Enregistraràs una entrevista de selecció per videotrucada. O potser una reunió amb un client. Saps que l'enregistrament d'entrevistes ha de complir el RGPD, però no tens clar quins passos concrets fer: n'hi ha prou d'avisar a l'inici de la trucada? Què passa amb les dades que processa la plataforma? I si fas servir una eina d'IA per transcriure?
La realitat és que la majoria de professionals de RRHH i consultors graven entrevistes —telefòniques, en línia o presencials— sense tenir del tot clar si ho estan fent bé des del punt de vista legal. I no és per manca de voluntat: és que el RGPD pot resultar confús quan hi intervenen diverses eines i proveïdors.
Aquesta guia us explica, pas a pas, com complir la normativa de protecció de dades en gravar entrevistes i reunions. Veurem com funcionen els enregistraments a Teams, Google Meet i Zoom, quines obligacions tens com a empresa i com a eines com Voicit simplifiquen el compliment amb funcionalitats dissenyades específicament per fer-ho.
Com complir el RGPD en gravar entrevistes? Has d'informar el participant abans de gravar (quines dades reculls, per a què i qui les tracta), obtenir-ne el consentiment exprés, definir un termini de conservació, garantir-ne els drets i signar un contracte d'encarregat del tractament amb el teu proveïdor tecnològic (Art. 28 RGPD).
Contingut d'aquesta guia
- Què diu el RGPD sobre l'enregistrament d'entrevistes i reunions
- Responsable vs. encarregat del tractament
- Com grava Microsoft Teams i què implica per al RGPD
- Com grava Google Meet i què implica per al RGPD
- Com grava Zoom i què implica per al RGPD
- Com gravar entrevistes telefòniques complint el RGPD
- Com gravar entrevistes presencials complint el RGPD
- El problema: les plataformes graven, però no gestionen les teves obligacions
- Com Voicit t'ajuda a complir el RGPD
- Què cal comunicar al candidat: les dues capes d'informació
- Checklist de compliment RGPD per a enregistrament d'entrevistes
- Preguntes freqüents
📜 Què diu el RGPD sobre l'enregistrament d'entrevistes i reunions
El Reglament General de Protecció de Dades (UE 2016/679) no prohibeix enregistrar entrevistes ni reunions. El que exigeix és que el tractament de dades personals —i un enregistrament de veu o vídeo ho és— es faci complint una sèrie de principis i obligacions.
Els articles clau que afecten l'enregistrament d'entrevistes són:
- Art. 6 — Base legal del tractament: necessites una base legítima per gravar. En entrevistes de selecció, el més habitual és el consentiment exprés del candidat. En reunions internes, pot ser linterès legítim de lempresa.
- Art. 13 — Deure informació: abans d'enregistrar, has d'informar el participant de manera clara sobre quines dades reculls, per a què, qui les tracta, durant quant de temps i quins són els seus drets.
- Art. 28 — Encarregat del tractament: si uses un proveïdor tecnològic (com Voicit, Zoom o qualsevol eina de transcripció), necessites un contracte que reguli com aquest proveïdor tracta les dades.
- Art. 17 — Dret de supressió: el candidat pot sol·licitar que eliminis les seves dades en qualsevol moment, i ho has de poder fer.
- Art. 44-49 — Transferències internacionals: si les dades surten de l'Espai Econòmic Europeu, necessiteu garanties addicionals (clàusules contractuals tipus, decisió d'adequació, etc.).
🔑 Responsable vs. encarregat del tractament: qui assumeix cada obligació
Aquest és el punt que més confusió genera. Quan una consultora de selecció fa servir Voicit (o qualsevol eina) per gravar i processar entrevistes, hi ha dues figures jurídiques en joc:
- L'empresa (responsable del tractament): és qui decideix per què i per què es tracten les dades del candidat. L'obligació d'informar el candidat (art. 13) recau sobre l'empresa, no sobre l'eina.
