Vas a grabar una entrevista de selección por videollamada. O quizá una reunión con un cliente. Sabes que la grabación de entrevistas debe cumplir el RGPD, pero no tienes claro qué pasos concretos dar: ¿basta con avisar al inicio de la llamada? ¿Qué pasa con los datos que procesa la plataforma? ¿Y si usas una herramienta de IA para transcribir?
La realidad es que la mayoría de profesionales de RRHH y consultores graban entrevistas —telefónicas, online o presenciales— sin tener del todo claro si lo están haciendo bien desde el punto de vista legal. Y no es por falta de voluntad: es que el RGPD puede resultar confuso cuando intervienen varias herramientas y proveedores.
Esta guía te explica, paso a paso, cómo cumplir la normativa de protección de datos al grabar entrevistas y reuniones. Veremos cómo funcionan las grabaciones en Teams, Google Meet y Zoom, qué obligaciones tienes como empresa y cómo herramientas como Voicit simplifican el cumplimiento con funcionalidades diseñadas específicamente para ello.
¿Cómo cumplir el RGPD al grabar entrevistas? Debes informar al participante antes de grabar (qué datos recoges, para qué y quién los trata), obtener su consentimiento expreso, definir un plazo de conservación, garantizar sus derechos y firmar un contrato de encargado del tratamiento con tu proveedor tecnológico (Art. 28 RGPD).
Contenido de esta guía
- Qué dice el RGPD sobre la grabación de entrevistas y reuniones
- Responsable vs. encargado del tratamiento
- Cómo graba Microsoft Teams y qué implica para el RGPD
- Cómo graba Google Meet y qué implica para el RGPD
- Cómo graba Zoom y qué implica para el RGPD
- Cómo grabar entrevistas telefónicas cumpliendo el RGPD
- Cómo grabar entrevistas presenciales cumpliendo el RGPD
- El problema: las plataformas graban, pero no gestionan tus obligaciones
- Cómo Voicit te ayuda a cumplir el RGPD
- Qué comunicar al candidato: las dos capas de información
- Checklist de cumplimiento RGPD para grabación de entrevistas
- Preguntas frecuentes
📜 Qué dice el RGPD sobre la grabación de entrevistas y reuniones
El Reglamento General de Protección de Datos (UE 2016/679) no prohíbe grabar entrevistas ni reuniones. Lo que exige es que el tratamiento de datos personales —y una grabación de voz o vídeo lo es— se haga cumpliendo una serie de principios y obligaciones.
Los artículos clave que afectan a la grabación de entrevistas son:
- Art. 6 — Base legal del tratamiento: necesitas una base legítima para grabar. En entrevistas de selección, lo habitual es el consentimiento expreso del candidato. En reuniones internas, puede ser el interés legítimo de la empresa.
- Art. 13 — Deber de información: antes de grabar, debes informar al participante de forma clara sobre qué datos recoges, para qué, quién los trata, durante cuánto tiempo y cuáles son sus derechos.
- Art. 28 — Encargado del tratamiento: si usas un proveedor tecnológico (como Voicit, Zoom o cualquier herramienta de transcripción), necesitas un contrato que regule cómo ese proveedor trata los datos.
- Art. 17 — Derecho de supresión: el candidato puede solicitar que elimines sus datos en cualquier momento, y debes poder hacerlo.
- Art. 44-49 — Transferencias internacionales: si los datos salen del Espacio Económico Europeo, necesitas garantías adicionales (cláusulas contractuales tipo, decisión de adecuación, etc.).
🔑 Responsable vs. encargado del tratamiento: quién asume cada obligación
Este es el punto que más confusión genera. Cuando una consultora de selección usa Voicit (o cualquier herramienta) para grabar y procesar entrevistas, hay dos figuras jurídicas en juego:
- La empresa (responsable del tratamiento): es quien decide por qué y para qué se tratan los datos del candidato. La obligación de informar al candidato (Art. 13) recae sobre la empresa, no sobre la herramienta.
- Voicit (encargado del tratamiento): ejecuta el procesamiento por cuenta de la empresa. No decide sobre los datos, los trata según las instrucciones del responsable.
¿Qué significa esto en la práctica?
Lo que la empresa sí tiene que comunicar al candidato es: qué datos se recogen, para qué, quién los trata, a quién se comunican, cuánto tiempo se conservan y cuáles son sus derechos. Eso incluye mencionar que se usa un encargado del tratamiento (Voicit) y que los datos pueden pasar por sub-encargados.
