- Modèle gratuit
- Word, Excel et PDF
Grille d’entretien d’embauche : modèle gratuit (Word, Excel, PDF)
Une grille d’entretien d’embauche est le document d’une page que le recruteur remplit pour chaque candidat : les critères attendus pour le poste, une note de 1 à 5 par critère sur une échelle écrite, les faits observés qui justifient chaque note et une recommandation finale. Elle sert à comparer les candidats sur la même base et à pouvoir expliquer la décision ensuite.
Choisi par plus de 1 000 entreprises pour documenter leurs entretiens
La plupart des entreprises ont une grille d’entretien quelque part, et la plupart des recruteurs la remplissent de mémoire, deux jours plus tard, avec une note et aucun fait.
Vous pouvez télécharger la nôtre ci-dessous en Word, Excel ou PDF et l’utiliser telle quelle pour tous les entretiens d’un même poste.
Le problème n’est pas la grille, c’est la façon dont on s’en sert. Cette page vous donne un modèle qui fonctionne (sept critères, une échelle de 1 à 5 définie noir sur blanc, une colonne pour les faits observés et une recommandation) et vous explique comment le remplir pendant et après l’entretien, pour que le débrief compare des faits plutôt que des impressions. Vous y trouverez aussi un exemple de grille remplie, les erreurs les plus courantes et ce que le RGPD et le Code du travail imposent sur ce que vous écrivez à propos d’un candidat.
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Qu’est-ce qu’une grille d’entretien et pourquoi l’utiliser
Une grille d’entretien (on parle aussi de grille d’évaluation d’entretien ou de fiche d’évaluation candidat) est un tableau qui fixe, avant la rencontre, ce que vous allez évaluer et comment. Chaque ligne est un critère lié au poste ; chaque colonne sert à noter, à consigner les faits observés et à conclure. Sans grille, l’entretien est une conversation dont chacun retient ce qui confirme sa première impression. Avec une grille, trois choses changent.
Les biais reculent : l’effet de halo, la ressemblance avec le recruteur ou l’ordre de passage pèsent moins quand il faut écrire un fait en face de chaque note. Les candidats deviennent comparables : deux personnes reçues par deux managers différents sont évaluées sur les mêmes lignes et la même échelle. Et la décision devient défendable : si un candidat écarté conteste, vous pouvez montrer sur quels éléments objectifs, liés au poste, la décision a été prise, ce que le droit français attend précisément de l’employeur (voir le cadre légal plus bas).
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Télécharger la grille d’entretien d’embauche
Trois formats, un seul contenu. La version Excel calcule la moyenne des notes et vérifie que chaque valeur reste entre 1 et 5 ; les versions Word et PDF servent à adapter les critères à votre poste ou à remplir la grille à la main pendant l’entretien.
Grille d’entretien d’embauche (Word, Excel, PDF)Identité du poste et du candidat, sept critères notés de 1 à 5, une colonne pour les faits observés, l’échelle écrite, une note globale et une recommandation. Sans inscription ni adresse e-mail. Et si vous utilisez Voicit, indiquez-lui votre grille : il la remplit après chaque entretien avec les réponses du candidat, dans ses mots. Voir comment cela fonctionne.
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Les 7 critères à noter, avec l’échelle de 1 à 5
Les critères de la grille doivent venir de la fiche de poste, pas de l’entretien. Nous en proposons sept, qui couvrent la majorité des postes de cadres, de techniciens et de fonctions support ; supprimez ceux qui ne s’appliquent pas et remplacez-les par une compétence propre au métier.
Pour chaque critère, la note se lit sur la même échelle : 1, aucun exemple concret ; 2, un exemple vague où le rôle du candidat reste flou ; 3, une situation précise, ses actions et un résultat ; 4, la même chose plus les arbitrages faits et ce qu’il changerait aujourd’hui ; 5, tout cela avec un impact durable sur l’équipe ou le résultat. Le tableau indique ce que vous cherchez sur chaque ligne et à quoi ressemble un 5.
Compétences techniques du poste
Résolution de problèmes
Communication
Travail en équipe
Adaptabilité
Autonomie et fiabilité
Motivation pour le poste
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Comment remplir la grille pendant et après l’entretien
Cinq moments, cinq gestes. L’essentiel du travail se fait pendant l’entretien, pas après : si vous ne pouvez pas écrire un fait en face d’un critère, vous n’avez pas la note. La recommandation finale doit être un choix (recruter, recruter avec réserve, ne pas recruter) accompagné de la raison principale, et non un résumé du type « bon profil, quelques doutes » qui n’aide personne à décider.