- Voicit (encarregat del tractament): executa el processament per compte de lempresa. No decideix sobre les dades, les tracta segons les instruccions del responsable.
Què significa això a la pràctica?
El que l'empresa sí que ha de comunicar al candidat és: quines dades es recullen, per a què, qui les tracta, a qui es comuniquen, quant de temps es conserven i quins són els seus drets. Això inclou esmentar que s'usa un encarregat del tractament (Voicit) i que les dades poden passar per subencarregats.
Això no és responsabilitat de l'empresa és detallar com funciona internament Voicit, quin xifrat utilitza exactament o com gestiona els seus servidors. Això és documentació que Voicit proporciona a través de dues vies: la política de privadesa pública i un contracte d'encarregat del tractament conformi a l'Art. 28 RGPD.
📹 Com grava Microsoft Teams i què implica per al RGPD
Microsoft Teams permet gravar reunions i videotrucades, però la funcionalitat té condicions que afecten directament el compliment del RGPD:
Com funciona l'enregistrament
- Només poden iniciar l'enregistrament els organitzadors i usuaris amb llicències de pagament (Business Basic o superior).
- Tots els participants reben un avís automàtic que la reunió s'està enregistrant.
- Els enregistraments s'emmagatzemen a OneDrive o SharePoint, vinculades al tenant de Microsoft 365.
- Els clients amb EU Data Boundary poden mantenir les dades dins de la Unió Europea.
Limitacions des del punt de vista RGPD
- L'avís d'enregistrament de Teams és genèric: no detalla cap finalitat, termini de conservació ni drets del participant. No substitueix el deure informació de l'Art. 13.
- No ofereix eliminació automàtica programable: tu decideixes quan esborrar, però Teams no ho automatitza.
- Si utilitzeu la transcripció automàtica de Teams (Copilot), introduïu un subencarregat addicional (Microsoft AI) que heu de documentar.
Per a una guia pas a pas de com gravar a Teams, consulta la nostra guia completa d'enregistrament a Microsoft Teams.
📹 Com grava Google Meet i què implica per al RGPD
Com funciona l'enregistrament
- Disponible només en plans de pagament de Google Workspace (Business Standard o superior).
- L'enregistrament es desa a Google Drive de l'organitzador, en una carpeta Meet Recordings.
- Google notifica a tots els participants que la reunió s'està enregistrant.
- Google Cloud compleix amb l'EU-US Data Privacy Framework per a transferències internacionals.
Limitacions des del punt de vista RGPD
- L'avís d'enregistrament és genèric, sense informació sobre la finalitat, la base legal ni els drets de l'interessat.
- No hi ha una funcionalitat nativa de retenció automàtica amb eliminació programada.
- La transcripció automàtica de Google Meet processa dades a servidors que poden estar fora d'Europa (encara que Google ofereix compromisos contractuals via DPA).
Consulta la nostra guia d'enregistrament a Google Meet per al procés pas a pas.
📹 Com grava Zoom i què implica per al RGPD
Com funciona l'enregistrament
- Zoom permet gravar tant a local (disc de l'ordinador) com al núvol (plans de pagament).
- Si enregistreu al núvol, les dades s'emmagatzemen en centres de dades que podeu seleccionar (inclosos centres europeus, disponibles en plans Business+).
- Zoom mostra un avís visual i sonor a tots els participants quan s'inicia l'enregistrament.
Limitacions des del punt de vista RGPD
- La selecció de data center europeu només està disponible en plans Business i superiors. En plans Pro, les dades es poden processar als EUA.
- L'avís automàtic de Zoom tampoc no compleix amb l'Art. 13 del RGPD: no informa sobre la finalitat, el termini de conservació ni els drets de l'interessat.
- Si fas servir Zoom AI Companion per a transcripció o resums, les dades passen per models d'IA de tercers que has d'identificar com a subencarregats.
