Sie möchten ein Vorstellungsgespräch per Videoanruf aufzeichnen. Oder vielleicht ein Kundengespräch. Sie wissen, dass Aufzeichnungen von Gesprächen der DSGVO entsprechen müssen, sind sich aber nicht sicher, welche Schritte genau zu unternehmen sind: Reicht es, die andere Person zu Beginn des Gesprächs darüber zu informieren? Was geschieht mit den Daten, die die Plattform verarbeitet? Was ist, wenn Sie ein KI-Tool zur Transkription verwenden?
Tatsächlich zeichnen die meisten Personalverantwortlichen und Berater Interviews auf – telefonisch, online oder persönlich –, ohne sich ganz sicher zu sein, ob sie dabei rechtlich korrekt vorgehen. Und das liegt nicht an mangelndem Bemühen: Die DSGVO kann schlichtweg verwirrend sein, wenn mehrere Tools und Anbieter im Spiel sind.
Dieser Leitfaden erklärt Schritt für Schritt, wie Sie bei der Aufzeichnung von Interviews und Meetings die Datenschutzbestimmungen einhalten. Wir zeigen Ihnen, wie Aufzeichnungen in Teams, Google Meet und Zoom funktionieren, welche Pflichten Sie als Unternehmen haben und wie Tools wie … Voicit Sie vereinfachen die Einhaltung der Vorschriften durch speziell für diesen Zweck entwickelte Funktionen.
Wie kann die DSGVO bei der Aufzeichnung von Interviews eingehalten werden? Sie müssen den Teilnehmer vor der Aufzeichnung darüber informieren (welche Daten Sie erheben, zu welchem Zweck und wer diese verarbeitet), seine ausdrückliche Einwilligung einholen, eine Aufbewahrungsfrist festlegen, seine Rechte gewährleisten und eine Datenverarbeitungsvereinbarung mit Ihrem Technologieanbieter abschließen (Art. 28 DSGVO).
Inhalt dieses Leitfadens
- Was sagt die DSGVO zur Aufzeichnung von Interviews und Besprechungen?
- Datenverantwortlicher vs. Datenverarbeiter
- Wie Microsoft Teams Daten aufzeichnet und welche Auswirkungen dies auf die DSGVO hat.
- Wie Google Meet aufzeichnet und welche Auswirkungen dies auf die DSGVO hat.
- Wie Zoom aufzeichnet und welche Auswirkungen das auf die DSGVO hat
- Wie man Telefoninterviews DSGVO-konform aufzeichnet
- Wie man persönliche Interviews DSGVO-konform aufzeichnet
- Das Problem: Die Plattformen zeichnen zwar auf, kümmern sich aber nicht um Ihre Verpflichtungen.
- Wie Voicit Sie bei der Einhaltung der DSGVO unterstützt
- Was dem Kandidaten mitgeteilt werden sollte: die zwei Informationsebenen
- Checkliste zur Einhaltung der DSGVO bei der Aufzeichnung von Interviews
- Häufig gestellte Fragen
📜 Was die DSGVO zur Aufzeichnung von Interviews und Besprechungen sagt
Die Datenschutz-Grundverordnung (EU 2016/679) verbietet nicht die Aufzeichnung von Interviews oder Besprechungen. Sie schreibt jedoch vor, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten – und Sprach- oder Videoaufnahmen zählen zu den personenbezogenen Daten – unter Einhaltung einer Reihe von Grundsätzen und Verpflichtungen erfolgen muss.
Die wichtigsten Faktoren, die die Aufzeichnung von Interviews beeinflussen, sind:
- Art. 6 – Rechtsgrundlage für die Verarbeitung: Sie benötigen eine rechtliche Grundlage für die Aufzeichnung. Bei Auswahlgesprächen ist es üblich, … ausdrückliche Zustimmung des Kandidaten. In internen Besprechungen kann es sich um das berechtigte Interesse des Unternehmens handeln.
