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Interviewleitfaden: Vorlage mit Bewertungsbogen (Word, Excel, PDF)
Ein Interviewleitfaden gliedert jedes Vorstellungsgespräch in dieselben Phasen, stellt allen Bewerbern dieselben Fragen und bewertet die Antworten auf derselben Skala. Zusammen mit dem Bewertungsbogen macht er Kandidaten vergleichbar, reduziert Bauchentscheidungen und dokumentiert die Auswahl für den Fall, dass eine Absage später begründet werden muss.
Mehr als 1.000 Unternehmen dokumentieren ihre Interviews mit Voicit
In vielen Unternehmen läuft ein Vorstellungsgespräch so ab: Die Führungskraft hat den Lebenslauf zehn Minuten vorher überflogen, stellt die Fragen, die ihr gerade einfallen, und sagt danach auf dem Flur „passt“ oder „passt nicht“.
Unsere Vorlage enthält den Gesprächsablauf, 20 Fragen zu sieben Kompetenzen und den Bewertungsbogen mit Skala von 1 bis 5, als Word, Excel und PDF.
Zwei Wochen später weiß niemand mehr, warum. Ein Interviewleitfaden legt vor dem ersten Gespräch fest, welche Kompetenzen die Stelle verlangt, welche Fragen dazu gestellt werden und woran eine gute Antwort zu erkennen ist. Auf dieser Seite finden Sie den Aufbau, die Fragen, den Bewertungsbogen und die rechtlichen Punkte, die in Deutschland dazugehören.
01Grundlagen
Was ist ein Interviewleitfaden, und warum strukturierte Interviews
Ein Interviewleitfaden ist ein Gesprächsplan für die Personalauswahl: Er legt Ablauf, Zeitrahmen, Fragen und Bewertungskriterien fest, bevor der erste Bewerber im Raum sitzt. Das Gegenstück ist das freie Gespräch, in dem jeder Interviewer fragt, was ihm einfällt, und am Ende ein Gesamteindruck steht, den niemand mehr nachvollziehen kann. Die Eignungsdiagnostik ist an diesem Punkt seit Jahrzehnten eindeutig: Strukturierte Interviews sagen den späteren Berufserfolg deutlich besser voraus, weil sie drei Fehlerquellen ausschalten. Erstens die fehlende Vergleichbarkeit: Wird Bewerberin A nach einem Konflikt im Team gefragt und Bewerber B nach seinen Hobbys, lassen sich die beiden nicht vergleichen.
Zweitens den Bias: Sympathie, Ähnlichkeit zum Interviewer und der Eindruck der ersten fünf Minuten prägen freie Gespräche stärker, als den meisten bewusst ist; feste Fragen und eine schriftliche Skala messen jede Antwort an derselben Messlatte. Drittens die Rechtsunsicherheit: Nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) muss ein Unternehmen im Streitfall darlegen können, dass es nach sachlichen Kriterien ausgewählt hat. Ein Bewertungsbogen mit konkreten Beobachtungen ist dafür der beste Beleg; ein „hat menschlich nicht gepasst“ ist es nicht. Ein Leitfaden macht das Gespräch nicht steif: Die Fragen sind vorgegeben, die Nachfragen nicht.
02Aufbau
Aufbau des Interviewleitfadens: sieben Phasen in 60 bis 75 Minuten
Ein Erstgespräch dauert in unserer Vorlage 60 bis 75 Minuten. Der größte Block gehört den Kompetenzfragen, weil dort die Informationen entstehen, die Sie später bewerten. Die Zeiten sind Richtwerte; wichtig ist, dass alle Bewerber für dieselbe Stelle denselben Ablauf durchlaufen.