La nostra guia d'enregistrament a Zoom detalla el procés complet.
📞 Com gravar entrevistes telefòniques complint el RGPD
Les entrevistes telefòniques són el primer filtre en molts processos de selecció. I encara que semblin més informals que una videotrucada, les obligacions RGPD són exactament les mateixes: informar, obtenir consentiment i controlar el tractament de dades.
Què cal tenir en compte en gravar una trucada
- El consentiment ha de ser previ: abans d'activar l'enregistrament, informa al candidat que enregistraràs, per què i com es tractaran les seves dades. En una trucada, el més pràctic és fer-ho verbalment a l'inici.
- El consentiment verbal és vàlid sempre que quedi registrat. Si enregistres la trucada, el mateix enregistrament actua com a prova del consentiment (el candidat diu «sí, d'acord»).
- Compte amb les apps d'enregistrament del mòbil: les gravadores natives de Samsung, Xiaomi o l'app de telèfon de Google graven en local, però no us ajuden amb la gestió RGPD (retenció, eliminació, documentació).
- Si utilitzes una app de tercers per gravar (com Voicit, Cube ACR o altres), aquesta app és un subencarregat del tractament que has de documentar.
Diferència clau davant de les trucades de vídeo
En una trucada de vídeo per Teams o Meet, la plataforma almenys mostra un avís visual d'enregistrament. En una trucada telefònica no existeix aquest avís automàtic: depèn íntegrament de tu informar el candidat abans de prémer «gravar».
Consulta les nostres guies pas a pas per gravar trucades a iPhone y Android, o la comparativa de apps per gravar trucades.
🎙️ Com gravar entrevistes presencials complint el RGPD
Les entrevistes cara a cara —a l'oficina de la consultora, a la seu del client o en un espai compartit— són les que generen més confiança, però també les que menys protocol·litzades estan quant a enregistrament. I el RGPD no distingeix: si enregistres, has de complir.
Opcions d'enregistrament i implicacions
- Gravadora física o micròfon: dispositius com la gravadora de Voicit (39,90 €) o un micròfon USB connectat al portàtil. Les dades es processen després al núvol, cosa que implica una transferència de dades que ha d'estar coberta pel contracte Art. 28.
- App al mòbil: pots fer servir l'app de Voicit directament des del teu smartphone. L'enregistrament es puja i es processa en servidors europeus.
- Portàtil obert durant l'entrevista: si enregistres des del navegador o una app d'escriptori, funciona igual que una reunió en línia però sense càmera. Les mateixes obligacions apliquen.
Protocol recomanat per a presencials
- Envieu l'avís legal amb la convocatòria (per email o missatge), perquè el candidat el llegeixi abans d'anar-hi.
- A l'inici de l'entrevista, confirma verbalment: «Com t'informem, enregistrarem la conversa per a [finalitat]. Estàs d?acord?».
- Si el candidat rebutja: procedeix amb presa de notes manual. Sense penalització.
- Activa l'enregistrament només després d'obtenir el consentiment.
Per a una guia completa amb casos d'ús, consulteu el nostre article sobre com gravar reunions presencials amb IA.
⚠️ El problema: les plataformes graven, però no gestionen les teves obligacions RGPD
El patró es repeteix a les tres plataformes:
| Aspecte RGPD | Teams | Meet | Zoom |
| Avís d'enregistrament | Genèric (sense Art. 13) | Genèric (sense Art. 13) | Genèric (sense Art. 13) |
| Eliminació automàtica programable | No nativa | No nativa | No nativa |
| Dades només a Europa | Amb EU Data Boundary | Via DPA contractual | Només Business+ |
| Contracte Art. 28 específic | DPA genèric Microsoft | DPA genèric Google | DPA genèric Zoom |
| Gestió de consentiment candidat | No inclosa | No inclosa | No inclosa |
I en el cas de les entrevistes telefòniques i presencials, la situació és encara més crítica: no hi ha cap avís automàtic de cap plataforma. Tot el pes del compliment recau a l'entrevistador.
