Convochi una riunione di un’ora, arrivano sei persone e dopo dieci minuti qualcuno chiede perché siete lì. Si parla un po’ di tutto, il tema importante slitta in fondo, il tempo finisce e la riunione si chiude con un «ne riparliamo alla prossima». Una settimana dopo nessuno ricorda cosa si era deciso, perché in realtà non si era deciso niente.
Quasi sempre il problema nasce prima della riunione: manca un ordine del giorno. In Voicit vediamo ogni settimana riunioni di team, comitati di direzione e società di consulenza, in presenza, in videochiamata e al telefono, e quelle che funzionano hanno una cosa in comune: tutti sapevano in anticipo di cosa si sarebbe parlato, in che ordine e cosa bisognava decidere. In questa guida trovi cos’è l’ordine del giorno di una riunione, i sette elementi che deve contenere, come scriverlo passo dopo passo, esempi per ogni tipo di riunione e un modello in Word e PDF. Lo scarichi senza registrarti, che tu usi Voicit o no.
Cos’è l’ordine del giorno di una riunione? È l’elenco degli argomenti da trattare in una riunione, nell’ordine in cui verranno affrontati, che si invia ai partecipanti prima dell’inizio. Un buon ordine del giorno indica, per ogni punto, cosa ci si aspetta (informare, discutere o decidere), chi lo presenta e quanto tempo ha a disposizione. Si chiama anche agenda della riunione.
Cosa trovi in questa guida
- Cos’è l’ordine del giorno e a cosa serve
- Cosa deve contenere: i 7 elementi
- Modello di ordine del giorno in Word e PDF
- Esempi per tipo di riunione
- Come scrivere un ordine del giorno passo dopo passo
- 5 errori comuni quando lo prepari
- Assemblee e condomini: quando è obbligatorio
- Dall’ordine del giorno al verbale
- Domande frequenti
Cos’è l’ordine del giorno e a cosa serve
L’ordine del giorno è il copione di una riunione. Raccoglie gli argomenti da trattare, messi in fila secondo la priorità con cui verranno affrontati, e si condivide con i partecipanti prima della riunione perché arrivino preparati. In azienda si chiama spesso anche agenda; nelle assemblee dei soci, nelle associazioni e nei condomini fa parte dell’avviso di convocazione e ha conseguenze legali.
In breve: l’ordine del giorno serve a quattro cose. Che ogni partecipante sappia perché è stato convocato e cosa deve preparare. Che la riunione si concentri su ciò che è importante e non su ciò che è urgente. Che il tempo venga diviso prima di cominciare e non man mano che si esaurisce. E che, alla fine, il verbale abbia una struttura chiara: una sezione per ogni punto trattato.
La differenza si vede subito. Una riunione senza ordine del giorno dipende da chi parla di più; una riunione con l’ordine del giorno dipende da ciò che c’è da risolvere. E quando qualcuno tira fuori un argomento non previsto, l’ordine del giorno offre una via d’uscita elegante: «lo mettiamo in agenda per la prossima volta».
Ordine del giorno, convocazione, verbale e minuta: non sono la stessa cosa
| Documento | Quando si prepara | Cosa contiene |
| Convocazione | Prima della riunione | Chi convoca, data, ora, luogo o link e, nelle assemblee formali, l’ordine del giorno |
| Ordine del giorno | Prima della riunione | I punti da trattare, in ordine, ciascuno con obiettivo, responsabile e tempo |
| verbale | Dopo la riunione | Quanto discusso su ogni punto, le delibere, le votazioni e i compiti con responsabile e scadenza |
| Minuta | Dopo la riunione | Una sintesi operativa di decisioni e punti aperti, più breve e senza valore formale |
I quattro documenti sono tasselli della stessa riunione: la convocazione la annuncia, l’ordine del giorno la organizza e il verbale o la minuta registrano ciò che è successo. Se ti interessa la parte che viene dopo, trovi un modello di verbale di riunione e una guida alla verbale di riunione, con modello pronto all'uso con esempi compilati.
Cosa deve contenere un ordine del giorno: i 7 elementi
Non serve un documento lungo. Un ordine del giorno utile sta in mezza pagina, ma non può lasciare fuori nessuno di questi sette elementi.
Dettagli della riunione
Titolo, data, ora di inizio e di fine, e luogo o link della videochiamata. L’ora di fine è quella che si dimentica più spesso ed è quella che aiuta di più a rispettare i tempi.
Obiettivo della riunione
Una frase che dica cosa deve essere cambiato quando la riunione finisce: «approvare il forecast del trimestre», «scegliere il fornitore», «chiudere il calendario del progetto».
Partecipanti e ruoli
Chi è convocato, chi modera e chi verbalizza. Tenere separati questi due ruoli evita che chi guida la riunione debba anche scrivere nello stesso momento.