- Art. 13 — Informationspflicht: Vor der Aufzeichnung müssen Sie den Teilnehmer klar darüber informieren, welche Daten Sie erheben, zu welchem Zweck, wer diese verarbeitet, wie lange und welche Rechte er hat.
- Art. 28 — Verantwortlicher für die Datenverarbeitung: Wenn Sie einen Technologieanbieter (wie Voicit, Zoom oder ein beliebiges Transkriptionstool) nutzen, benötigen Sie einen Vertrag, der regelt, wie dieser Anbieter mit den Daten umgeht.
- Art. 17 — Recht auf Löschung: Der Kandidat kann jederzeit die Löschung seiner Daten verlangen, und Sie müssen in der Lage sein, diesem Wunsch nachzukommen.
- Art. 44-49 — Internationale Überweisungen: Wenn die Daten den Europäischen Wirtschaftsraum verlassen, benötigen Sie zusätzliche Garantien (Standardvertragsklauseln, Angemessenheitsbeschluss usw.).
🔑 Datenverantwortlicher vs. Datenverarbeiter: Wer übernimmt welche Pflichten?
Hier liegt der Punkt, der die größte Verwirrung stiftet. Wenn eine Personalberatung Voicit (oder ein anderes Tool) zur Aufzeichnung und Verarbeitung von Vorstellungsgesprächen verwendet, spielen zwei rechtliche Aspekte eine Rolle:
- Das Unternehmen (Verantwortlicher für die Datenverarbeitung): Das Unternehmen entscheidet, warum und zu welchem Zweck die Daten des Bewerbers verarbeitet werden. Die Informationspflicht gegenüber dem Bewerber (Art. 13) obliegt dem Unternehmen, nicht dem Tool.
- Voicit (Prozessor): Die Datenverarbeitung erfolgt im Auftrag des Unternehmens. Die Datenverarbeitung erfolgt nicht durch die Datenverantwortlichen, sondern gemäß deren Anweisungen.
Was bedeutet das in der Praxis?
Was das Unternehmen kommunizieren muss Der Kandidat muss wissen: welche Daten erhoben werden, zu welchem Zweck, wer sie verarbeitet, an wen sie weitergegeben werden, wie lange sie gespeichert werden und welche Rechte er hat. Dazu gehört auch der Hinweis, dass ein Datenverarbeiter (Voicit) eingesetzt wird und die Daten gegebenenfalls über Unterauftragnehmer weitergegeben werden.
Was nicht in der Verantwortung des Unternehmens liegt Es beschreibt detailliert die interne Funktionsweise von Voicit, die verwendete Verschlüsselung und die Serververwaltung. Diese Dokumentation stellt Voicit über zwei Kanäle bereit: Datenschutzrichtlinie und ein Datenverarbeitungsvereinbarung in Übereinstimmung mit Art. 28 DSGVO.
📹 Wie Microsoft Teams Daten aufzeichnet und welche Auswirkungen dies auf die DSGVO hat
Microsoft Teams ermöglicht die Aufzeichnung von Besprechungen und Videoanrufen, diese Funktion unterliegt jedoch Bedingungen, die sich direkt auf die Einhaltung der DSGVO auswirken:
So funktioniert die Aufnahme
- Nur Organisatoren und Benutzer mit einer kostenpflichtigen Lizenz (Business Basic oder höher) können mit der Aufzeichnung beginnen.
- Alle Teilnehmer erhalten eine automatische Benachrichtigung dass die Sitzung aufgezeichnet wird.
- Die Aufnahmen werden gespeichert in OneDrive oder SharePoint, verknüpft mit dem Microsoft 365-Mandanten.
- Kunden mit EU-Datenschutzgrenze können ihre Daten innerhalb der Europäischen Union speichern.
Einschränkungen aus Sicht der DSGVO
- Der Aufzeichnungshinweis von Teams ist allgemein gehalten: Er enthält keine Angaben zum Zweck, zur Aufbewahrungsdauer oder zu den Rechten der Teilnehmer. Es ersetzt nicht die Mitteilungspflicht nach Artikel 13.
