzbasierte Bewertung in weniger als 5 Minuten. Freihändig, 100 % Fokus auf den Kandidaten.
Häufig gestellte Fragen zum Notizenmachen in einem Interview
Ist es akzeptabel, sich während eines Vorstellungsgesprächs Notizen zu machen?
Ja, unbedingt. Professionelle Bewerber erwarten, dass der Interviewer sich Notizen macht; das zeugt von Ernsthaftigkeit und Respekt vor dem Bewerbungsprozess. Was gar nicht gut ankommt, ist, während des gesamten Gesprächs nicht aufzusehen. Kündigen Sie zu Beginn an, dass Sie sich Notizen machen werden, damit Sie nichts verpassen, und halten Sie 70–80 % der Zeit Blickkontakt.
Ist es besser, sich während eines Vorstellungsgesprächs handschriftliche Notizen oder solche am Computer zu machen?
Es kommt auf das Format an: In persönlichen Gesprächen ist eine handschriftliche Notiz praktischer, da ein Laptop eine physische Barriere und Distanz schafft. In Online-Interviews (Meet/Teams/Zoom) ist ein Laptop notwendig und akzeptabel. Wichtig ist in jedem Fall nicht das Medium, sondern die Struktur: ein vorgefertigter Bewertungsbogen, kein leeres Blatt Papier.
Was mache ich, wenn der Kandidat mir sagt, dass er sich unwohl fühlt, wenn ich mir Notizen mache?
Es kommt zwar selten vor, ist aber möglich. Erklären Sie kurz, dass die Notizen der fairen Behandlung und Chancengleichheit mit den anderen Bewerbern dienen. Sollte sich der Bewerber weiterhin unwohl fühlen, können Sie die Notizen auf ein Minimum reduzieren und sich stärker auf sein Gedächtnis verlassen. Dokumentieren Sie in diesem Fall aber die Gründe für die Entscheidung. Falls Sie um die Einwilligung zur Aufzeichnung des Interviews gebeten haben und diese verweigert wird, respektieren Sie die Entscheidung und fertigen Sie schriftliche Notizen an.
Wie macht man sich Notizen bei einem Online-Interview (Meet, Teams, Zoom)?
Drei Möglichkeiten: (1) Öffnen Sie einen Tab mit dem Bewertungsbogen neben dem Videoanruffenster und füllen Sie ihn live aus – achten Sie darauf, dass Ihre Kamera nicht nur auf den Bildschirm gerichtet ist. (2) Nutzen Sie die integrierte Transkriptionsfunktion der Plattform als Unterstützung, aber NICHT als Ersatz für den Bewertungsbogen. (3) Zeichnen Sie mit Zustimmung des Kandidaten auf und lassen Sie ein spezialisiertes Tool wie Voicit den Bewertungsbogen automatisch erstellen. Diese letzte Option ist die professionelle Wahl bei Interviews mit einer großen Anzahl von Personen.
Welche Art von Notizen sollte ich mir in einem kompetenzbasierten Auswahlgespräch machen?
Die goldene Regel: Notizen im Format „Beweise + Beobachtungen“. Ein „Beweis“ ist eine wörtliche oder sehr genaue Aussage des Kandidaten zu einer vergangenen Situation. Eine „Beobachtung“ ist Ihre Schlussfolgerung. Halten Sie beides getrennt. Notieren Sie für jede Schlüsselkompetenz (z. B. Führungskompetenz) 1–3 Beweise des Kandidaten und anschließend eine Beobachtung mit Ihrer Bewertung von 1–5. Das ist eine funktionale Bewertungsmatrix.
Wann sollte ich meine Notizen nach dem Interview durchgehen und vervollständigen?
Sofort, innerhalb der nächsten 15 Minuten. Ihr Kurzzeitgedächtnis speichert Nuancen maximal 30–60 Minuten lang; nach 4 Stunden haben Sie bereits 50 % der Details vergessen. Planen Sie nach jedem Vorstellungsgespräch 15 Minuten ein, um den Bewertungsbogen auszufüllen, solange das Gespräch noch frisch ist.
Darf ich die Rohnotizen mit den übrigen Mitgliedern des Auswahlkomitees teilen?
Das ist keine gute Vorgehensweise. Rohnotizen können persönliche Vorurteile enthalten, die andere Interviewer beeinflussen können. Der professionelle Ansatz ist: Jeder Interviewer füllt seinen Bewertungsbogen unabhängig aus, diese werden in der Ausschusssitzung besprochen, und eine Entscheidung wird durch Triangulation getroffen. Die Weitergabe von Rohnotizen, bevor alle die Möglichkeit hatten, zu bewerten, erzeugt einen Verankerungseffekt.
Umsetzbare Zusammenfassung
Wenn Sie nur drei Ideen aus diesem Leitfaden mitnehmen:
- Verwenden Sie eine strukturierte Scorecard, keine freien Notizen. Der Unterschied zwischen der Beurteilung von Kandidaten anhand des Eindrucks oder anhand von Beweisen. Erstellen Sie für jede Stellenart ein individuelles Formular und verwenden Sie es wieder.
- Notieren Sie wörtliche Beweise des Kandidaten, nicht Meinungen. „Gute Kommunikation“ ist keine Note; der genaue Ausdruck, der Sie zu dieser Annahme verleitet hat, schon.
- Wenn Sie mit Einwilligung aufnehmen können, tun Sie es. Sie haben Ihre volle Aufmerksamkeit dem Zuhören gewidmet. Voicit Es füllt die Bewertungstabelle für Sie aus und liefert einen fundierten Bericht in weniger als 5 Minuten pro Interview.
