Acabes de sortir d?una entrevista d?una hora amb un candidat finalista. T'asseus a escriure l'informe i t'adones que les teves notes són una llista de frases soltes sense estructura: «bona actitud», «experiència a SaaS», «motivat»… Res d'això serveix per defensar la decisió al comitè de divendres, ni per comparar amb els altres dos finalistes. El problema no és la teva memòria com has pres notes.
A Voicit parlem cada setmana amb reclutadors, hiring managers i consultores de selecció que cometen el mateix error: improvisar la presa de notes durant l'entrevista. Aquesta guia us dóna les 5 tècniques reals (de pitjor a millor), una plantilla mental que pots aplicar avui mateix i els errors que invaliden el 80% dels apunts que es prenen diàriament.
Com es prenen notes en una entrevista de feina? La millor manera de prendre notes en una entrevista de selecció és fer servir un scorecard estructurat per competència: una plantilla pre-dissenyada amb les 3-5 competències clau del lloc, espai per anotar evidències literals del candidat i una casella de puntuació. Les notes lliures en full en blanc són el mètode del 80% dels entrevistadors i l'origen de la majoria de males contractacions.
El que trobaràs en aquesta guia
- Per què importa com prens notes (més del que creus)
- Les 5 tècniques de presa de notes: comparativa
- L'scorecard: la plantilla mental de l'entrevistador professional
- Notes lliures vs scorecard estructurat: per què la diferència és enorme
- 7 errors que invaliden les notes d'entrevista
- Com prendre notes amb IA: el flux mans lliures
- Preguntes freqüents
Per què importa com prens notes (més del que creus)
Prendre notes durant una entrevista sembla un detall menor. No ho és. Les notes són la matèria primera de totes les decisions posteriors: l'informe per al client o el comitè, la comparació entre finalistes, la defensa de la teva recomanació, i fins i tot la traçabilitat legal d'un procés (RGPD, jurisprudència laboral).
Tres dades que convé tenir en compte:
- A les 4 hores després de l'entrevista oblidem el 50% dels detalls. A les 24 hores, el 70%. Sense notes estructurades, allò que arriba a l'informe és una versió molt editada del que realment va passar.
- Prendre notes a mà lliure distreu: múltiples estudis sobre escolta activa mostren que l'entrevistador que escriu alhora que escolta perd entre el 20-30% de la informació verbal del candidat. Estem fent dues coses pitjor en lloc duna bona.
- Les notes determinen els biaixos: si només apuntes el que confirma la teva primera impressió, reforces el biaix de confirmació. Si apuntes amb un scorecard estructurat, et forces a avaluar les mateixes competències a tots els candidats.
Les 5 tècniques de presa de notes: comparativa
Aquestes són les cinc tècniques que es fan servir a la pràctica per prendre notes en una entrevista de selecció, ordenades de menys a més efectives. La diferència entre la primera i la cinquena no és estètica: és qualitativa.
1. Bullets purs ★★☆☆☆
La tècnica més comuna i la més limitada. És ràpid però perd estructura: en rellegir les notes l'endemà no saps quina frase correspon a quina competència ni quina pregunta va provocar quina resposta. La comparació entre candidats és pràcticament impossible.
Quan utilitza-la: mai com a tècnica principal. Només com a complement molt ràpid en una primera trucada de cribratge de 10 minuts.
2. Mapa mental ★★★☆☆
Visualment potent per a rols complexos on vols entendre connexions entre experiències. Permet veure patrons ràpidament. Però és lent fer en directe, gairebé impossible de compartir amb l'equip, i requereix pràctica perquè sigui llegible.
Quan utilitza-la: entrevistes amb candidats sèniors molt multifacètics on el CV és complex i necessites connectar punts. No per a volum.
3. Mètode Cornell ★★★☆☆
Tècnica clàssica de lentorn acadèmic. Funciona raonablement bé en entrevistes perquè obliga a sintetitzar al final. Millora respecte a bullets purs perquè hi ha una estructura mínima, però continua sent lliure dins de cada zona, així que la comparabilitat entre candidats és mitjana.
Quan utilitza-la: entrevistes exploratòries on encara no tens clares les competències clau del rol i les vols descobrir durant la conversa.
4. Scorecard estructurat ★★★★☆
L'estàndard professional. El que usen les consultores serioses i els equips de Talent Acquisition madurs. Assegura que avalues les mateixes competències en tots els candidats, separa evidències d'opinions i produeix un informe defensable davant del comitè. A més, permet donar feedback estructurat al candidat no seleccionat.
Quan utilitza-la: a qualsevol entrevista formal de selecció. És la línia base que qualsevol entrevistador professional hauria de fer servir.
5. Enregistrament + IA + scorecard automàtic ★★★★★
La tècnica més avançada i l'única que allibera el 100% de la vostra atenció durant la conversa. Mentre els altres entrevistadors es distreuen escrivint, tu fas contacte visual, escoltes matisos i aguantes silencis productius. L'informe es redacta tot sol i queda més complet que qualsevol nota humana.