Avant l’entretien
Choisissez les sept critères à partir de la fiche de poste et relisez l’échelle
Ce qui se passe sinon: Des critères définis après coup collent au candidat que vous avez préféré
Pendant l’entretien
Écrivez une ligne de faits par critère : la situation, ce que le candidat a fait, le résultat, dans ses mots
Ce qui se passe sinon: De mémoire, deux jours plus tard, tous les candidats se ressemblent
Juste après, seul
Notez chaque critère en relisant l’échelle, puis rédigez la note globale et la recommandation
Ce qui se passe sinon: Le premier avis exprimé en réunion aligne les notes de tout le monde
Au débrief
Comparez critère par critère, pas recruteur par recruteur ; cherchez les écarts et les faits derrière
Ce qui se passe sinon: Le débrief tourne au concours d’impressions
Après la décision
Classez la grille avec le dossier de candidature et fixez la date de suppression
Ce qui se passe sinon: La grille se perd, ou reste des années dans une boîte mail
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Exemple de grille d’entretien remplie
Voici à quoi ressemble une grille correctement remplie pour un poste de chargé de recrutement, sur trois des sept critères. Ce qui compte n’est pas la note mais la colonne des faits : courte, précise, dans les mots du candidat. Note globale de cet exemple : 3 sur 5. Recommandation : second entretien avec le manager, sous réserve d’éclaircir la motivation pour le poste.
Faits observés« J’ai monté le sourcing LinkedIn de zéro : trois viviers, une quarantaine d’entretiens par mois, délai de recrutement passé de 52 à 31 jours. » Explique pourquoi il a abandonné les jobboards généralistes.
Faits observésRéponses structurées ; un exemple de retour négatif fait à un manager sur une fiche de poste irréaliste. Reste général sur la façon dont le manager a réagi.
Faits observésConnaît l’entreprise dans les grandes lignes ; ne sait pas ce que le poste implique en volume ni en outils. Aucune question posée en fin d’entretien.
Second entretien avec le manager, sous réserve d’éclaircir la motivation pour le poste
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Les erreurs fréquentes avec une grille d’entretien
Mettre 3 ou 4 partout pour ne pas trancher ; remplir la grille plusieurs jours après ; changer les critères d’un candidat à l’autre ; laisser la grille du manager peser plus que celle du reste du jury ; et calculer la note globale comme une moyenne. La note globale est un jugement éclairé par les lignes, pas une formule : un 1 sur un critère indispensable doit pouvoir écarter un candidat par ailleurs solide.
Deux erreurs sont plus graves encore, parce qu’elles engagent l’entreprise : écrire des remarques sur la personne au lieu de faits sur le travail (« semble fatigué », « ne correspond pas à l’esprit de l’équipe ») et noter un critère sans lien avec le poste. La grille est une pièce que le candidat peut demander à lire ; rédigez-la en conséquence.
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Grille d’entretien et entretien structuré : la méthode STAR
Une grille ne vaut que si les questions posées permettent de la remplir. C’est le principe de l’entretien structuré : les mêmes questions, dans le même ordre, pour tous les candidats d’un poste, chacune rattachée à un critère de la grille. La méthode STAR donne la forme des réponses attendues : Situation (le contexte), Tâche (ce qu’on attendait du candidat), Action (ce qu’il a fait, lui, concrètement) et Résultat (ce qui s’est passé, chiffré si possible).
Quand une réponse reste au niveau de la situation ou se raconte au « nous », relancez : « Et vous, qu’avez-vous fait précisément ? ». Les travaux de psychologie du travail convergent depuis longtemps : l’entretien structuré prédit nettement mieux la réussite en poste que l’entretien libre. La grille est simplement l’outil qui rend cette structure tenable sans transformer l’échange en interrogatoire.
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Cadre légal : RGPD, CNIL et Code du travail
Une grille d’entretien contient des données personnelles au sens du RGPD : dès que vous écrivez une note ou un commentaire sur une personne identifiée, ce contenu peut lui être communiqué si elle exerce son droit d’accès. La CNIL recommande de ne pas conserver le dossier d’un candidat non retenu plus de deux ans après le dernier contact, sauf demande de suppression anticipée de sa part ; passé ce délai, la grille doit être supprimée ou anonymisée. Le candidat doit être informé, avant leur mise en œuvre, des méthodes et techniques d’aide au recrutement utilisées à son égard (article L1221-8 du Code du travail), et les informations que vous lui demandez doivent avoir un lien direct et nécessaire avec l’emploi proposé ou l’évaluation de ses aptitudes professionnelles (article L1221-6).