- Es bietet keine Funktion für die geplante automatische Löschung: Sie entscheiden, wann gelöscht wird, Teams automatisiert diesen Vorgang jedoch nicht.
- Wenn Sie die automatische Transkription von Teams (Copilot) verwenden, führen Sie einen zusätzlichen Untermanager (Microsoft AI) ein, den Sie dokumentieren müssen.
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Aufzeichnung in Teams finden Sie in unserem Vollständiger Leitfaden zur Aufzeichnung in Microsoft Teams.
📹 Wie Google Meet aufzeichnet und was das für die DSGVO bedeutet
So funktioniert die Aufnahme
- Nur verfügbar in kostenpflichtigen Google Workspace-Abos (Business Standard oder höher).
- Die Aufnahme ist gespeichert in Google Drive vom Veranstalter, in einem Ordner namens „Meet Recordings“.
- Google benachrichtigt alle Teilnehmer darüber, dass das Meeting aufgezeichnet wird.
- Google Cloud hält sich bei internationalen Datentransfers an den EU-US-Datenschutzrahmen.
Einschränkungen aus Sicht der DSGVO
- Der Aufzeichnungshinweis ist allgemein gehalten und enthält keine Angaben zum Zweck, zur Rechtsgrundlage oder zu den Rechten der betroffenen Partei.
- Eine native automatische Aufbewahrungsfunktion mit geplanter Löschung ist nicht vorhanden.
- Die automatische Transkription von Google Meet verarbeitet Daten auf Servern, die sich möglicherweise außerhalb Europas befinden (Google bietet jedoch vertragliche Verpflichtungen über die Datenschutzvereinbarung an).
Schauen Sie sich unsere Google Meet-Aufzeichnungsanleitung für die schrittweise Vorgehensweise.
📹 Wie Zoom aufzeichnet und was das für die DSGVO bedeutet
So funktioniert die Aufnahme
- Mit Zoom können Aufnahmen sowohl lokal (auf der Computerfestplatte) als auch in der Cloud (kostenpflichtige Abonnements) aufgezeichnet werden.
- Wenn Sie in der Cloud aufzeichnen, werden die Daten in Rechenzentren gespeichert, die Sie auswählen können (einschließlich europäischer Rechenzentren, verfügbar in Business+-Tarifen).
- Zoom zeigt allen Teilnehmern ein visuelles und akustisches Signal an, wenn die Aufnahme beginnt.
Einschränkungen aus Sicht der DSGVO
- Die Auswahl europäischer Rechenzentren Es ist nur in Business-Tarifen und höher verfügbar.Bei Pro-Tarifen können die Daten in den USA verarbeitet werden.
- Die automatische Benachrichtigung von Zoom verstößt ebenfalls gegen Artikel 13 der DSGVO: Sie informiert weder über den Zweck noch über die Speicherdauer oder die Rechte des Betroffenen.
- Wenn Sie Zoom AI Companion für Transkriptionen oder Zusammenfassungen verwenden, durchlaufen die Daten KI-Modelle von Drittanbietern, die Sie als Unterprozessoren identifizieren sollten.
Unser Zoom-Aufnahmeanleitung Es beschreibt den gesamten Prozess detailliert.
📞 Wie man Telefoninterviews DSGVO-konform aufzeichnet
Telefoninterviews sind in vielen Auswahlverfahren der erste Filter. Und obwohl sie informeller wirken mögen als Videoanrufe, gelten für sie dieselben DSGVO-Pflichten: Information, Einwilligung und Kontrolle der Datenverarbeitung.
Was Sie beim Aufzeichnen eines Anrufs beachten sollten
- Die Einwilligung muss im Voraus erteilt werden: Informieren Sie den Kandidaten vor Beginn der Aufzeichnung darüber, dass Sie aufzeichnen werden, warum und wie seine Daten verarbeitet werden. In einem Telefonat ist es am praktischsten, dies zu Beginn mündlich zu tun.
