Surts de la reunió, arribes a la teva taula, obris el mail, i t'adones que ningú va prendre notes. O pitjor: tres persones van prendre notes diferents i l'endemà discutiu sobre què es va acordar. L'acta de reunió existeix exactament per evitar-ho, però la majoria d'equips segueixen sense tenir un model clar i reutilitzable.
A Voicit parlem cada setmana amb consultores, equips comercials i comitès de direcció que perden hores redactant actes a mà —o que directament no les redacten. Aquesta guia et dóna un model d'acta de reunió provat, a més de com automatitzar la generació amb IA perquè l'acta es redacti sola en menys de 5 minuts. Funciona per a reunions presencials, online (Meet/Teams/Zoom) i telefòniques.
Què és una acta de reunió? És un document formal que recull per escrit allò tractat, decidit i acordat en una reunió, juntament amb la llista d'assistents, l'ordre del dia i les accions assignades amb responsables i terminis. Serveix com a evidència documental i, en el cas de juntes formals, com a instrument amb validesa jurídica.
El que trobaràs en aquesta guia
Què és una acta i per a què serveix realment
Una acta de reunió és molt més que un resum del que s'ha parlat. És la prova documental que una reunió va passar, qui va participar, què es va decidir i quins compromisos es van assumir. A l'àmbit empresarial compleix quatre funcions que cap altre document substitueix:
- Evidència legal i societària. A juntes de socis, consells d'administració i comitès regulats, l'acta té valor probatori. Sense acta vàlida, les decisions es poden impugnar.
- Memòria organitzativa. Quan algú deixa l?empresa, l?acta queda. És l'única manera fiable de saber per què es va prendre una decisió fa dos anys.
- Accountability. Assignar accions amb responsable i data a l'acta converteix una conversa en un compromís mesurable.
- Eficiència entre reunions. Començar la reunió següent revisant l'acta anterior redueix el temps de coordinació a la meitat.
Lerror freqüent: confondre lacta amb notes personals. Les notes són per a un mateix. L'acta és un document compartit, estructurat i aprovat pels assistents.
Els 7 elements imprescindibles d‟un model d‟acta de reunió
Independentment del tipus de reunió, qualsevol model d'acta vàlid ha de contenir aquests set elements. Si te'n falta algun, l'acta perd valor documental i pot ser qüestionada.
Capçalera completa
Tipus de reunió (ordinària, extraordinària, comercial, tècnica), data i hora exactes d'inici, lloc (sala física o plataforma en línia), nom del convocant i, si escau, número d'ordre de l'acta dins el llibre d'actes.
Llista d'assistents
Nom complet, càrrec i rol a la reunió de cada participant. Diferència entre assistents presencials, en línia i telefònics. Indica també absents amb causa justificada i, en juntes formals, el quòrum aconseguit.
Ordre del dia (agenda)
Els punts a tractar enviats prèviament amb la convocatòria. És important que l'acta reflecteixi fidelment aquest ordre i que qualsevol punt afegit a la pròpia reunió es marqui expressament com a «punt fora de l'ordre del dia».
Desenvolupament de la reunió
Resum estructurat del que s'ha discutit a cada punt de l'ordre del dia. Recull posicions rellevants, dades presentades i debats importants —sense transcriure literalment, però amb prou detall perquè algú que no hi va assistir entengui el context de les decisions.
Acords i decisions preses
Aquesta és la secció més important. Llista numerada de cada decisió adoptada amb la redacció literal. Si hi va haver votació, indica el resultat (a favor/en contra/abstencions). Si la decisió va requerir majoria especial, deixa-ho constar.
Accions, responsables i terminis
Taula amb les tasques concretes que es deriven de la reunió: què cal fer, qui n'és responsable i quan ha d'estar acabat. Sense aquesta secció, l'acta només és històric; amb ella, es converteix en eina de seguiment.
Tancament i signatura
Hora de finalització, data de la propera reunió si està acordada, i signatura de qui redacta l'acta (secretari o notari intern) i de qui la valida (president o director). En reunions informals són suficients inicials digitals; en juntes formals, signatura manuscrita o electrònica reconeguda.
Models d'acta segons el tipus de reunió
El model base dels 7 elements és el mateix, però segons el tipus de reunió hi ha matisos que cal adaptar. Aquests són els cinc tipus més habituals i quines peculiaritats tenen cadascun.
Reunió directiva / Comitè executiu
- L'acta porta un número correlatiu dins del llibre d'actes anual.
- Les decisions estratègiques (pressupostos, inversions, contractacions sènior) es redacten literalment, no es parafrasegen.
- S'inclou una secció específica de riscos identificats si la decisió els comporta.
- Signatura habitual: CEO + secretari del comitè.