Punti da trattare, in ordine
Ogni punto con un titolo concreto che inizi con un verbo: «Decidere come assegnare i nuovi clienti» dice molto più di «Clienti».
Tipo, responsabile e tempo di ogni punto
Se il punto serve a informare, a discutere o a decidere; chi lo presenta e quanti minuti ha. La somma dei tempi deve stare nella durata della riunione.
Documenti da leggere prima
Ciò che va letto in anticipo: il report, la proposta, il preventivo. Se lo alleghi all’ordine del giorno, la riunione non si perde a spiegare quello che era già scritto.
Varie ed eventuali e chiusura
Uno spazio finale per ciò che non era previsto e qualche minuto per ripassare decisioni, responsabili e scadenze, e fissare la prossima riunione se serve.
Modello di ordine del giorno di una riunione (Word e PDF)
In breve: questo è un esempio di ordine del giorno completo, compilato per la riunione mensile di 60 minuti di un team commerciale. Qui sotto puoi scaricare lo stesso modello in Word o in PDF, vuoto e pronto da adattare alla tua riunione. Senza registrazione.
Presenta: responsabile commerciale. Stato dei compiti rimasti aperti il mese scorso.
Presenta: controllo di gestione. Leggete prima il report dei risultati in allegato.
Presenta: responsabile commerciale. Si approva la proposta allegata o la si corregge prima di chiudere il punto.
Presenta: tutto il team. Criterio proposto: settore di ogni cliente e carico di lavoro attuale di ogni commerciale.
Presenta: marketing. Si raccolgono idee; la decisione finale si prende nella riunione di dicembre.
Presenta: chi modera. Prima di chiudere si rileggono le decisioni, ognuna con responsabile e scadenza.
Il modello contiene i sette elementi, una tabella dei punti con tipo, responsabile e minuti, e una seconda pagina con gli esempi di questa guida, da cui copiare quello più simile alla tua riunione.
Come adattarlo alla tua riunione
- Per prima cosa, cambia l’obiettivo. Se non riesci a scriverlo in una frase, non è ancora il momento di inviare la convocazione.
- Togli punti, non aggiungerne. In un’ora ci stanno da tre a sei punti; se sono di più, gli ultimi si trattano di corsa o non si trattano affatto.
- Metti all’inizio ciò che va deciso. All’inizio c’è più attenzione e più tempo; i punti informativi possono andare in fondo o essere risolti per iscritto.
Esempi di ordine del giorno per tipo di riunione
La struttura dei sette elementi va bene per qualsiasi riunione, ma i punti cambiano in base a chi si riunisce e perché. Questi sono i cinque casi più comuni, pronti da copiare.
Riunione settimanale di team (30 minuti)
Una riunione breve di aggiornamento, senza presentazioni. Ciò che conta è uscirne con priorità chiare e senza blocchi.
- Attività della settimana scorsa: cosa è stato chiuso e cosa no (5 min).
- Priorità di questa settimana, persona per persona (10 min).
- Blocchi e chi aiuta a risolverli (10 min).
- Comunicazioni, varie ed eventuali (5 min).
Comitato di direzione (90 minuti)
Qui si decide, quindi ogni punto decisionale ha bisogno della sua proposta in allegato e di qualcuno che la sostenga.
- Approvazione del verbale della riunione precedente.
- Indicatori del mese: vendite, liquidità, personale e clienti.
- Decisioni in sospeso, con la proposta inviata in anticipo.
- Rischi e stato dei progetti strategici.
- Varie ed eventuali.
Riunione con un cliente (45 minuti)
Conviene condividere l’ordine del giorno con il cliente prima della riunione e chiedergli se vuole aggiungere qualcosa: arriva con i suoi temi e non ci sono sorprese.
- Obiettivo della riunione e presentazione dei partecipanti.
- Stato del progetto o del servizio dall’ultima riunione.
- Temi proposti dal cliente.
- Eventuali modifiche di perimetro, tempi o budget.
- Prossimi passi e responsabile di ogni parte.
Riunione di avvio di un progetto (60 minuti)
La prima riunione di un progetto, il kick-off, fissa le regole per tutto il resto. È quella che beneficia di più di un ordine del giorno dettagliato.
- Contesto e obiettivo del progetto.
- Perimetro: cosa è incluso e cosa resta fuori.
- Team, ruoli e canali di comunicazione.
- Calendario e milestone principali.
- Rischi noti e come verranno monitorati.
- Prossimi passi e data della riunione successiva.
Assemblea dei soci, di associazione o di condominio
Nelle riunioni formali l’ordine del giorno dell’assemblea fa parte dell’avviso di convocazione e stabilisce cosa si può votare. Per questo va scritto con più cura: ogni argomento su cui si dovrà deliberare deve comparire in modo chiaro e specifico.
