Atualizado: março de 2026 · Por Álvaro Arrescurrenaga, CEO da Voicit
O relatório de recrutamento e seleção é o documento que transforma um processo de contratação em dados acionáveis. Sem ele, todo processo seletivo começa do zero: sem métricas, sem lições aprendidas e sem uma maneira de demonstrar à empresa que a equipe de RH entrega resultados mensuráveis. De acordo com Soluções de Talentos do LinkedInEmpresas que documentam seus processos de seleção reduzem o tempo de contratação em 25% nos ciclos subsequentes.
Trata-se de um documento que compila e analisa dados essenciais de um processo de recrutamento: número de candidatos, fontes de recrutamento, tempo gasto em cada fase, critérios de avaliação, resultados das entrevistas e decisão final. Seu objetivo é mensurar a eficiência do processo, justificar as decisões e gerar lições aprendidas para futuras contratações.
Contente
- Qué es y para qué sirve un informe de…
- 10 KPIs esenciales de reclutamiento y…
- Plantilla de informe de reclutamiento…
- 5 tipos de relatórios de seleção
- Cómo crear el informe paso a paso
- Cómo automatizar informes de reclutam…
- Errores comunes en informes de reclut…
- Perguntas frequentes
- Conclusão
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📋 O que é um relatório de recrutamento e seleção e para que serve?
Um relatório de recrutamento e seleção não é apenas um resumo do processo — é uma ferramenta estratégica que desempenha diversas funções:
- Medindo a eficiência: Quanto tempo levaremos para preencher a vaga? Quantos candidatos precisamos avaliar antes de contratar?
- Otimize o orçamento: Quais fontes de recrutamento geram os melhores candidatos? Estamos investindo nos canais certos?
- Justificativa de decisões: Documentar os motivos pelos quais um candidato foi escolhido em detrimento de outro é essencial para a conformidade e para o alinhamento da equipe.
- Melhorar os processos futuros: Identificar gargalos, fases que levam ao abandono e oportunidades de melhoria.
- Reportar à gerência: Traduzir o trabalho de RH em métricas de negócios que o CEO e o CFO entendam (custo por contratação, tempo de contratação, qualidade da contratação).
Sem relatórios, o departamento de recrutamento opera às cegas. Com eles, torna-se uma área estratégica do negócio, com dados que embasam cada decisão.
📊 10 KPIs essenciais para recrutamento e seleção
Esses são os indicadores que todo relatório de recrutamento deve incluir. Você não precisa de todos eles em todos os relatórios — escolha os mais relevantes com base no contexto:
| KPI | O que ele mede? | Referência média | Por que isso importa |
| Tempo de contratação | Dias entre a publicação e a aceitação da oferta | 36 dias | Um processo demorado resulta na perda de candidatos. |
| Tempo para preencher | Dias entre o pedido de vaga e a data de início. | 42 dias | Meça o impacto total nos negócios. |
| Custo por aluguel | Despesa total (publicidade + ferramentas + tempo de RH) | 4.700€ | Otimizar o orçamento de recrutamento |
| Fonte de candidatos | De onde vêm os candidatos (LinkedIn, InfoJobs, indicações…)? | Varia | Invista nos canais que funcionam. |
| Taxa de conversão por fase | % que passa de cada etapa para a próxima | Varia | Detectar gargalos |
| Taxa de licitação aceita | % de ofertas que o candidato aceita | 85-90% | Se for baixo, reavalie a remuneração ou a imagem da empresa como empregadora. |
| Qualidade da contratação | Desempenho de novos funcionários após 6 a 12 meses | Subjetivo | O indicador-chave de desempenho (KPI) mais importante a longo prazo. |
| taxa de abandono precoce | Percentagem de funcionários que abandonam a empresa antes de 12 meses | 20% | Isso indica erros na seleção ou no processo de integração. |
| Diversidade de candidatos | Distribuição por gênero, idade e origem. | Varia | Conformidade legal + desempenho aprimorado |
| Satisfação do candidato | Pesquisa NPS ou pós-processamento | 40+ NPS | Marca empregadora e reputação |
📄 Modelo de Relatório de Recrutamento e Seleção
Esta es la estructura de un informe de entrevista de selección profesional. Cada sección recoge la información clave que debes documentar tras entrevistar a un candidato:
Puesto: [Título] | Data: [DD/MM/AAAA] | Entrevistador: [Nombre] | Modalidad: [Presencial / Videollamada / Telefónica]
1. Formación
- Titulación principal, centro y año de finalización
- Formación complementaria relevante (másters, certificaciones, cursos especializados)
2. Experiencia laboral
Recorrido profesional en formato storytelling: trayectoria del candidato, progresión, logros destacados y conexión entre experiencias previas y el puesto actual.