Reunió d'equip / Operativa setmanal
- Format més lleuger (pot ser minutes en comptes d'acta formal).
- Estructura típica: revisió de la setmana anterior, prioritats de la següent, bloquejos.
- L'important és la taula d'accions amb responsables –la resta pot ser sintètica.
- Sense signatura necessària, només cal que el mànager confirmi l'acta després de la reunió.
Reunió amb client
- L'acta és la base del seguiment del projecte i, si escau, de la facturació.
- Heu de quedar constància de qualsevol canvi d'abast acordat a la reunió.
- S'envia per email a tots els assistents a les 24 hores següents per a validació.
- Qualsevol acord verbal que no quedi a l'acta no existeix a efectes contractuals —insistir-hi.
Junta general / Assemblea
- L'acta té validesa jurídica i ha de complir requisits del Reglament del Registre Mercantil.
- Quòrum: hi ha de constar el percentatge de capital o vots representats.
- Cada acord ha d'anar amb la seva votació específica (a favor/en contra/abstencions/nuls).
- Signatura del president i secretari, i sincorpora al llibre dactes oficial.
- Termini legal per a aprovació de l'acta: els 15 dies següents a la celebració (LSC art. 202).
Comitè tècnic / Reunió de projecte
- Èmfasi en decisions tècniques i trade-offs avaluats (important per a arquitectura).
- Incloure links a documentació tècnica rellevant (RFCs, ADRs, especificacions).
- Estat de bloquejos tècnics i dependències entre equips.
- Versió lleugera, sense signatura —però arxivada al repo del projecte.
5 errors comuns en redactar una acta
Després de revisar milers d'actes amb consultores i departaments interns, aquestes són les fallades que més es repeteixen —i que invaliden el document o el tornen inútil:
- Redactar l'acta dies després. El detall es perd. El correcte és enviar-la a les 24 hores següents a la reunió. Si t'emportes més parts de memòria, no d'evidència.
- Confondre lacta amb una transcripció. No copiïs paraula per paraula tot el que hem dit. Resumeix el que és rellevant, decisions literals sí, debats no.
- Acords sense responsable ni data. «Cal millorar la web» no és un acord, és un desig. «Maria llança la nova home abans del 30 de maig» sí que ho és.
- No diferenciar opinions de decisions. El que cadascú pensa va al desenvolupament. El que es decideix va a la secció d'acords. Barrejar-les confon el lector futur.
- No enviar lacta a tots els assistents per a validació. Sense validació, l'acta només és el punt de vista de qui la va redactar. Amb validació, és un document aprovat i vinculant.
Com automatitzar l'acta de reunió amb IA (pas a pas)
Redactar una acta a mà es porta entre 30 i 60 minuts per reunió. Amb IA ben aplicada, es redueix a 5 minuts de revisió. Aquest és el flux que recomanem als equips amb què treballem:
Enregistra la reunió amb consentiment
Abans de començar, anuncia que s'enregistrarà per generar l'acta i obté consentiment exprés dels assistents (RGPD). En reunions en línia n'hi ha prou d'activar l'enregistrament de la plataforma; en presencials, una eina com Voicit grava localment des del portàtil.
Deixa que la IA transcrigui i estructuri
Una IA especialitzada en reunions (no un model genèric) transcriu l'àudio i detecta automàticament: ordre del dia, assistents que van parlar, acords verbals i accions assignades. En espanyol, Voicit ho fa en menys de 5 minuts després de finalitzar la reunió.
Revisa l'esborrany de l'acta
La IA genera un primer esborrany amb els 7 elements emplenats. El teu treball és revisar acords, ajustar redaccions literals si cal i completar allò que la IA no hagi detectat bé (per exemple, votacions específiques o riscos).
Envia als assistents per a validació
L'acta validada per IA+ revisada per humà s'envia a les 24 hores posteriors. Cada assistent confirma que la seva intervenció i els acords estan ben recollits. Un cop aprovada, queda com a document oficial.
Arxiva al repositori comú
Totes les actes en una carpeta compartida (Drive, SharePoint, Notion) amb nomenclatura consistent: AAAA-MM-DD_TipoReunion_Tema.docx. Això permet cercar qualsevol decisió passada en segons.
Genereu l'acta de la vostra reunió en menys de 5 minuts
Voicit enregistra la reunió, transcriu en espanyol i t'entrega l'acta estructurada amb assistents, acords i accions assignades. Llista per enviar.
Acta vs minutes vs resum: diferències clau
Aquests tres termes es confonen constantment. Tots tres recullen el que ha passat en una reunió, però tenen formalitat, validesa i ús totalment diferents. Escollir malament el format fa que un document no serveixi per allò que necessites.
La regla general:
- Acta quan hi hagi implicació legal, jurídica o societària (juntes, consells, contractes).