Lo que no es responsabilidad de la empresa es detallar cómo funciona internamente Voicit, qué cifrado usa exactamente o cómo gestiona sus servidores. Eso es documentación que Voicit proporciona a través de dos vías: la política de privacidad pública y un contrato de encargado del tratamiento conforme al Art. 28 RGPD.
📹 Cómo graba Microsoft Teams y qué implica para el RGPD
Microsoft Teams permite grabar reuniones y videollamadas, pero la funcionalidad tiene condiciones que afectan directamente al cumplimiento del RGPD:
Cómo funciona la grabación
- Solo pueden iniciar la grabación los organizadores y usuarios con licencias de pago (Business Basic o superior).
- Todos los participantes reciben un aviso automático de que la reunión se está grabando.
- Las grabaciones se almacenan en OneDrive o SharePoint, vinculadas al tenant de Microsoft 365.
- Los clientes con EU Data Boundary pueden mantener los datos dentro de la Unión Europea.
Limitaciones desde el punto de vista RGPD
- El aviso de grabación de Teams es genérico: no detalla finalidad, plazo de conservación ni derechos del participante. No sustituye al deber de información del Art. 13.
- No ofrece eliminación automática programable: tú decides cuándo borrar, pero Teams no lo automatiza.
- Si usas la transcripción automática de Teams (Copilot), introduces un sub-encargado adicional (Microsoft AI) que debes documentar.
Para una guía paso a paso de cómo grabar en Teams, consulta nuestra guía completa de grabación en Microsoft Teams.
📹 Cómo graba Google Meet y qué implica para el RGPD
Cómo funciona la grabación
- Disponible solo en planes de pago de Google Workspace (Business Standard o superior).
- La grabación se guarda en Google Drive del organizador, en una carpeta «Meet Recordings».
- Google notifica a todos los participantes que la reunión se está grabando.
- Google Cloud cumple con el EU-US Data Privacy Framework para transferencias internacionales.
Limitaciones desde el punto de vista RGPD
- El aviso de grabación es genérico, sin información sobre finalidad, base legal ni derechos del interesado.
- No existe una funcionalidad nativa de retención automática con eliminación programada.
- La transcripción automática de Google Meet procesa datos en servidores que pueden estar fuera de Europa (aunque Google ofrece compromisos contractuales vía DPA).
Consulta nuestra guía de grabación en Google Meet para el proceso paso a paso.
📹 Cómo graba Zoom y qué implica para el RGPD
Cómo funciona la grabación
- Zoom permite grabar tanto en local (disco del ordenador) como en la nube (planes de pago).
- Si grabas en la nube, los datos se almacenan en centros de datos que puedes seleccionar (incluidos centros europeos, disponibles en planes Business+).
- Zoom muestra un aviso visual y sonoro a todos los participantes cuando se inicia la grabación.
Limitaciones desde el punto de vista RGPD
- La selección de data center europeo solo está disponible en planes Business y superiores. En planes Pro, los datos pueden procesarse en EE.UU.
- El aviso automático de Zoom tampoco cumple con el Art. 13 del RGPD: no informa sobre la finalidad, el plazo de conservación ni los derechos del interesado.
- Si usas Zoom AI Companion para transcripción o resúmenes, los datos pasan por modelos de IA de terceros que debes identificar como sub-encargados.
Nuestra guía de grabación en Zoom detalla el proceso completo.
📞 Cómo grabar entrevistas telefónicas cumpliendo el RGPD
Las entrevistas telefónicas son el primer filtro en muchos procesos de selección. Y aunque parezcan más informales que una videollamada, las obligaciones RGPD son exactamente las mismas: informar, obtener consentimiento y controlar el tratamiento de datos.
Qué tener en cuenta al grabar una llamada
- El consentimiento debe ser previo: antes de activar la grabación, informa al candidato de que vas a grabar, para qué y cómo se tratarán sus datos. En una llamada, lo más práctico es hacerlo verbalmente al inicio.
- El consentimiento verbal es válido siempre que quede registrado. Si grabas la llamada, la propia grabación actúa como prueba del consentimiento (el candidato dice «sí, de acuerdo»).
- Cuidado con las apps de grabación del móvil: las grabadoras nativas de Samsung, Xiaomi o la app de teléfono de Google graban en local, pero no te ayudan con la gestión RGPD (retención, eliminación, documentación).
- Si usas una app de terceros para grabar (como Voicit, Cube ACR u otras), esa app es un sub-encargado del tratamiento que debes documentar.
Diferencia clave frente a las videollamadas
En una videollamada por Teams o Meet, la plataforma al menos muestra un aviso visual de grabación. En una llamada telefónica no existe ese aviso automático: depende íntegramente de ti informar al candidato antes de pulsar «grabar».