Quan utilitza-la: quan puguis obtenir el consentiment explícit del candidat (legal i ben rebut en la majoria de casos). És la pràctica que recomanem a les consultores amb què treballem.
L'scorecard: la plantilla mental de l'entrevistador professional
Si haguessis d'emportar-te una sola cosa d'aquesta guia, seria aquesta: aprèn a fer servir un scorecard bàsic. No necessites programari sofisticat, només cal un full A4 dividit en blocs. Aquesta és lestructura mínima:
Bloc 1 — Dades del candidat (2 minuts per emplenar abans de l'entrevista)
- Nom, data i durada real de l'entrevista.
- Rol a què aplica.
- Entrevistador(s).
- Font del candidat (referència, web, headhunter, etc.).
Bloc 2 — Competències clau (3-5 competències del lloc)
Per a cada competència, dos camps:
- Evidència verbal del candidat: frases literals o paràfrasi fidel del que va dir. NO opinions teves. Ex: «vaig resoldre el conflicte amb màrqueting convocant una reunió a tres bandes i proposant dividir l'esprint en dues».
- Puntuació 1-5: 5 = excel·lent, 3 = suficient, 1 = insuficient. Anota la puntuació al final del bloc, no abans (biaix de primera impressió).
Bloc 3 — Senyals de cultural fit i motivació
- Què va preguntar el candidat al final?
- Què el preocupa del lloc?
- Hi ha cap alineació amb valors de l'equip?
Bloc 4 — Decisió preliminar (emplenar immediatament en acabar)
- Avança / No avança / Dubtós.
- Una frase de tancament que sintetitzi la teva avaluació.
- Si «Dubtós»: quina informació concreta necessites per decidir?
Notes lliures vs scorecard estructurat: per què la diferència és enorme
La raó principal per la qual molts reclutadors segueixen prenent notes lliures és perquè «sempre ho han fet així». Però la diferència amb un scorecard estructurat no és estètica: determina la qualitat de les contractacions.
- Impossible comparar entre candidats
- Les opinions es barregen amb evidències
- Oblides la meitat en 4 hores
- Biaixos de simpatia dominen
- No defensable en comitè
- L'entrevistador es distreu escrivint
- Mateix format per a tots els candidats
- Separa evidències d'opinions
- Traçable: revisable mesos després
- Redueix biaixos per estructura
- Defensable davant el comitè i el candidat
- Si enregistres + IA: mans lliures total
Un altre detall rellevant: l'scorecard és l'única forma de poder donar feedback útil al candidat no seleccionat. Si has anotat bé les evidències per competència, pots dir al candidat exactament què li va faltar. Si només tens una impressió vaga, el feedback és genèric («bon perfil, no encaixa amb l?equip») i això fa malbé la teva marca ocupadora.
7 errors que invaliden les notes d'entrevista
Després de revisar milers de scorecards i notes amb consultores professionals, aquests són els errors recurrents que destrueixen la utilitat de les notes:
- Anotar opinions en comptes d'evidències. Bona actitud no és una nota: és una impressió. La nota correcta és la frase exacta del candidat que et va portar a aquesta impressió.
- Prendre notes massa llargues. Si transcrius literalment el que diu el candidat, no escoltes. La nota ha de ser sintètica: màxim 1-2 frases per resposta rellevant.
- Confieu en la memòria per emplenar l'scorecard «després». Si no anotes en directe, oblidaràs matisos. La regla és: anota durant, completa i valora immediatament després (en els 15 minuts següents).
- Saltar de tema sense tancar la pregunta. Si una resposta del candidat us interessa, repregunteu abans de passar a una altra. Les teves notes reflectiran millor el seu nivell real.
- No diferenciar puntuació dopinió. Si poses «5 / fantàstic», l'opinió esbiaixa la nota. Millor: "5: per evidència X, Y, Z. Opinió personal: encaixaria bé amb l'equip d'Ana".
- Compartiu notes crues amb l'equip sense filtrar. Les notes són el teu material de treball; l'informe final és allò que comparteix. Barrejar-los és el pitjor escenari.
- No documenteu les preguntes del candidat. És informació valuosíssima sobre el seu nivell real. Si no les anotes, les oblides.
Com prendre notes amb IA: el flux mans lliures
El canvi més important en com es prenen notes en entrevistes de selecció en els darrers dos anys és la possibilitat de delegar la transcripció i l'estructuració a una IA especialitzada. El flux professional és aquest:
- Pre-entrevista: dissenyes l'scorecard amb les 3-5 competències del lloc (ho fas una vegada per tipus de rol i reutilitzes).
- Inici de l'entrevista: demaneu consentiment explícit al candidat per gravar la conversa, us expliqueu que s'usarà per generar l'informe intern i que teniu dret a l'esborrat sota RGPD. La immensa majoria accepta sense cap problema; el candidat professional valora que no estiguis escrivint tota l'estona.