Begrüßung und Rahmen
5 Min.Anspannung nehmen, Ablauf und Dauer erklären; Einwilligung einholen, falls das Gespräch aufgezeichnet wird
Unternehmen und Stelle
5 Min.Aufgabe, Team und Erwartungen in wenigen Sätzen; keine Werbeveranstaltung
Werdegang
10 Min.Lebenslauf entlang der Stationen klären: Wechselgründe, Lücken, tatsächliche Verantwortung
Kompetenzfragen
25 bis 30 Min.Verhaltensbezogene Fragen zu den sieben Kompetenzen; hier entstehen die Belege für den Bewertungsbogen
Fachliche Fragen oder Arbeitsprobe
10 Min.Fachliche Eignung an einer realen Aufgabe aus dem Alltag der Stelle prüfen
Fragen des Bewerbers
5 bis 10 Min.Zeigt, wie sich der Bewerber vorbereitet hat und was ihm wichtig ist
Abschluss und nächste Schritte
5 Min.Zeitplan, weitere Runden, Ansprechpartner; direkt danach den Bewertungsbogen fertigstellen
03Kompetenzen
Die sieben Kompetenzen und die Skala von 1 bis 5
Sieben Kompetenzen sind für ein einzelnes Gespräch die Obergrenze; mehr lässt sich in einer Stunde nicht seriös beobachten. Die Vorlage enthält die sieben, die in den meisten Stellenprofilen vorkommen. Streichen Sie, was für Ihre Position nicht relevant ist, und ersetzen Sie es durch eine fachspezifische Kompetenz; entscheidend ist, dass die Liste vor dem ersten Gespräch feststeht und für alle Bewerber gleich bleibt.
Die Skala von 1 bis 5 ist ausformuliert: 1 bedeutet kein konkretes Beispiel, 3 ein konkretes Beispiel mit Situation, eigenem Handeln und Ergebnis, 5 zusätzlich eine reflektierte Abwägung und eine nachweisbare Wirkung über die Situation hinaus. Die Tabelle zeigt für jede Kompetenz, woran Sie die beiden Enden der Skala erkennen.
Fachliche Eignung
Problemlösung
Kommunikation
Zusammenarbeit
Eigenverantwortung
Lernbereitschaft und Anpassung
Motivation und Passung
04Fragen
20 Fragen an Bewerber, sortiert nach Kompetenz
Alle Fragen sind verhaltensbezogen: Sie fragen nach einer konkreten Situation aus der Vergangenheit, nicht danach, was jemand hypothetisch tun würde. Die Nachfragen sind bei jeder Frage dieselben: Was genau war Ihre Aufgabe? Was haben Sie konkret getan? Was kam dabei heraus? Was würden Sie heute anders machen? In einem Erstgespräch reichen zwei Fragen pro Kompetenz; die dritte ist für die zweite Runde oder für dünne Antworten gedacht.
Fachliche Eignung
3 Fragen- Beschreiben Sie das Projekt aus den letzten zwei Jahren, auf das Sie fachlich am meisten stolz sind. Was war Ihr konkreter Anteil?
- Welche fachliche Entscheidung hat sich im Nachhinein als falsch herausgestellt, und was haben Sie daraufhin geändert?
- Welche Methode oder welches Werkzeug haben Sie zuletzt eingeführt oder abgeschafft, und warum?
Problemlösung
3 Fragen- Erzählen Sie von einem Problem, dessen Ursache zunächst niemand kannte. Wie sind Sie vorgegangen?
- Wann mussten Sie eine Entscheidung treffen, ohne alle Informationen zu haben? Worauf haben Sie sie gestützt?
- Beschreiben Sie eine Situation, in der die naheliegende Lösung die falsche war.
Kommunikation
3 Fragen- Wann mussten Sie ein komplexes Thema jemandem erklären, der fachlich nichts damit zu tun hatte? Wie sind Sie vorgegangen?
- Erzählen Sie von einer Situation, in der Sie eine unangenehme Nachricht überbringen mussten.
- Wann haben Sie einen Kollegen oder Vorgesetzten mit Argumenten überzeugt, der anfangs anderer Meinung war?
Zusammenarbeit
3 Fragen- Beschreiben Sie einen Konflikt mit einem Kollegen. Was war Ihr Anteil daran, und wie wurde er gelöst?
- Wann haben Sie mit einer anderen Abteilung an einem Ziel gearbeitet, das nicht Ihr eigenes war?