Consulta nuestras guías paso a paso para grabar llamadas en iPhone y Android, o la comparativa de apps para grabar llamadas.
🎙️ Cómo grabar entrevistas presenciales cumpliendo el RGPD
Las entrevistas cara a cara —en la oficina de la consultora, en la sede del cliente o en un espacio compartido— son las que más confianza generan, pero también las que menos protocolizadas están en cuanto a grabación. Y el RGPD no distingue: si grabas, tienes que cumplir.
Opciones de grabación y sus implicaciones
- Grabadora física o micrófono: dispositivos como la grabadora de Voicit (39,90 €) o un micrófono USB conectado al portátil. Los datos se procesan después en la nube, lo que implica una transferencia de datos que debe estar cubierta por el contrato Art. 28.
- App en el móvil: puedes usar la app de Voicit directamente desde tu smartphone. La grabación se sube y procesa en servidores europeos.
- Portátil abierto durante la entrevista: si grabas desde el navegador o una app de escritorio, funciona igual que una reunión online pero sin cámara. Las mismas obligaciones aplican.
Protocolo recomendado para presenciales
- Envía el aviso legal con la convocatoria (por email o mensaje), para que el candidato lo lea antes de acudir.
- Al inicio de la entrevista, confirma verbalmente: «Como te informamos, vamos a grabar la conversación para [finalidad]. ¿Estás de acuerdo?».
- Si el candidato rechaza: procede con toma de notas manual. Sin penalización.
- Activa la grabación solo después de obtener el consentimiento.
Para una guía completa con casos de uso, consulta nuestro artículo sobre cómo grabar reuniones presenciales con IA.
⚠️ El problema: las plataformas graban, pero no gestionan tus obligaciones RGPD
El patrón se repite en las tres plataformas:
| Aspecto RGPD | Teams | Meet | Zoom |
| Aviso de grabación | Genérico (sin Art. 13) | Genérico (sin Art. 13) | Genérico (sin Art. 13) |
| Eliminación automática programable | No nativa | No nativa | No nativa |
| Datos solo en Europa | Con EU Data Boundary | Vía DPA contractual | Solo Business+ |
| Contrato Art. 28 específico | DPA genérico Microsoft | DPA genérico Google | DPA genérico Zoom |
| Gestión de consentimiento candidato | No incluida | No incluida | No incluida |
Y en el caso de las entrevistas telefónicas y presenciales, la situación es aún más crítica: no existe ningún aviso automático de ninguna plataforma. Todo el peso del cumplimiento recae en el entrevistador.
En resumen: Teams, Meet y Zoom te permiten grabar, pero la responsabilidad de cumplir el RGPD sigue siendo tuya. Ninguna de estas plataformas gestiona el consentimiento informado, programa la eliminación automática de datos ni te ayuda con el deber de información al candidato.
Y esto se complica aún más cuando introduces herramientas de transcripción con IA de terceros (bots que se conectan a la llamada, apps externas que procesan el audio…), porque cada una de ellas es un sub-encargado adicional que debes documentar y controlar.
✅ Cómo Voicit te ayuda a cumplir el RGPD
Voicit es una herramienta española de inteligencia artificial diseñada para grabar y analizar entrevistas de selección y reuniones profesionales. A diferencia de las plataformas genéricas de videollamada, Voicit incorpora funcionalidades específicas para facilitar el cumplimiento del RGPD:
1. Eliminación automática de datos con plazo configurable
Con Voicit, tú decides cuánto tiempo se conservan los datos del candidato. Puedes configurar un plazo de retención (por ejemplo, 6 meses, 1 año o 2 años) y, una vez transcurrido, los datos se eliminan automáticamente sin que tengas que acordarte ni hacerlo manualmente.
Esto resuelve directamente dos obligaciones del RGPD:
- Principio de limitación del plazo de conservación (Art. 5.1.e): los datos no se almacenan más tiempo del necesario.
- Derecho de supresión (Art. 17): facilita el cumplimiento al eliminar los datos de forma proactiva.
2. Los datos no salen de la zona europea
Voicit procesa y almacena los datos dentro de servidores ubicados en el Espacio Económico Europeo. Esto elimina la necesidad de gestionar transferencias internacionales de datos (Arts. 44-49 RGPD), que requieren cláusulas contractuales tipo u otros mecanismos legales complicados.
Para consultoras de selección que manejan datos sensibles de candidatos, esto supone una simplificación enorme frente a herramientas con servidores en Estados Unidos.