- Die mündliche Zustimmung ist gültig Vorausgesetzt, das Gespräch wird aufgezeichnet. Wenn Sie das Gespräch aufzeichnen, dient die Aufzeichnung selbst als Nachweis der Zustimmung (der Kandidat sagt „Ja, ich stimme zu“).
- Vorsicht vor mobilen Aufnahme-Apps: Die nativen Rekorder von Samsung und Xiaomi sowie die Telefon-App von Google zeichnen lokal auf, unterstützen aber nicht die DSGVO-konforme Verwaltung (Aufbewahrung, Löschung, Dokumentation).
- Wenn Sie eine Drittanbieter-App verwenden Bei Aufnahmen (wie mit Voicit, Cube ACR oder anderen) handelt es sich bei dieser App um einen Unterprozessor, den Sie dokumentieren müssen.
Hauptunterschied im Vergleich zu Videoanrufen
Bei einem Videoanruf über Teams oder Meet zeigt die Plattform zumindest eine visuelle Aufzeichnungsbenachrichtigung an. Bei einem Telefonanruf Diese automatische Benachrichtigung existiert nicht.Es liegt ganz in Ihrer Verantwortung, den Kandidaten vor dem Drücken der Aufnahmetaste zu informieren.
Schauen Sie sich unsere Schritt-für-Schritt-Anleitungen zum Aufzeichnen von Anrufen an auf iPhone y Androidoder der Vergleich von Apps zum Aufzeichnen von Anrufen.
🎙️ Wie man persönliche Interviews DSGVO-konform aufzeichnet
Persönliche Gespräche – ob im Büro des Beraters, beim Kunden oder in einem gemeinsamen Raum – schaffen das größte Vertrauen, unterliegen aber hinsichtlich der Aufzeichnung den geringsten Regulierungen. Die DSGVO macht hier keinen Unterschied: Wer aufzeichnet, muss die Vorschriften einhalten.
Aufnahmemöglichkeiten und ihre Auswirkungen
- Physisches Aufnahmegerät oder Mikrofon: Geräte wie der Voicit-Recorder (39,90 €) oder ein an einen Laptop angeschlossenes USB-Mikrofon. Die Daten werden anschließend in der Cloud verarbeitet, was einen Datentransfer beinhaltet, der im Vertrag abgedeckt sein muss (Art. 28).
- Mobile App: Sie können die Voicit-App direkt auf Ihrem Smartphone nutzen. Die Aufnahme wird auf europäischen Servern hochgeladen und verarbeitet.
- Laptop während des Interviews geöffnet: Wenn Sie über einen Browser oder eine Desktop-App aufzeichnen, funktioniert dies genauso wie eine Online-Besprechung, nur ohne Kamera. Es gelten dieselben Verpflichtungen.
Empfohlenes Protokoll für Präsenzsitzungen
- Senden Sie die Bekanntmachung zusammen mit der Aufforderung zur Einreichung von Bewerbungen. (per E-Mail oder Nachricht), damit der Kandidat es vor der Teilnahme lesen kann.
- Zu Beginn des Interviews, bestätigt mündlich: „Wie wir Ihnen bereits mitgeteilt haben, werden wir das Gespräch zu [Zweck] aufzeichnen. Sind Sie damit einverstanden?“
- Wenn der Kandidat ablehnt: Fahren Sie mit der manuellen Notizenerfassung fort. Keine Strafe.
- Aufnahme aktivieren erst nach Einholung der Einwilligung.
Eine vollständige Anleitung mit Anwendungsbeispielen finden Sie in unserem Artikel über Wie man persönliche Meetings mit KI aufzeichnet.
⚠️ Das Problem: Die Plattformen erfassen zwar Daten, kümmern sich aber nicht um die Einhaltung der DSGVO-Vorgaben.