- Erzählen Sie von einem Fall, in dem Sie Ihr Wissen an jemanden weitergegeben haben. Was hat sich dadurch verändert?
Eigenverantwortung
3 Fragen- Welcher Fehler in Ihrer Laufbahn hatte die größten Folgen? Was haben Sie danach getan?
- Wann konnten Sie eine Zusage nicht einhalten, und wie sind Sie damit umgegangen?
- Beschreiben Sie eine Aufgabe, die niemand übernehmen wollte und die Sie trotzdem übernommen haben.
Lernbereitschaft und Anpassung
3 Fragen- Was haben Sie in den letzten zwölf Monaten gelernt, das Sie vorher nicht konnten? Wie sind Sie vorgegangen?
- Erzählen Sie von einer Veränderung in Ihrem Team oder Unternehmen, die Sie nicht gut fanden. Wie haben Sie reagiert?
- Wann mussten Sie sich in kurzer Zeit in ein völlig neues Thema einarbeiten?
Motivation und Passung
2 Fragen- Was an dieser Stelle reizt Sie konkret, und was daran wäre für Sie eher Pflicht als Kür?
- Wie sieht eine Arbeitsumgebung aus, in der Sie schlecht arbeiten? Woran haben Sie das gemerkt?
05Bewertung
Bewertungsbogen richtig ausfüllen: während und nach dem Gespräch
Der Bewertungsbogen hat pro Kompetenz drei Spalten: die Bewertung von 1 bis 5, die Beobachtung und die Frage, bei der sie entstanden ist. Die mittlere Spalte entscheidet über die Qualität des ganzen Bogens. Während des Gesprächs notieren Sie ausschließlich Beobachtungen: was der Bewerber gesagt hat, möglichst in seinen Worten, und was er in der Situation getan hat. Eine gute Notiz lautet: „Team von sechs übernommen, zwei Mitarbeiter mit Leistungsproblemen; beide Gespräche in Woche zwei geführt; einer hat sich stabilisiert, einer ist gegangen.“ Eine schlechte Notiz lautet: „Führungsstark.“ Adjektive sind Urteile, keine Belege. Wenn Sie zu einer Kompetenz keine Beobachtung aufschreiben können, haben Sie keine Grundlage für eine Zahl.
Unmittelbar nach dem Gespräch vergeben Sie die Zahlen: Skala lesen, die Stufe suchen, die zu den Beobachtungen passt, eintragen. Erst dann folgt die Gesamteinschätzung mit Stärken, Bedenken, Gesamtbewertung und einer Empfehlung samt der einen ausschlaggebenden Begründung. Die Gesamtbewertung ist kein Durchschnitt der Zeilen; eine 1 bei einer Muss-Kompetenz darf einen sonst starken Bewerber zu Fall bringen. Bei mehreren Interviewern füllt jeder seinen Bogen allein aus, bevor sich das Gremium bespricht. Sonst setzt die erste laute Meinung im Raum den Ton, und die Bögen bilden nicht mehr das Gespräch ab, sondern die Sitzordnung.
06Fehler
Typische Fehler beim Einsatz eines Interviewleitfadens
Die häufigsten Fehler liegen nicht in der Vorlage, sondern in ihrer Anwendung. Der Bogen wird Tage später aus dem Gedächtnis ausgefüllt, und alle Bewerber klingen gleich. Alles bekommt eine 3 oder eine 4, weil sich niemand festlegen will. Die Kriterien werden nach dem Gespräch angepasst, damit der Wunschkandidat gut dasteht. Der Leitfaden wird abgelesen, ohne nachzufragen, und die Antworten bleiben an der Oberfläche.
Die Meinung der Führungskraft wiegt stillschweigend mehr als die des restlichen Gremiums, obwohl alle denselben Bogen haben. Und der Leitfaden wird nie überarbeitet, obwohl sich die Stelle geändert hat. Ein guter Zeitpunkt für die Überprüfung ist jede abgeschlossene Besetzung: Welche Fragen haben nichts gebracht, und welche Kompetenz hat im ersten Jahr tatsächlich den Unterschied gemacht?