Enfin, l’article L1132-1 interdit d’écarter une candidature en raison notamment de l’origine, du sexe, de l’âge, de la situation de famille, de l’état de santé, du handicap, des convictions religieuses ou de l’apparence physique. En cas de litige, c’est à l’employeur de démontrer que sa décision repose sur des éléments objectifs étrangers à toute discrimination : une grille remplie avec des faits liés au poste est exactement cette démonstration. Si vous enregistrez l’entretien, informez le candidat avant et obtenez son accord ; enregistrer les propos d’autrui à son insu est sanctionné par l’article 226-1 du Code pénal.
Voicit pour les RH
Comment Voicit remplit la grille automatiquement
La colonne des faits observés est celle que les recruteurs sautent le plus souvent, parce qu’elle demande d’écrire pendant qu’on écoute. Voicit enregistre l’entretien (en visio, sans bot visible dans Google Meet, Microsoft Teams ou Zoom, ou en présentiel depuis l’ordinateur), le transcrit et produit un compte rendu structuré selon la grille que vous lui indiquez : pour chaque critère, les réponses du candidat reprises dans ses mots, prêtes à être relues et notées.
Le recruteur garde la note et la décision ; il ne garde plus la prise de notes. Les données sont hébergées sur des serveurs situés dans l’Union européenne, conformément au RGPD, et le service fonctionne en français comme dans six autres langues. Vous pouvez l’essayer gratuitement, sans carte bancaire, depuis la page Voicit pour les ressources humaines.
- Enregistrement sans bot
En visio dans Google Meet, Microsoft Teams ou Zoom, ou en présentiel depuis l’ordinateur.
- Transcription avec les intervenants
En français et dans six autres langues, chaque propos attribué à son auteur.
- Compte rendu selon votre grille
Pour chaque critère, les réponses du candidat dans ses mots ; vous gardez la note et la décision.
FAQ
Questions fréquentes
Qu’est-ce qu’une grille d’évaluation d’entretien ?
C’est le tableau qu’un recruteur remplit pour chaque candidat reçu : les critères attendus pour le poste, une note par critère sur une échelle commune (le plus souvent de 1 à 5), les faits observés qui justifient chaque note et une recommandation finale. Grille d’entretien, grille d’évaluation d’entretien et fiche d’évaluation candidat désignent le même document ; il existe pour que les candidats soient comparés sur la même base et que la décision puisse être expliquée ensuite.
Combien de critères faut-il mettre dans une grille d’entretien ?
Entre cinq et sept, définis avant l’entretien à partir de la fiche de poste : la compétence technique centrale du métier et quelques compétences transversales comme la résolution de problèmes, la communication, le travail en équipe, l’adaptabilité, l’autonomie et la motivation pour le poste. Au-delà de sept, on ne peut plus recueillir un fait par critère en une heure d’entretien ; en dessous de quatre, la grille ne discrimine plus entre les candidats.
Quelle échelle de notation utiliser dans une grille d’entretien ?
Une échelle de 1 à 5 avec une définition écrite de chaque niveau, la même pour tous les recruteurs : 1 aucun exemple concret, 2 exemple vague, 3 situation précise avec actions et résultat, 4 situation précise plus les arbitrages, 5 impact durable démontré. L’important n’est pas le nombre de niveaux mais que tout le monde note contre la même définition : sans cela, un 4 chez un recruteur vaut un 3 chez un autre.
Faut-il montrer la grille d’entretien au candidat ?
Rien ne vous y oblige spontanément, mais le candidat peut demander l’accès aux données personnelles que vous détenez sur lui au titre du RGPD, et les notes et commentaires d’entretien en font partie. Le Code du travail impose par ailleurs de l’informer à l’avance des méthodes d’évaluation utilisées. Le plus simple est d’écrire la grille comme si le candidat allait la lire : des faits sur le travail, pas de remarques sur la personne. C’est aussi une bonne base pour lui faire un retour.
Combien de temps conserver une grille d’entretien ?
La CNIL recommande de ne pas conserver les données d’un candidat non retenu au-delà de deux ans après le dernier contact, sauf si le candidat demande leur suppression plus tôt ; la grille suit le même sort que le CV et la lettre de motivation. Pour un candidat recruté, la grille peut rejoindre le dossier du salarié. Dans tous les cas, fixez la date de suppression au moment du classement et tenez-vous-y, y compris pour les copies dans les boîtes mail.
Peut-on utiliser une grille d’entretien pour un entretien téléphonique ?
Oui, en la réduisant. Un entretien téléphonique de préqualification dure vingt à trente minutes et sert à vérifier trois ou quatre points : l’adéquation au poste, la disponibilité, les prétentions salariales et la motivation. Gardez ces lignes, la même échelle de 1 à 5 et la colonne des faits, et réservez les sept critères complets à l’entretien approfondi. L’essentiel reste identique : les mêmes questions pour tous et un fait écrit en face de chaque note.