Das Muster wiederholt sich auf allen drei Plattformen:
| DSGVO-Aspekt | Teams | Treffen | Zoom |
| Aufzeichnungsmitteilung | Allgemein (ohne Art. 13) | Allgemein (ohne Art. 13) | Allgemein (ohne Art. 13) |
| Programmierbare automatische Entsorgung | Nicht-einheimisch | Nicht-einheimisch | Nicht-einheimisch |
| Daten nur für Europa | Mit EU-Datengrenze | Über eine vertragliche Datenschutzvereinbarung | Nur für Geschäftskunden |
| Spezieller Vertrag Art. 28 | Generische Microsoft DPA | Generische Google-DPA | Generisches DPA Zoom |
| Zustimmungsmanagement der Kandidaten | Nicht enthalten | Nicht enthalten | Nicht enthalten |
Und im Falle des Telefon- und persönliche InterviewsDie Situation ist noch kritischer: Es gibt keinerlei automatische Benachrichtigungen von irgendeiner Plattform. Die gesamte Verantwortung für die Einhaltung der Vorschriften liegt beim Interviewer.
Zusammenfassend: Teams, Meet und Zoom ermöglichen Ihnen die Aufzeichnung, die Verantwortung für die Einhaltung der DSGVO bleibt jedoch bei Ihnen.Keine dieser Plattformen bietet Funktionen zur Verwaltung der Einwilligung nach Aufklärung, zur Planung der automatischen Datenlöschung oder zur Unterstützung bei der Pflicht, den Kandidaten zu informieren.
Und das wird noch komplizierter, wenn man KI-Transkriptionstools von Drittanbietern einbezieht (Bots, die sich mit dem Anruf verbinden, externe Apps, die das Audio verarbeiten…), denn jedes dieser Tools ist ein zusätzlicher Untermanager die Sie dokumentieren und kontrollieren müssen.
✅ Wie Voicit Sie bei der Einhaltung der DSGVO unterstützt
Voicit Voicit ist ein spanisches KI-Tool, das zur Aufzeichnung und Analyse von Vorstellungsgesprächen und professionellen Meetings entwickelt wurde. Im Gegensatz zu herkömmlichen Videokonferenzplattformen verfügt Voicit über spezifische Funktionen, die die Einhaltung der DSGVO erleichtern:
1. Automatische Datenlöschung mit konfigurierbarem Zeitrahmen
Mit Voicit bestimmen Sie, wie lange Kandidatendaten gespeichert werden. Sie können eine Aufbewahrungsfrist festlegen (z. B. 6 Monate, 1 Jahr oder 2 Jahre), und nach Ablauf dieser Frist werden die Daten gelöscht. Die Daten werden automatisch gelöscht ohne dass Sie sich daran erinnern oder es manuell tun müssen.
Damit werden zwei Verpflichtungen aus der DSGVO direkt erfüllt:
- Grundsatz der Beschränkung der Aufbewahrungsfrist (Art. 5.1.e): Daten werden nicht länger als nötig gespeichert.
- Recht auf Löschung (Art. 17): Erleichtert die Einhaltung der Vorschriften durch proaktives Entfernen von Daten.
2. Die Daten verlassen nicht das europäische Gebiet
Voicit verarbeitet und speichert Daten auf Servern innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, internationale Datentransfers (Artikel 44–49 DSGVO) zu verwalten, die Standardvertragsklauseln oder andere komplexe rechtliche Mechanismen erfordern.
Für Personalberatungen, die mit sensiblen Kandidatendaten arbeiten, stellt dies eine enorme Vereinfachung im Vergleich zu Tools mit Servern in den Vereinigten Staaten dar.
3. Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28)
Voicit bietet eine formelle Datenverarbeitungsvereinbarung gemäß Artikel 28 der DSGVO an, die Folgendes detailliert regelt:
- Welche Daten werden verarbeitet und zu welchem Zweck?
- Die angewandten technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen
- Die Identifizierung von Untermanagern
- Die Verpflichtung, die Daten nicht für persönliche Zwecke zu verwenden
- Die Verpflichtung, Die Daten werden nicht zum Trainieren von KI-Modellen verwendet.