- Durant l'entrevista: tu fas preguntes, escoltes, aguantes silencis, observes comunicació no verbal. Les notes les pren la IA. La teva atenció està al 100% al candidat.
- Immediatament després: en menys de 5 minuts, la IA t'entrega la transcripció diàriada (amb identificació de parlants) i l'scorecard preemplenat amb les evidències literals del candidat sota cada competència.
- La teva feina: revisar l'scorecard, validar les evidències, afegir les puntuacions i observacions sobre comunicació no verbal o senyals que la IA no captura (llenguatge corporal, dubtes, energia). Decisió preliminar.
- Compartiu amb l'equip: l'scorecard polit es comparteix a l'ATS o eina interna. Traçable, comparable i defensable.
Voicit és la ferramenta que recomanem a les consultores de selecció que treballen en espanyol. Grava l'entrevista (presencial, online o telefònica), transcriu amb precisió nativa en castellà, identifica parlants i omple l'scorecard per les competències que tu defineixis. Està pensada exactament per a aquest flux.
Deixa que prenguem les notes per tu
Voicit grava l'entrevista amb consentiment del candidat, la transcriu en espanyol i t'entrega l'scorecard estructurat per competències en menys de 5 minuts. Mans lliures, ment al 100% al candidat.
Preguntes freqüents sobre com prendre notes a una entrevista
Està bé vist prendre notes durant una entrevista de feina?
Sí, completament. Els candidats professionals esperen que l'entrevistador prengui notes: reflecteix seriositat i respecte pel procés. El que NO està ben vist és no aixecar la mirada a tota l'entrevista. Anuncia al principi que prendràs notes per no perdre detall, i mantingues contacte visual el 70-80% del temps.
És millor prendre notes a mà oa l'ordinador en una entrevista?
Depèn del format: en presencial, mà funciona millor perquè el portàtil crea barrera física i distància. En entrevistes en línia (Meet/Teams/Zoom), el portàtil és necessari i acceptat. En qualsevol cas, allò important no és el suport sinó l'estructura: scorecard pre-dissenyat, no full en blanc.
Què faig si el candidat em diu que us incomoda que prengui notes?
És molt rar però passa. Explica breument que les notes són per assegurar un tracte just i comparativa equitativa amb els altres candidats. Si el candidat segueix incòmode, pots reduir les notes com a mínim i confiar més en la memòria, però documenta el motiu de la decisió. Si has demanat consentiment per gravar i t'ho deneguen, respecta i torna a notes escrites.
Com es prenen notes en una entrevista en línia (Meet, Teams, Zoom)?
Tres opcions: (1) obrir una pestanya amb l'scorecard al costat de la finestra de la trucada de vídeo i omplir en directe —cuida que la teva càmera no apunti només a la pantalla, (2) utilitzar la transcripció nativa de la plataforma com a suport, però NO com a substitut de l'scorecard, (3) gravar amb consentiment del candidat i deixar que una eina especialitzada. Aquesta última és lopció professional quan entrevistes a volum.
Quina mena de notes he de prendre en una entrevista de selecció per competències?
La regla d´or: notes en format evidència + observació. Una “evidència” és una frase literal o molt fidel del candidat sobre una situació passada. Una “observació” és el que tu dedueixes. Mantingues-les separades. Per a cada competència clau (ex: lideratge), anota 1-3 evidències del candidat i després una observació amb la teva valoració 1-5. Això és un scorecard funcional.
Quan he de revisar i completar les notes després de l'entrevista?
Immediatament, dins dels 15 minuts següents. La teva memòria a curt termini reté els matisos durant un màxim de 30-60 minuts; passades 4 hores hauràs oblidat el 50% dels detalls. Bloqueja sempre 15 minuts a l'agenda després de cada entrevista per emplenar l'scorecard mentre la conversa està fresca.
Puc compartir les notes crues amb la resta del comitè de selecció?
No és bona pràctica. Les notes crues poden contenir apreciacions personals que esbiaixin altres entrevistadors. El que és professional és: cada entrevistador omple el seu scorecard independentment, es posen en comú a la reunió de comitè, i es decideix per triangulació. Compartir notes crues abans que cadascú hagi avaluat crea efecte d'ancoratge.
Resum accionable
Si només us porteu tres idees d'aquesta guia:
- Fes servir un scorecard estructurat, no notes lliures. La diferència entre avaluar candidats per impressió o per evidència. Dissenya'n un per tipus de lloc i reutilitza'l.
- Anota evidències literals del candidat, no pas opinions. Bona comunicació no és una nota; la frase exacta que et va fer pensar això, sí que ho és.
- Si pots gravar amb consentiment, fes-ho. Alliberes el 100% de la teva atenció per escoltar. Voicit omple el scorecard per tu i t'entrega un informe defensable en menys de 5 minuts per entrevista.