- Nomina di presidente e segretario, verifica dei presenti e delle deleghe.
- Lettura e approvazione del verbale della seduta precedente, se previsto.
- Approvazione del bilancio o del rendiconto dell’esercizio.
- Ogni argomento su cui si vota, in un punto a sé e formulato in modo specifico.
- Varie ed eventuali.
Come scrivere un ordine del giorno passo dopo passo
Preparare un buon ordine del giorno richiede circa un quarto d’ora. Questi sei passaggi fanno la differenza tra una riunione produttiva e una lunga chiacchierata.
Definisci l’obiettivo in una frase
Scrivi cosa deve essere risolto alla fine. Se ti servono due frasi, forse sono due riunioni diverse, oppure una delle due può diventare una mail.
Raccogli gli argomenti entro una scadenza
Chiedi ai partecipanti di proporre i punti entro un momento preciso, per esempio 48 ore prima. Quello che arriva dopo passa alla riunione successiva.
Ordina per importanza, non per ordine di arrivo
I punti decisionali vanno all’inizio, quando l’attenzione è più alta. Quelli informativi, alla fine o per iscritto. Raggruppa i temi collegati per non saltare dall’uno all’altro.
Assegna a ogni punto un tipo, un responsabile e un tempo
Informare, discutere o decidere; chi lo presenta e quanti minuti ha. Somma i tempi e lascia cinque o dieci minuti di margine per la chiusura.
Allega i documenti e invialo in anticipo
Per una riunione interna bastano tra 24 e 48 ore di anticipo. Nelle assemblee valgono i termini fissati dalla legge e dallo statuto.
Usalo durante la riunione e trasformalo in verbale
Chi modera segue l’ordine e controlla il tempo; chi verbalizza annota, punto per punto, ciò che si decide. Così il verbale ha già la sua struttura prima ancora di scriverlo.
5 errori comuni nel preparare l’ordine del giorno
- Troppi punti. Dieci argomenti in un’ora significano sei minuti ciascuno. Meglio pochi punti trattati bene e il resto per iscritto.
- Punti senza verbo. «Budget» non dice se bisogna approvarlo, rivederlo o solo prenderne visione. «Approvare il budget di marketing» sì.
- Inviarlo quando si entra in sala. Un ordine del giorno che nessuno ha visto prima non serve a prepararsi; serve solo a leggerlo ad alta voce.
- Un punto «Varie» che finisce per occupare tutto. Se una cosa conta, merita un punto tutto suo. Le varie ed eventuali sono per le questioni brevi.
- Non rispettare i tempi. Se un punto si allunga, decidi sul momento: lo si chiude, se ne accorcia un altro o lo si rinvia. Quello che non va bene è lasciare l’ultimo senza trattarlo.
Ordine del giorno nelle assemblee: quando è obbligatorio
In una riunione interna l’ordine del giorno è una buona pratica. Nelle assemblee di una società o di un condominio è un requisito, e un errore nell’ordine del giorno può compromettere la validità delle delibere.
- Società per azioni. L’avviso di convocazione deve indicare giorno, ora, luogo e l’elenco delle materie da trattare (art. 2366 c.c.). Va pubblicato in Gazzetta Ufficiale o in un quotidiano indicato nello statuto almeno quindici giorni prima; se la società non fa ricorso al mercato del capitale di rischio, lo statuto può ammettere un avviso ai soci con prova di ricevimento almeno otto giorni prima.
- Si vota solo ciò che è all’ordine del giorno. L’assemblea non può deliberare su argomenti non indicati nell’avviso, salvo eccezioni di legge come la delibera sulla responsabilità degli amministratori, ammessa durante la discussione del bilancio per fatti di quell’esercizio (art. 2393 c.c.). Per altri temi serve l’assemblea totalitaria: tutto il capitale rappresentato e la maggioranza di amministratori e sindaci presente, ma ognuno può opporsi a discutere argomenti su cui non si ritiene sufficientemente informato (art. 2366, quarto comma).
- Società a responsabilità limitata. L’atto costitutivo stabilisce come convocare l’assemblea dei soci, purché garantisca una tempestiva informazione sugli argomenti da trattare; se non prevede nulla, si convoca con raccomandata spedita ai soci almeno otto giorni prima (art. 2479-bis c.c.).
- Condominio. L’avviso di convocazione deve contenere la specifica indicazione dell’ordine del giorno, il luogo e l’ora, e va comunicato almeno cinque giorni prima della prima convocazione con raccomandata, PEC, fax o consegna a mano (art. 66 disp. att. c.c.). Se la convocazione è omessa, tardiva o incompleta, la delibera è annullabile su istanza degli assenti o dei dissenzienti (art. 1137 c.c.).