3. Contrato de encargado del tratamiento (Art. 28)
Voicit ofrece un contrato formal de encargado del tratamiento conforme al Art. 28 del RGPD, donde se detalla:
- Qué datos se tratan y con qué finalidad
- Las medidas de seguridad técnicas y organizativas aplicadas
- La identificación de sub-encargados
- El compromiso de no utilizar los datos para fines propios
- El compromiso de que los datos no se usan para entrenar modelos de IA
📋 Qué comunicar al candidato: las dos capas de información
El Art. 13 del RGPD exige informar al candidato antes de iniciar la grabación. Para hacerlo de forma práctica, recomendamos un sistema de dos capas:
Capa 1: Aviso breve antes del consentimiento
Es lo que el candidato necesita saber legalmente antes de dar su consentimiento. Debe ser claro, conciso y cubrir los puntos esenciales. Aquí tienes una plantilla que puedes adaptar a tu consultora:
📄 Plantilla de aviso al candidato
Para ofrecerte la mejor experiencia durante tu entrevista, en [NOMBRE DE TU EMPRESA] utilizamos tecnología que nos permite grabar y/o transcribir la conversación (telefónica, presencial o por videollamada) y procesar la información recogida utilizando la herramienta VOICIT (Voicit Technologies S.L.).
Información básica sobre Protección de Datos:
- Finalidad: Optimizar nuestros procesos de selección y asegurar una recogida de información precisa, permitiendo al consultor centrarse en la conversación contigo.
- Datos tratados: Grabación de la entrevista y datos del currículum, si se facilita.
- Procesamiento: Los datos recogidos se analizan con asistencia de inteligencia artificial para facilitar la labor de evaluación. Todos los resultados son revisados por nuestro equipo humano antes de cualquier toma de decisión.
- Base legal: Tu consentimiento expreso e inequívoco (RGPD UE 2016/679 y LOPDGDD 3/2018). Es totalmente voluntario. Si no lo autorizas, la entrevista se realizará con toma de notas manual y tu candidatura no se verá afectada.
- Destinatarios: [TU EMPRESA] (responsable), Voicit Technologies S.L. (encargado del tratamiento) y sus proveedores tecnológicos. La empresa contratante recibe únicamente el informe elaborado por el consultor, nunca la grabación. Los datos no son utilizados para entrenamiento de inteligencia artificial.
- Conservación: Los datos se conservarán durante un máximo de [PLAZO, ej: 2 años] desde la finalización del proceso de selección. Transcurrido este plazo, se solicitará tu consentimiento para mantenerlos. Sin respuesta o con negativa, serán eliminados.
- Responsable: [TU EMPRESA] — [EMAIL DE CONTACTO]
- Tus derechos: Acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación, portabilidad y a no ser objeto de decisiones automatizadas, escribiendo a [EMAIL]. También puedes reclamar ante la AEPD (www.aepd.es).
Capa 2: Preguntas frecuentes del candidato (opcional pero recomendable)
Un documento de FAQs al que el candidato pueda acceder si quiere profundizar. Puedes enlazarlo al final del aviso o tenerlo disponible en tu web. Estas son las preguntas más habituales:
¿Por qué se graba y/o transcribe la entrevista?
Se graba el audio y/o transcribe la entrevista para aprovechar al máximo el tiempo de la entrevista prestando el 100% de la atención a la persona entrevistada, evitando la distracción de tomar notas manualmente. Esto permite profundizar en su perfil profesional y acceder a la información en cualquier momento.
¿Qué es Voicit?
Voicit Technologies S.L. es una solución española de inteligencia artificial diseñada para facilitar la labor del consultor durante los procesos de selección. Permite procesar la información recogida y analizarla con asistencia de IA para ofrecer información de forma ágil y estructurada. Todos los resultados son contrastados por el equipo humano antes de cualquier toma de decisión.
¿Cómo se usan mis datos?
Los datos se tratan en estricto cumplimiento del RGPD y son utilizados exclusivamente para la elaboración de informes profesionales sobre tu candidatura. No se comparten con terceros ajenos al proceso de selección ni son utilizados para entrenamiento de inteligencia artificial.
¿Quién tiene acceso a la grabación?
La grabación es propiedad exclusiva de la consultora de selección. Únicamente tiene acceso el equipo de la consultora y, para su procesamiento técnico, Voicit Technologies S.L. como encargado del tratamiento. Ni la empresa contratante ni terceros tienen acceso a la grabación.
¿El cliente final escucha la voz de la persona entrevistada?
No. El cliente recibe un informe detallado y profesional elaborado por la consultora. La grabación se emplea únicamente como apoyo para redactar dicho informe con exactitud, a fin de presentar la candidatura de la forma más fiel y profesional posible.