📋 Was dem Kandidaten mitgeteilt werden sollte: die zwei Informationsebenen
Artikel 13 der DSGVO verlangt die Information des Kandidaten vor Um mit der Aufnahme zu beginnen. Aus praktischen Gründen empfehlen wir ein zweischichtiges System:
Ebene 1: Kurze Benachrichtigung vor der Zustimmung
Dies sind die rechtlichen Informationen, die der Kandidat vor seiner Zustimmung wissen muss. Sie sollten klar, prägnant und auf alle wesentlichen Punkte zugeschnitten sein. Hier ist eine Vorlage, die Sie für Ihre Beratung anpassen können:
📄 Vorlage für die Kandidatenbenachrichtigung
Um Ihnen während Ihres Vorstellungsgesprächs die bestmögliche Erfahrung zu bieten, in [IHR FIRMENNAME] Wir nutzen eine Technologie, die es uns ermöglicht, das Gespräch (Telefonat, persönliches Gespräch oder Videoanruf) aufzuzeichnen und/oder zu transkribieren und die gesammelten Informationen mithilfe des Tools zu verarbeiten. VOICIT (Voicit Technologies SL).
Grundlegende Informationen zum Datenschutz:
- Zweck: Wir optimieren unsere Auswahlprozesse und gewährleisten eine präzise Informationserfassung, damit sich der Berater auf das Gespräch mit Ihnen konzentrieren kann.
- Verarbeitete Daten: Aufzeichnung des Vorstellungsgesprächs und der Lebenslaufdaten, sofern diese bereitgestellt wurden.
- Strafverfolgung: Die gesammelten Daten werden mithilfe künstlicher Intelligenz analysiert, um den Auswertungsprozess zu erleichtern. Alle Ergebnisse werden von unserem Team geprüft, bevor Entscheidungen getroffen werden.
- Rechtsgrundlage: Ihre ausdrückliche und unmissverständliche Einwilligung (EU-DSGVO 2016/679 und LOPDGDD 3/2018) ist freiwillig. Sollten Sie diese nicht erteilen, wird das Interview mit handschriftlichen Notizen geführt, Ihre Bewerbung bleibt davon unberührt.
- Empfänger: [IHR UNTERNEHMEN] (Verantwortlicher), Voicit Technologies SL (Auftragsverarbeiter) und deren Technologieanbieter. Das beauftragte Unternehmen erhält ausschließlich den vom Berater erstellten Bericht, niemals die Aufzeichnung. Die Daten werden nicht für das Training künstlicher Intelligenz verwendet.
- Erhaltung: Ihre Daten werden maximal [ZEITRAUM, z. B. 2 Jahre] nach Abschluss des Auswahlverfahrens gespeichert. Nach Ablauf dieser Frist bitten wir Sie um Ihre Einwilligung zur weiteren Speicherung. Sollten Sie nicht antworten oder die Speicherung verweigern, werden Ihre Daten gelöscht.
- Verantwortlich: [IHR UNTERNEHMEN] — [KONTAKT-E-MAIL]
- Ihre Rechte: Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Widerspruch, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und das Recht, nicht länger automatisierten Entscheidungen unterworfen zu werden. Schreiben Sie dazu bitte an [EMAIL]. Sie können auch eine Beschwerde bei der spanischen Datenschutzbehörde (AEPD) einreichen.www.aepd.es).
Ebene 2: Häufig gestellte Fragen (FAQ) für Kandidaten (optional, aber empfohlen)
Ein FAQ-Dokument, auf das Kandidaten bei Bedarf zugreifen können. Sie können es am Ende der Stellenanzeige verlinken oder auf Ihrer Website bereitstellen. Dies sind die am häufigsten gestellten Fragen:
Warum wird das Interview aufgezeichnet und/oder transkribiert?
Das Interview wird aufgezeichnet und/oder transkribiert, um die Interviewzeit optimal zu nutzen. Wir können uns so voll und ganz auf den Interviewpartner konzentrieren und die Ablenkung durch handschriftliche Notizen vermeiden. Dadurch können wir tiefer in sein berufliches Profil eintauchen und jederzeit auf die Informationen zugreifen.