07Download
Vorlage herunterladen: Interviewleitfaden mit Bewertungsbogen
Drei Formate, derselbe Inhalt. Word eignet sich, um Kompetenzen und Fragen an Ihre Stelle anzupassen; Excel, um mehrere Bewerber nebeneinander auszuwerten; das PDF ist für den Ausdruck und das handschriftliche Ausfüllen im Gespräch gedacht.
Interviewleitfaden mit Bewertungsbogen (Word, Excel, PDF)Gesprächsablauf in sieben Phasen, 20 Fragen zu sieben Kompetenzen, Bewertungsbogen mit ausformulierter Skala von 1 bis 5, Spalte für Beobachtungen und Gesamteinschätzung mit Empfehlung. Ohne Registrierung, ohne E-Mail-Adresse.
08Recht
Rechtlicher Rahmen in Deutschland: AGG, DSGVO und Aufzeichnung
AGG: Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz verbietet Benachteiligungen wegen der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität. Fragen nach Schwangerschaft oder Kinderwunsch, Familienstand, Religion, Partei- oder Gewerkschaftszugehörigkeit, Herkunft der Eltern oder nach Krankheiten und Behinderungen ohne Bezug zur Tätigkeit gehören deshalb nicht in den Leitfaden. Auf unzulässige Fragen darf ein Bewerber nach ständiger Rechtsprechung wahrheitswidrig antworten, ohne dass ihm daraus ein Nachteil entstehen darf; Fragen nach Gesundheit oder Vorstrafen sind nur zulässig, wenn sie für die konkrete Stelle erheblich sind.
DSGVO und BDSG: Bewerbungsunterlagen und Gesprächsnotizen sind personenbezogene Daten. Ihre Verarbeitung ist für die Entscheidung über die Einstellung zulässig; danach braucht es einen Grund, sie zu behalten. Üblich ist eine Aufbewahrung von bis zu sechs Monaten nach der Absage, weil abgelehnte Bewerber innerhalb von zwei Monaten Ansprüche nach dem AGG geltend machen können. Danach werden Unterlagen und Bögen gelöscht, sofern der Bewerber nicht ausdrücklich in eine längere Speicherung eingewilligt hat, etwa für einen Talentpool. Bewerber haben ein Auskunftsrecht: Schreiben Sie den Bogen so, dass Sie ihn dem Bewerber vorlegen könnten.
Aufzeichnung: Wer ein Vorstellungsgespräch aufnimmt, ob per Diktiergerät, Videokonferenz oder Transkriptionssoftware, braucht die Einwilligung aller Beteiligten; die heimliche Aufnahme des nichtöffentlich gesprochenen Wortes ist nach § 201 StGB strafbar. Fragen Sie zu Beginn ausdrücklich, halten Sie die Zustimmung fest und nennen Sie Zweck und Speicherdauer. Ein Nein muss ohne Nachteil möglich sein; dann protokollieren Sie handschriftlich. Betriebsrat: Besteht ein Betriebsrat, hat er bei Personalfragebögen und allgemeinen Beurteilungsgrundsätzen mitzubestimmen (§ 94 BetrVG). Ein standardisierter Leitfaden mit Bewertungsbogen kann darunterfallen; stimmen Sie die Vorlage vorab ab.
Voicit für HR
Wie Voicit den Bewertungsbogen nach dem Gespräch ausfüllt
Der schwächste Punkt jedes Bewertungsbogens ist die Spalte mit den Beobachtungen, weil niemand gleichzeitig zuhören, nachfragen und wörtlich mitschreiben kann. Genau dort setzt Voicit für HR an.