En resum: Teams, Meet i Zoom et permeten gravar, però la responsabilitat de complir el RGPD continua sent teva. Cap d'aquestes plataformes gestiona el consentiment informat, programa l'eliminació automàtica de dades ni t'ajuda amb el deure informació al candidat.
I això es complica encara més quan introdueixes eines de transcripció amb IA de tercers (bots que es connecten a la trucada, apps externes que processen l'àudio…), perquè cadascuna és un subencarregat addicional que has de documentar i controlar.
✅ Com Voicit t'ajuda a complir el RGPD
Voicit és una eina espanyola d'intel·ligència artificial dissenyada per enregistrar i analitzar entrevistes de selecció i reunions professionals. A diferència de les plataformes genèriques de videotrucada, Voicit incorpora funcionalitats específiques per facilitar el compliment del RGPD:
1. Eliminació automàtica de dades amb termini configurable
Amb Voicit, tu decideixes quant de temps es conserven les dades del candidat. Pots configurar un termini de retenció (per exemple, 6 mesos, 1 any o 2 anys) i, un cop transcorregut, les dades s'eliminen automàticament sense que t'hagis d'acordar ni fer-ho manualment.
Això resol directament dues obligacions del RGPD:
- Principi de limitació del termini de conservació (Art. 5.1.e): les dades no s'emmagatzemen més temps del necessari.
- Dret de supressió (Art. 17): facilita el compliment en eliminar les dades de forma proactiva.
2. Les dades no surten de la zona europea
Voicit processa i emmagatzema les dades dins de servidors ubicats a l'Espai Econòmic Europeu. Això elimina la necessitat de gestionar transferències internacionals de dades (Arts. 44-49 RGPD), que requereixen clàusules contractuals tipus o altres mecanismes legals complicats.
Per a consultores de selecció que manegen dades sensibles de candidats, això suposa una simplificació enorme davant d'eines amb servidors als Estats Units.
3. Contracte d'encarregat del tractament (Art. 28)
Voicit ofereix un contracte formal d'encarregat del tractament conforme a l'art. 28 del RGPD, on es detalla:
- Quines dades es tracten i amb quina finalitat
- Les mesures de seguretat tècniques i organitzatives aplicades
- La identificació de subencarregats
- El compromís de no utilitzar les dades per a finalitats pròpies
- El compromís que les dades no es fan servir per entrenar models d'IA
📋 Què cal comunicar al candidat: les dues capes d'informació
L'Art. 13 del RGPD exigeix informar el candidat abans d'iniciar l'enregistrament. Per fer-ho de forma pràctica, recomanem un sistema de dues capes:
Capa 1: Avís breu abans del consentiment
És el que el candidat necessita saber legalment abans de donar el consentiment. Ha de ser clar, concís i cobrir els punts essencials. Aquí tens una plantilla que pots adaptar a la teva consultora:
📄 Plantilla d'avís al candidat
Per oferir-te la millor experiència durant la teva entrevista, a [NOM DE LA TEVA EMPRESA] utilitzem tecnologia que ens permet gravar i/o transcriure la conversa (telefònica, presencial o per trucada de vídeo) i processar la informació recollida utilitzant l'eina VOICIT (Voicit Technologies SL).
Informació bàsica sobre Protecció de Dades:
- Finalitat: Optimitzar els nostres processos de selecció i assegurar una recollida dinformació precisa, permetent al consultor centrar-se en la conversa amb tu.
- Dades tractades: Enregistrament de l'entrevista i les dades del currículum, si es facilita.
- Processament: Les dades recollides s‟analitzen amb assistència d‟intel·ligència artificial per facilitar la tasca d‟avaluació. Tots els resultats són revisats pel nostre equip humà abans de qualsevol presa de decisió.