3. Motivación por el proyecto
- Qué le atrajo de la empresa y del puesto
- Nivel de conocimiento previo sobre la compañía
- Alineación entre sus valores y la cultura de la empresa
4. Expectativas sobre el puesto
- Qué espera encontrar en el día a día del rol
- Qué tipo de retos busca
- Cómo se ve contribuyendo al equipo
5. Motivos del cambio de trabajo
- Por qué deja (o dejó) su puesto anterior
- Qué echa en falta en su situación actual
- Red flags o señales positivas detectadas
6. Idiomas
- Idioma — Nivel (ej: Inglés C1, Francés B2)
- Si se ha evaluado durante la entrevista: nivel observado vs. declarado
7. Rango salarial
- Expectativa salarial bruta anual del candidato
- Salario actual o último salario (si lo comparte)
- Flexibilidad indicada
8. Disponibilidad
- Movilidad geográfica: [Sí/No — detalles]
- Incorporación: [Inmediata / X semanas / fecha concreta]
- Entrevistas siguientes: [Disponibilidad horaria]
9. Competencias técnicas del puesto
Evaluación de las competencias técnicas específicas requeridas para el rol. Nivel observado en cada una (básico / intermedio / avanzado).
10. Informe de competencias por incidentes críticos
Evaluación de competencias blandas basada en situaciones reales descritas por el candidato durante la entrevista (método STAR: Situación, Tarea, Acción, Resultado). Permite valorar cómo actúa el candidato ante retos concretos, más allá de lo que dice en su CV.
Valoración global
- Resultado: [Apto / No apto / Con reservas]
- Recomendação: [Avanzar a siguiente fase / Descartar / Segunda entrevista]
- Observaciones: [Notas adicionales del entrevistador]
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📂 5 tipos de relatórios de seleção
Nem todos os relatórios são iguais. Dependendo do objetivo, você pode criar diferentes variações:
| Tipo de relatório | Mirar | Público-alvo principal | Freqüência |
| Relatório de processo | Documente uma vaga específica | Gerente de contratação, equipe de RH | Para cada vaga |
| Relatório de KPIs | Medindo o desempenho da equipe de recrutamento | Diretor de RH, CEO | Mensal / trimestral |
| Relato de fontes | Analise o ROI de cada canal de recrutamento. | RH, marketing | Trimestral |
| Relatório de Diversidade | Medindo a inclusão no processo | Gestão, conformidade | Semestral / anual |
| Relatório do Candidato | Avalie um candidato específico | Gerente de contratação | Para cada finalista |
A combinação mais comum é a relatório de processo (por vaga) + o Relatório de KPIs (mensal ou trimestral para a equipe).
🔧 Como criar o relatório passo a passo
Etapa 1: Defina as métricas antes de abrir a vaga.
Não espere até o final do processo para pensar no que medir. Antes de publicar a oferta, decida: quais KPIs você acompanhará, quais ferramentas usará para coletar dados e quem será o responsável por documentar cada fase.
Etapa 2: Registre os dados em cada etapa do funil.
A cada vez que um candidato avança (ou é rejeitado), registre a data, o motivo, quem tomou a decisão e a fonte do candidato. Se você usa um ATS (Greenhouse, Lever, Teamtailor), isso deve ser automático. Caso contrário, uma planilha com essas colunas funcionará.
Etapa 3: Documente as entrevistas detalhadamente
A seção de avaliação do candidato é a parte mais valiosa do relatório — e a que consome mais tempo. É aqui que a IA faz a diferença: em vez de tomar notas manualmente e escrever relatórios de 45 minutos, ferramentas como Voz Eles geram automaticamente o relatório a partir da gravação da entrevista em 2 a 5 minutos.
Etapa 4: Analise o funil e identifique os gargalos.
Analise as taxas de conversão entre as etapas. Se você receber 200 candidaturas, mas apenas 5 chegarem à fase de entrevista, o problema pode estar na descrição da vaga ou nos critérios de seleção. Se 10 receberem uma oferta, mas apenas 5 aceitarem, revise a remuneração ou a imagem da empresa como empregadora.
Etapa 5: Redija as conclusões e as lições aprendidas.
O relatório não estaria completo sem uma seção de "lições aprendidas". Qual canal funcionou melhor? O perfil que buscávamos era realista? Houve alguma fase que gerou muita desistência? Essas lições são o que tornam cada processo melhor que o anterior.