Was ist Voicit?
Voicit Technologies SL ist eine spanische KI-Lösung, die Berater im Auswahlprozess unterstützt. Sie ermöglicht die Verarbeitung und Analyse gesammelter Informationen mithilfe von KI und liefert so schnell strukturierte Erkenntnisse. Alle Ergebnisse werden vor einer Entscheidung von einem Expertenteam geprüft.
Wie werden meine Daten verwendet?
Ihre Daten werden unter strikter Einhaltung der DSGVO verarbeitet und ausschließlich zur Erstellung professioneller Berichte über Ihre Bewerbung verwendet. Sie werden weder an Dritte außerhalb des Auswahlverfahrens weitergegeben noch für das Training künstlicher Intelligenz genutzt.
Wer hat Zugriff auf die Aufnahme?
Die Aufzeichnung ist ausschließliches Eigentum der Personalberatung. Nur das Beratungsteam hat Zugriff darauf, und Voicit Technologies SL übernimmt als Datenverarbeiter die technische Verarbeitung. Weder das einstellende Unternehmen noch Dritte haben Zugriff auf die Aufzeichnung.
Hört der Endkunde die Stimme der interviewten Person?
Nein. Der Kunde erhält einen detaillierten und professionellen Bericht, der von der Beratungsfirma erstellt wird. Die Aufzeichnung dient ausschließlich dazu, diesen Bericht präzise zu erstellen und den Antrag so wahrheitsgemäß und professionell wie möglich darzustellen.
Wird meine Kandidatur beeinträchtigt, wenn ich die Aufzeichnung nicht genehmige?
Nein. Die Einwilligung zur Aufzeichnung ist freiwillig. Wird die Einwilligung verweigert, werden handschriftliche Notizen angefertigt. Die technische und persönliche Bewertung der Bewerbung bleibt davon unberührt.
✅ Checkliste zur Einhaltung der DSGVO für die Aufzeichnung von Interviews
Bevor Sie Ihr nächstes Interview oder Meeting aufzeichnen, sollten Sie unbedingt diese fünf Schritte befolgen:
- Vor der Aufnahme informieren: Informieren Sie den Kandidaten darüber, welche Daten Sie erheben, warum, wer sie verarbeitet, wie lange und welche Rechte er hat. Tun Sie dies. vor um die Aufnahme zu starten, nicht währenddessen.
- Ausdrückliche Zustimmung einholen: Es kann mündlich (und in der Aufnahme selbst aufgezeichnet) oder schriftlich erfolgen. Die Möglichkeit, handschriftliche Notizen ohne Punktabzug zu erstellen, besteht stets.
- Unterzeichnen Sie den Vertrag gemäß Art. 28 mit Ihrem Lieferanten: Wenn Sie Voicit, Teams, Zoom oder ein anderes Tool verwenden, benötigen Sie eine Datenverarbeitungsvereinbarung, die die Pflichten beider Parteien dokumentiert.
- Datenaufbewahrung konfigurieren: Es legt fest, wie lange die Aufnahmen und Transkripte aufbewahrt werden. VoicitSie können die automatische Löschung für den von Ihnen benötigten Zeitraum konfigurieren.
- Gewährleistung der Rechte des Kandidaten: Sorgen Sie für einen klaren Prozess zur Bearbeitung von Anfragen auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Datenübertragbarkeit. Die gesetzliche Frist für die Beantwortung beträgt 30 Tage.
❓ Häufig gestellte Fragen zur DSGVO und zur Aufzeichnung von Interviews
Darf ich ein Vorstellungsgespräch ohne die Zustimmung des Bewerbers aufzeichnen?