Questa sezione è orientativa e non sostituisce una consulenza legale. Nelle associazioni, nelle fondazioni e nelle cooperative contano anche lo statuto e gli eventuali regolamenti: rileggili prima di convocare.
Dall’ordine del giorno al verbale: come chiudere il cerchio
L’ordine del giorno e il verbale sono lo stesso documento in due momenti diversi. Prima della riunione ogni punto è una domanda aperta; dopo, ogni punto deve avere la sua risposta: cosa si è discusso, cosa si è deciso e chi fa cosa entro quando. Se il verbale segue la stessa numerazione dell’ordine del giorno, chiunque può verificare in un minuto cosa è stato risolto e cosa è rimasto in sospeso.
Il problema è che chi verbalizza non può partecipare davvero mentre scrive. Per questo sempre più team registrano la riunione e lasciano che il verbale venga redatto dopo. Con Voicit puoi registrare le riunioni in presenza dallo smartphone o con Voicit Go, le riunioni online con l’estensione di Chrome per Meet, Teams e Zoom, e anche le telefonate. L’IA trascrive la conversazione e redige il verbale con il tuo modello: se crei un modello con i punti del tuo ordine del giorno, il verbale esce ordinato allo stesso modo, con decisioni, responsabili e scadenze per ogni punto. Se vuoi approfondire, trovi una guida per registrare le riunioni in presenza e generare i verbali con l’IA e un confronto tra le app per registrare e trascrivere riunioni.
Perché il verbale si scriva da solo, punto per punto
Voicit registra la tua riunione, la trascrive e redige il verbale seguendo il tuo ordine del giorno. A te restano la conversazione e le decisioni.
Domande frequenti sull’ordine del giorno
Ordine del giorno e agenda della riunione sono la stessa cosa?
In pratica sì. Entrambi i termini indicano l’elenco degli argomenti da trattare e il loro ordine. «Ordine del giorno» è il termine usato nelle assemblee, nei condomini e nei documenti formali; «agenda» è più diffuso nelle riunioni aziendali, anche per influenza dell’inglese. Ciò che conta non è il nome, ma che ogni punto abbia obiettivo, responsabile e tempo.
Con quanto anticipo va inviato l’ordine del giorno?
Per una riunione interna, tra 24 e 48 ore prima, insieme ai documenti da leggere. Nelle assemblee decide la legge: nella S.p.A. almeno quindici giorni prima (otto se lo statuto ammette l’avviso ai soci con prova di ricevimento), nella S.r.l. otto giorni con raccomandata se l’atto costitutivo non dice altro, e nel condominio almeno cinque giorni prima.
Si può cambiare l’ordine del giorno durante la riunione?
In una riunione interna sì: si può cambiare l’ordine o rinviare un punto se i presenti sono d’accordo, ed è bene annotarlo nel verbale. In un’assemblea formale i punti si possono trattare in un ordine diverso, ma non si possono votare argomenti che non erano nell’avviso di convocazione, salvo le eccezioni di legge o un’assemblea totalitaria.
Cosa significa «varie ed eventuali»?
È l’ultimo punto dell’ordine del giorno, uno spazio aperto in cui i partecipanti possono fare comunicazioni, richieste o domande su questioni non previste. Serve per argomenti brevi; nelle assemblee formali, sotto questa voce non si possono adottare delibere su argomenti che non erano indicati nell’avviso di convocazione.
Quanti punti deve avere un ordine del giorno?
Dipende dalla durata, ma come riferimento da tre a sei punti per una riunione di un’ora. Un punto decisionale richiede tra dieci e quindici minuti; uno informativo, cinque. Se i punti sono di più, manda quelli informativi per iscritto o convoca una seconda riunione.
Dove posso scaricare un modello di ordine del giorno in Word?
In questa stessa guida, nella sezione del modello: c’è un pulsante per scaricarlo in Word (.docx) e uno in PDF. Contiene i sette elementi, la tabella dei punti con tipo, responsabile e tempo, e gli esempi per tipo di riunione. Non serve registrarsi.
Riepilogo operativo
Se da questa guida ti porti via solo tre idee:
- Un obiettivo, pochi punti e un verbo in ognuno. L’ordine del giorno non è un elenco di argomenti: è un elenco di cose da comunicare, discutere o decidere.
- Tempo e responsabile per ogni punto, e invio in anticipo. Con i documenti allegati, la riunione serve a decidere e non a spiegare.
- Il verbale segue la stessa struttura. Una sezione per punto, con decisioni, responsabili e scadenze. Scarica il modello di ordine del giorno e usalo nella tua prossima riunione.