- Base legal: El teu consentiment exprés i inequívoc (RGPD UE 2016/679 i LOPDGDD 3/2018). És totalment voluntari. Si no ho autoritzes, l'entrevista es farà amb presa de notes manual i la teva candidatura no es veurà afectada.
- Destinataris: [LA TEVA EMPRESA] (responsable), Voicit Technologies SL (encarregat del tractament) i els seus proveïdors tecnològics. L'empresa contractant només rep l'informe elaborat pel consultor, mai l'enregistrament. Les dades no són utilitzades per a entrenament d'intel·ligència artificial.
- Conservació: Les dades es conservaran durant un màxim de [TERMINI, ex: 2 anys] des de la finalització del procés de selecció. Transcorregut aquest termini, se sol·licitarà el teu consentiment per mantenir-los. Sense resposta o amb negativa, seran eliminats.
- Responsable: [LA TEVA EMPRESA] — [EMAIL DE CONTACTE]
- Els teus drets: Accés, rectificació, supressió, oposició, limitació, portabilitat i no ser objecte de decisions automatitzades, escrivint a [EMAIL]. També pots reclamar davant de l'AEPD (www.aepd.es).
Capa 2: Preguntes freqüents del candidat (opcional però recomanable)
Un document de FAQs a què el candidat pugui accedir si vol aprofundir. Pots enllaçar-lo al final de l'avís o tenir-lo disponible a la teva web. Aquestes són les preguntes més habituals:
Per què s'enregistra i/o transcriu l'entrevista?
S'enregistra l'àudio i/o transcriu l'entrevista per aprofitar al màxim el temps de l'entrevista prestant el 100% de l'atenció a la persona entrevistada i evitar la distracció de prendre notes manualment. Això permet aprofundir en el perfil professional i accedir a la informació en qualsevol moment.
Què és Voicit?
Voicit Technologies SL és una solució espanyola d'intel·ligència artificial dissenyada per facilitar la feina del consultor durant els processos de selecció. Permet processar la informació recollida i analitzar-la amb assistència de IA per oferir informació de manera àgil i estructurada. Tots els resultats són contrastats per lequip humà abans de qualsevol presa de decisió.
Com es fan servir les meves dades?
Les dades es tracten en estricte compliment del RGPD i són utilitzades exclusivament per a l'elaboració d'informes professionals sobre la teva candidatura. No es comparteixen amb tercers aliens al procés de selecció ni s'utilitzen per a entrenament d'intel·ligència artificial.
Qui té accés a l'enregistrament?
L'enregistrament és propietat exclusiva de la consultora de selecció. Únicament té accés l'equip de la consultora i, per al processament tècnic, Voicit Technologies SL com a encarregat del tractament. Ni l'empresa contractant ni tercers no tenen accés a l'enregistrament.
El client final escolta la veu de la persona entrevistada?
No. El client rep un informe detallat i professional elaborat per la consultora. L'enregistrament s'empra únicament com a suport per redactar aquest informe amb exactitud, a fi de presentar la candidatura de la manera més fidel i professional possible.
Si no autoritzo l'enregistrament, es perjudica la meva candidatura?
No. El consentiment per gravar és lliure i voluntari. Si no s'autoritza, es prenen notes manuals. La valoració tècnica i personal de la candidatura roman inalterada.
✅ Checklist de compliment RGPD per a enregistrament d'entrevistes
Abans de gravar la propera entrevista o reunió, assegura't que compleixes aquests cinc passos:
- Informar abans de gravar: comunica al candidat quines dades reculls, per a què, qui les tracta, durant quant de temps i quins són els seus drets. Fes-ho abans d'iniciar l'enregistrament, no durant.
- Obtenir consentiment exprés: pot ser verbal (quedant registrat a la pròpia gravació) o per escrit. Sempre ofereix l'alternativa de presa de notes manual sense penalització.