In Spanien ist für die Aufzeichnung von Auswahlgesprächen die ausdrückliche Einwilligung des Bewerbers erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ohne diese Einwilligung kann die Aufzeichnung als rechtswidrig gelten. Die einzige Ausnahme wäre ein überwiegendes berechtigtes Interesse des Verantwortlichen für die Datenverarbeitung. Im Kontext von Personalbeschaffung ist die Einwilligung jedoch die sicherste und empfehlenswerteste Rechtsgrundlage.
Reicht die automatische Benachrichtigung von Teams, Meet oder Zoom aus, um die Anforderungen der DSGVO zu erfüllen?
Nein. Der allgemeine Hinweis auf diesen Plattformen („Dieses Meeting wird aufgezeichnet“) entspricht nicht Artikel 13 der DSGVO, der Angaben zum Zweck der Verarbeitung, zur Rechtsgrundlage, zu den Empfängern, zur Speicherdauer und zu den Rechten der betroffenen Person vorschreibt. Diese Informationen müssen Sie separat bereitstellen.
Wie lange kann ich eine Aufzeichnung eines Interviews aufbewahren?
Die DSGVO legt keine bestimmte Aufbewahrungsfrist fest, schreibt aber vor, dass Daten nur so lange gespeichert werden dürfen, wie es für den Zweck ihrer Erhebung erforderlich ist. Im Bewerbungsprozess liegt diese Aufbewahrungsfrist üblicherweise zwischen sechs Monaten und zwei Jahren. Mit Voicit können Sie die automatische Löschung nach einem von Ihnen gewählten Zeitraum konfigurieren.
Benötige ich einen speziellen Vertrag, um KI-gestützte Transkriptionstools zu nutzen?
Ja. Jedes Tool, das in Ihrem Auftrag personenbezogene Daten verarbeitet, gilt als Auftragsverarbeiter und benötigt einen Vertrag gemäß Artikel 28 DSGVO. Dies umfasst Transkriptionstools, KI-gestützte Zusammenfassungstools und Tools zur Interviewanalyse. Voicit stellt diesen Vertrag auf Anfrage standardmäßig allen Unternehmen zur Verfügung.
Was geschieht, wenn die Aufzeichnungsdaten außerhalb Europas verarbeitet werden?
Internationale Datenübermittlungen erfordern gemäß Artikel 44–49 der DSGVO zusätzliche Schutzmaßnahmen: Standardvertragsklauseln, einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission oder verbindliche Unternehmensvorschriften. Voicit beseitigt diese Komplexität, indem Daten ausschließlich innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet und gespeichert werden.
Kann ich die Interviewaufzeichnung zum Trainieren einer KI verwenden?
Nicht ohne ausdrückliche Einwilligung zu diesem Zweck. Die DSGVO schreibt vor, dass Daten ausschließlich für den dem Betroffenen mitgeteilten Zweck verwendet werden dürfen. Wenn Sie die Einwilligung zur „Verwaltung des Auswahlprozesses“ eingeholt haben, dürfen Sie diese Daten nicht zum Trainieren von KI-Modellen verwenden. Voicit verwendet Kundendaten nicht für das Training künstlicher Intelligenz.
DSGVO-konforme Interviews aufzeichnen – ganz unkompliziert
Automatische Löschung, Datenspeicherung in Europa und Vertrag gemäß Artikel 28 inklusive. Testen Sie Voicit 7 Tage lang kostenlos.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Voicit Datenschutz und Ethik beim Einsatz von KI im Personalwesen handhabt, empfehlen wir Ihnen unsere HR-Ethikleitfaden im TechnologiebereichUnd falls Sie daran interessiert sind, wie Sie die Erstellung von Interviewberichten automatisieren können, schauen Sie sich unsere Leitfaden für KI-Interviewberichte.
Sie können unsere Aufnahmeanleitungen auch nach Plattform durchsuchen: Teams, Google Meet, Zoom y persönliche Treffen.
CEO und Mitbegründer von VoicitWir unterstützen Personalberatungen und HR-Teams bei der Aufzeichnung, Transkription und Analyse von Interviews mithilfe von KI und gewährleisten dabei von vornherein die Einhaltung der DSGVO.