- Minutes per a reunions internes amb seguiment estructurat (operatives, comitès tècnics).
- Resum per a reunions curtes i diàries (standups, status setmanals).
Acta de reunió i validesa legal: allò que has de saber
No totes les actes tenen validesa jurídica, però algunes sí —i convé saber distingir-les.
Quan l'acta té validesa legal a Espanya
- Juntes generals de socis i consells d'administració: regulades per la Llei de societats de capital (LSC). Termini daprovació: 15 dies després de la junta. Inscripció al llibre oficial d'actes.
- Comitès d'empresa i reunions sindicals: regulades per lEstatut dels Treballadors. Validesa per a impugnacions laborals.
- Reunions de comunitats de propietaris: regulades per la Llei de propietat horitzontal. Termini dimpugnació dacords: 1 any.
- Actes notarials: aixecades per notari, tenen valor probatori ple. Es fan servir en juntes conflictives o d'alt valor.
RGPD aplicat a les actes de reunió
Quan una acta conté dades personals (noms, opinions, decisions sobre persones), aplica RGPD. El més important:
- Conservació: les actes amb valor jurídic han de conservar-se el temps legalment exigit (normalment 6 anys a Espanya, segons LGT).
- Accés: els assistents tenen dret a accedir a l'acta on apareixen. Altres empleats, no.
- Enregistraments: si la reunió s'enregistra per generar l'acta, cal eliminar l'àudio quan l'acta estigui validada (llevat que es conservi per motius justificats).
- Consentiment: obligatori per gravar àudio o vídeo, no per prendre notes escrites.
Preguntes freqüents sobre el model d'acta de reunió
Qui ha de redactar lacta de reunió?
En reunions formals (juntes, consells), l'acta la redacta el secretari designat o un notari. En reunions informals (equip, operatives), se sol encarregar el convocant o qui lideri la reunió. Si la reunió s'enregistra, la IA pot generar el primer esborrany i la persona designada només revisa.
En què es diferencia una acta formal d‟una informal?
L'acta formal té validesa jurídica, s'inscriu al llibre d'actes oficial, se signa per president i secretari, i compleix requisits legals específics (LSC per a societats, ETT per a comitès). L'acta informal és un document intern amb funció de memòria i seguiment, sense requisits legals, però sí amb els 7 elements bàsics perquè sigui útil.
És obligatori aixecar acta en una reunió?
Només en reunions regulades per llei (juntes de socis, consells dadministració, assemblees, comitès dempresa, comunitats de propietaris). A la resta, no és obligatori però sí molt recomanable: sense acta no hi ha accountability ni memòria del decidit.
Quina validesa té una acta signada electrònicament?
La signatura electrònica reconeguda (eIDAS) té la mateixa validesa que la signatura manuscrita a Espanya i la UE. Per a actes de juntes formals, convé fer servir signatura electrònica qualificada. Per a actes internes, n'hi ha prou amb signatura electrònica avançada o fins i tot confirmació per email del president.
Puc enregistrar la reunió per generar l'acta?
Sí, sempre que demaneu el consentiment exprés dels assistents abans d'iniciar l'enregistrament, expliqueu per què s'usarà i quant es conservarà l'àudio, i respecteu el dret a l'esborrat sota RGPD. És una pràctica habitual i legal en reunions presencials, en línia i telefòniques.
Què faig si un assistent no està dacord amb lacta?
L'assistent pot sol·licitar correccions per correu electrònic després de rebre l'esborrany. Si el desacord és el que va dir, s'ajusta. Si és sobre acords presos, es torna a debatre a la següent reunió i es fa constar a l'acta corresponent. Per a acords formals amb votació, l‟acta reflecteix el resultat real de la votació, encara que algun assistent discrepi.
Quant de temps cal conservar una acta de reunió?
Per a actes amb valor jurídic (juntes, consells), 6 anys mínim segons la Llei General Tributària, encara que en societats és habitual conservar-les indefinidament com a part del llibre dactes. Per a actes internes, el que és recomanat és conservar almenys durant tota la vida del projecte o relació amb el client.
Resum accionable
Si només us porteu tres idees d'aquesta guia:
- Tot model d´acta de reunió vàlid té 7 elements (encapçalament, assistents, ordre del dia, desenvolupament, acords, accions i tancament). Si te'n falta algun, l'acta perd valor.
- L'acta no és transcripció: resumeix allò discutit però recull literalment els acords. I sempre amb responsables i terminis en les accions —sense això, només és històric inútil.
- Automatitza la redacció amb IA i enfoca't a revisar. Passar de 60 minuts a 5 minuts per acta allibera temps per allò important: prendre millors decisions a la reunió, no documentar-les a posteriori. Voicit fa exactament això.