- Signar contracte Art. 28 amb el teu proveïdor: si fas servir Voicit, Teams, Zoom o qualsevol eina, necessites un contracte d'encarregat del tractament que documenti les obligacions de cada part.
- Configurar la retenció de dades: defineix quant de temps es conserven els enregistraments i transcripcions. Amb Voicit, podeu configurar l'eliminació automàtica al termini que necessiteu.
- Garantir els drets del candidat: tingueu un procés clar per atendre sol·licituds d'accés, rectificació, supressió i portabilitat. El termini legal per respondre és de 30 dies.
❓ Preguntes freqüents sobre RGPD i enregistrament d'entrevistes
Puc enregistrar una entrevista de feina sense consentiment del candidat?
A Espanya, l'enregistrament d'entrevistes de selecció requereix consentiment exprés del candidat (Art. 6.1a RGPD). Sense consentiment, la gravació es pot considerar il·lícita. L'única excepció seria un interès legítim prevalent del responsable, però, en contextos de selecció de personal, el consentiment és la base legal més segura i recomanada.
N'hi ha prou amb l'avís automàtic de Teams, Meet o Zoom per complir el RGPD?
No. L'avís genèric d'aquestes plataformes («aquesta reunió s'està gravant») no compleix l'art. 13 del RGPD, que exigeix informar sobre la finalitat del tractament, la base legal, els destinataris, el termini de conservació i els drets de l'interessat. Necessites proporcionar aquesta informació per separat.
Quant de temps puc conservar l'enregistrament d'una entrevista?
El RGPD no estableix un termini concret, però exigeix que les dades es conservin només durant el temps necessari per a la finalitat per a la qual van ser recollides. En processos de selecció, el més habitual és entre 6 mesos i 2 anys. Amb Voicit podeu configurar l'eliminació automàtica al termini que definiu.
Necessito un contracte especial per fer servir eines de transcripció amb IA?
Sí. Qualsevol eina que processi dades personals pel teu compte és un encarregat del tractament i requereix un contracte conforme a l'art. 28 del RGPD. Això inclou eines de transcripció, resum per IA i anàlisi dentrevistes. Voicit proporciona aquest contracte de forma estàndard a totes les empreses que ho sol·liciten.
Què passa si les dades de l'enregistrament es processen fora d'Europa?
Les transferències internacionals de dades requereixen garanties addicionals segons els arts. 44-49 del RGPD: clàusules contractuals tipus, decisió dadequació de la Comissió Europea o normes corporatives vinculants. Voicit elimina aquesta complexitat en processar i emmagatzemar les dades exclusivament dins de l'Espai Econòmic Europeu.
Puc fer servir l'enregistrament de l'entrevista per entrenar una IA?
No sense consentiment específic per a aquesta finalitat. El RGPD exigeix que les dades es facin servir exclusivament per a la finalitat informada a l'interessat. Si heu recollit el consentiment per a «gestió del procés de selecció», no podeu utilitzar aquestes dades per entrenar models d'IA. Voicit no utilitza les dades dels clients per a entrenament d'intel·ligència artificial.
Grava entrevistes complint el RGPD, sense complicacions
Eliminació automàtica, dades a Europa i contracte Art. 28 inclòs. Prova Voicit gratuït durant 7 dies.
Si voleu aprofundir en com Voicit gestiona la privadesa i l'ètica en l'ús d'IA per a RRHH, us recomanem la nostra guia d'ètica en tecnologia per a RRHH. I si us interessa com automatitzar la generació d'informes d'entrevistes, consulta la nostra guia d'informes d'entrevistes amb IA.
També podeu explorar les nostres guies d'enregistrament per plataforma: Teams, Google Meet, Zoom y reunions presencials.
CEO i cofundador de Voicit. Ajudem consultores de selecció i equips de RRHH a gravar, transcriure i analitzar entrevistes amb IA, complint el RGPD des del disseny.