🤖 Como automatizar relatórios de recrutamento com IA
A parte mais tediosa de um relatório de seleção é documentar as entrevistas: transcrever anotações, redigir avaliações e descrever os pontos fortes e fracos de cada candidato. A IA pode automatizar 80% desse trabalho.
- Transcrição automática: O sistema grava a entrevista e a IA gera a transcrição completa com a identificação do falante.
- Relatórios de entrevistas: Com base na transcrição, a IA extrai as competências avaliadas, as principais respostas, os pontos fortes e as áreas que precisam ser aprimoradas.
- Comparação de candidatos: Com relatórios padronizados, comparar 10 candidatos leva minutos em vez de horas.
- Integração com o ATS: Os relatórios gerados podem ser exportados diretamente para o sistema de acompanhamento de candidatos.
Fato verídico: Equipes que automatizam a documentação de entrevistas com IA relatam um 70% menos tempo administrativo e uma melhoria significativa na consistência dos relatórios — todos os candidatos foram avaliados com o mesmo nível de detalhe.
⚠️ Erros comuns em relatórios de recrutamento
- Não faça a documentação até que o processo esteja concluído. Se você esperar até o final do processo de seleção para escrever o relatório, perderá a maioria dos detalhes. Documente em tempo real.
- Use descrições vagas. "Boa atitude" ou "bom perfil" não acrescentam nada. Use fatos concretos: "3 anos de experiência gerenciando equipes de 10 pessoas no setor varejista."
- Meça apenas o tempo de contratação. A velocidade importa, mas a qualidade do processo de contratação importa ainda mais. Um processo rápido que resulta em rotatividade após seis meses é mais caro do que um processo lento que seja bem-sucedido.
- Não analisar as fontes de recrutamento. Se você não sabe quais canais atraem os melhores candidatos, está desperdiçando dinheiro com aqueles que não funcionam.
- Escreva relatórios que ninguém lê. Um relatório de 20 páginas é inútil se o gerente de contratação não o abrir. Priorize um resumo executivo de uma página com os dados principais e deixe os detalhes para quem precisar deles.
❓ Perguntas Frequentes
¿Qué debe incluir un informe de selección de personal?
Un informe de selección completo incluye: datos del proceso (puesto, fechas, responsables), métricas del funnel (candidatos por fase, tasas de conversión), evaluación individual de cada candidato finalista (competencias, fortalezas, áreas de mejora), análisis de fuentes de reclutamiento, decisión final con justificación, y aprendizajes para futuros procesos.
¿Cómo hacer un informe de entrevista de selección?
Para crear un informe de entrevista: (1) documenta las respuestas del candidato durante la entrevista, (2) evalúa cada competencia con una escala de 1-5, (3) incluye evidencias concretas (citas textuales), (4) añade tu valoración global y recomendación. Herramientas como Voicit automatizan este proceso generando el informe con IA a partir de la grabación.
¿Qué KPIs son esenciales en un informe de reclutamiento?
Los 5 KPIs imprescindibles son: time-to-hire (días desde apertura hasta contratación), coste por contratación, tasa de conversión del funnel (% de candidatos que pasan cada fase), calidad de la fuente (qué canal aporta mejores candidatos) y ratio de aceptación de ofertas. Estos datos permiten optimizar procesos futuros.
¿Se puede automatizar la creación de informes de selección?
Sí. Herramientas de IA como Voicit graban la entrevista (presencial u online), la transcriben y generan automáticamente un informe estructurado con secciones personalizables: formación, experiencia, motivación, competencias, rango salarial y disponibilidad. Reduce el tiempo de documentación de 30 minutos a 2 minutos por candidato.
¿Cuál es la diferencia entre informe de reclutamiento e informe de entrevista?
El informe de reclutamiento documenta todo el proceso de selección (métricas, fuentes, costes, decisiones). El informe de entrevista es individual: documenta la evaluación de un candidato concreto tras la entrevista. Ambos son complementarios — el informe de entrevista alimenta el informe de reclutamiento global.
✅ Conclusão
O relatório de recrutamento e seleção é o que diferencia uma equipe de RH que opera por intuição de uma que opera com base em dados. Os KPIs não mentem: Empresas que documentam e analisam seus processos de seleção contratam mais rapidamente, a um custo menor e com melhor qualidade..
Você não precisa de um relatório perfeito — precisa de um relatório consistente. Comece com o modelo deste artigo, meça os 4 a 5 KPIs mais relevantes para sua equipe e automatize a documentação das entrevistas com ferramentas de IA como [nome da ferramenta/método]. VozEm 3 meses, você terá dados suficientes para tomar decisões estratégicas sobre seu processo de seleção.
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