Si no autorizo la grabación, ¿se perjudica mi candidatura?
No. El consentimiento para grabar es libre y voluntario. Si no se autoriza, se procede a tomar notas manuales. La valoración técnica y personal de la candidatura permanece inalterada.
✅ Checklist de cumplimiento RGPD para grabación de entrevistas
Antes de grabar tu próxima entrevista o reunión, asegúrate de que cumples estos cinco pasos:
- Informar antes de grabar: comunica al candidato qué datos recoges, para qué, quién los trata, durante cuánto tiempo y cuáles son sus derechos. Hazlo antes de iniciar la grabación, no durante.
- Obtener consentimiento expreso: puede ser verbal (quedando registrado en la propia grabación) o por escrito. Siempre ofrece la alternativa de toma de notas manual sin penalización.
- Firmar contrato Art. 28 con tu proveedor: si usas Voicit, Teams, Zoom o cualquier herramienta, necesitas un contrato de encargado del tratamiento que documente las obligaciones de cada parte.
- Configurar la retención de datos: define cuánto tiempo se conservan las grabaciones y transcripciones. Con Voicit, puedes configurar la eliminación automática al plazo que necesites.
- Garantizar los derechos del candidato: ten un proceso claro para atender solicitudes de acceso, rectificación, supresión y portabilidad. El plazo legal para responder es de 30 días.
❓ Preguntas frecuentes sobre RGPD y grabación de entrevistas
¿Puedo grabar una entrevista de trabajo sin consentimiento del candidato?
En España, la grabación de entrevistas de selección requiere consentimiento expreso del candidato (Art. 6.1.a RGPD). Sin consentimiento, la grabación puede considerarse ilícita. La única excepción sería un interés legítimo prevalente del responsable, pero en contextos de selección de personal el consentimiento es la base legal más segura y recomendada.
¿Basta con el aviso automático de Teams, Meet o Zoom para cumplir el RGPD?
No. El aviso genérico de estas plataformas («esta reunión se está grabando») no cumple con el Art. 13 del RGPD, que exige informar sobre la finalidad del tratamiento, la base legal, los destinatarios, el plazo de conservación y los derechos del interesado. Necesitas proporcionar esa información por separado.
¿Cuánto tiempo puedo conservar la grabación de una entrevista?
El RGPD no establece un plazo concreto, pero exige que los datos se conserven solo durante el tiempo necesario para la finalidad para la que fueron recogidos. En procesos de selección, lo habitual es entre 6 meses y 2 años. Con Voicit puedes configurar la eliminación automática al plazo que definas.
¿Necesito un contrato especial para usar herramientas de transcripción con IA?
Sí. Cualquier herramienta que procese datos personales por tu cuenta es un encargado del tratamiento y requiere un contrato conforme al Art. 28 del RGPD. Esto incluye herramientas de transcripción, resumen por IA y análisis de entrevistas. Voicit proporciona este contrato de forma estándar a todas las empresas que lo solicitan.
¿Qué pasa si los datos de la grabación se procesan fuera de Europa?
Las transferencias internacionales de datos requieren garantías adicionales según los Arts. 44-49 del RGPD: cláusulas contractuales tipo, decisión de adecuación de la Comisión Europea o normas corporativas vinculantes. Voicit elimina esta complejidad al procesar y almacenar los datos exclusivamente dentro del Espacio Económico Europeo.
¿Puedo usar la grabación de la entrevista para entrenar una IA?
No sin consentimiento específico para esa finalidad. El RGPD exige que los datos se usen exclusivamente para la finalidad informada al interesado. Si recogiste el consentimiento para «gestión del proceso de selección», no puedes usar esos datos para entrenar modelos de IA. Voicit no utiliza los datos de sus clientes para entrenamiento de inteligencia artificial.
Graba entrevistas cumpliendo el RGPD, sin complicaciones
Eliminación automática, datos en Europa y contrato Art. 28 incluido. Prueba Voicit gratis durante 7 días.
Si quieres profundizar en cómo Voicit gestiona la privacidad y la ética en el uso de IA para RRHH, te recomendamos nuestra guía de ética en tecnología para RRHH. Y si te interesa cómo automatizar la generación de informes de entrevistas, consulta nuestra guía de informes de entrevistas con IA.
También puedes explorar nuestras guías de grabación por plataforma: Teams, Google Meet, Zoom y reuniones presenciales.
CEO y cofundador de Voicit. Ayudamos a consultoras de selección y equipos de RRHH a grabar, transcribir y analizar entrevistas con IA, cumpliendo el RGPD desde el diseño.