Die Software zeichnet das Gespräch mit Einwilligung der Beteiligten auf, vor Ort oder in Google Meet, Microsoft Teams und Zoom ohne sichtbaren Bot, transkribiert es auf Deutsch und in sechs weiteren Sprachen und überträgt die Antworten des Bewerbers in die Struktur Ihres Bewertungsbogens, mit den wörtlichen Aussagen als Beleg. Sie lesen den vorausgefüllten Bogen, korrigieren, wo Sie anderer Meinung sind, und vergeben die Zahlen selbst. Die Daten liegen auf Servern in der EU; testen können Sie kostenlos und ohne Kreditkarte.
- Aufnahme ohne Bot
Vor Ort oder in Google Meet, Microsoft Teams und Zoom, mit Einwilligung der Beteiligten.
- Transkript mit Sprechern
Auf Deutsch und in sechs weiteren Sprachen, jede Aussage dem Sprecher zugeordnet.
- Bericht nach Ihrer Vorlage
Der vorausgefüllte Bewertungsbogen mit den wörtlichen Aussagen als Beleg; die Zahlen vergeben Sie.
FAQ
Häufige Fragen
Was gehört in einen Interviewleitfaden?
Fünf Bestandteile: der Gesprächsablauf mit Phasen und Zeitrahmen, die Kompetenzen, die die Stelle verlangt, zu jeder Kompetenz zwei bis drei verhaltensbezogene Fragen mit Nachfragen, eine ausformulierte Bewertungsskala und der Bewertungsbogen mit Spalte für Beobachtungen und Gesamteinschätzung. Dazu ein Hinweis auf unzulässige Fragen.
Wie viele Fragen sollte ein Interviewleitfaden enthalten?
Für ein Erstgespräch von rund einer Stunde reichen zwölf bis fünfzehn Hauptfragen, also zwei pro Kompetenz plus die Fragen zum Werdegang. Die Nachfragen zählen nicht dazu und liefern meist die wichtigsten Informationen. Unsere Vorlage enthält 20 Fragen, damit Sie für die zweite Runde oder für schwache Antworten Reserve haben.
Welche Fragen sind im Vorstellungsgespräch verboten?
Unzulässig sind Fragen, die auf ein im AGG geschütztes Merkmal zielen: Schwangerschaft und Familienplanung, Familienstand, Religion oder Weltanschauung, ethnische Herkunft, sexuelle Identität, Partei- oder Gewerkschaftszugehörigkeit sowie Gesundheit, Behinderung und Vorstrafen, sofern sie für die Stelle nicht erheblich sind. Auf solche Fragen darf ein Bewerber unwahr antworten, ohne dass daraus ein Nachteil folgen darf.
Wie bewerte ich Bewerber objektiv?
Legen Sie die Kriterien vor dem ersten Gespräch fest, stellen Sie allen dieselben Fragen, notieren Sie Beobachtungen statt Urteile und vergeben Sie die Zahlen unmittelbar danach anhand der ausformulierten Skala. Bei mehreren Interviewern bewertet jeder für sich, bevor das Gremium spricht. Ziel ist, dass jede Zahl durch eine Beobachtung belegt ist, die ein Dritter nachvollziehen kann.
Wie lange dürfen Bewerberdaten aufbewahrt werden?
Solange das Auswahlverfahren läuft, und danach in der Regel bis zu sechs Monate nach der Absage, weil abgelehnte Bewerber innerhalb von zwei Monaten Ansprüche nach dem AGG geltend machen können. Anschließend sind Unterlagen, Notizen und Bewertungsbögen zu löschen, es sei denn, der Bewerber hat ausdrücklich in eine längere Speicherung eingewilligt, etwa für einen Talentpool.
Brauche ich für ein Telefoninterview einen eigenen Leitfaden?
Nein, aber eine gekürzte Fassung. Ein Telefoninterview von 20 bis 30 Minuten dient der Vorauswahl: Verfügbarkeit, Gehaltsvorstellung, Wechselmotivation, die zwei oder drei Muss-Kriterien der Stelle und eine einzige Kompetenzfrage. Nehmen Sie diese Punkte aus der Vorlage und bewerten Sie auf derselben Skala, damit die Ergebnisse mit dem persönlichen Gespräch vergleichbar bleiben.