Surts de la reunió, arribes a la teva taula, obres el correu i t'adones que ningú no ha pres notes. O pitjor: tres persones han pres notes diferents i l'endemà discutiu sobre què es va acordar. L'acta de reunió existeix exactament per evitar això, però la majoria d'equips continua sense tenir un model clar i reutilitzable.
A Voicit parlem cada setmana amb consultores, equips comercials i comitès de direcció que perden hores redactant actes a mà, o que directament no les redacten. Aquesta guia et dona un Model d'acta de reunió provat, a més d'explicar-te com automatitzar-ne la redacció amb IA perquè l'acta s'escrigui sola en menys de 5 minuts. Funciona per a reunions presencials, en línia (Meet/Teams/Zoom) i telefòniques.
Què és una acta de reunió? És un document formal que recull per escrit el que s'ha tractat, decidit i acordat en una reunió, juntament amb la llista d'assistents, l'ordre del dia i les accions assignades amb responsables i terminis. Serveix com a evidència documental i, en el cas de juntes formals, com a instrument amb validesa jurídica.
El que trobaràs en aquesta guia
- Què és una acta i per a què serveix realment
- Els 7 elements imprescindibles
- Models segons el tipus de reunió
- Com redactar una acta de reunió pas a pas
- 5 errors habituals en redactar una acta
- Com automatitzar l'acta amb IA pas a pas
- Acta vs minuta vs resum: diferències clau
- Validesa legal de l'acta de reunió
- Preguntes freqüents
Què és una acta i per a què serveix realment
En resum: una acta de reunió és el document que recull de manera ordenada el que s'ha tractat i el que s'ha acordat: assistents, temes, decisions i tasques amb responsable i termini. Serveix com a constància del que es va acordar i com a referència per al seguiment posterior.
Una acta de reunió és molt més que un resum del que s'ha parlat. És la prova documental que una reunió va tenir lloc, qui hi va participar, què s'hi va decidir i quins compromisos es van assumir. En l'àmbit empresarial compleix quatre funcions que cap altre document no substitueix:
- Evidència legal i societària. En juntes de socis, consells d'administració i comitès regulats, l'acta té valor probatori. Sense una acta vàlida, les decisions es poden impugnar.
- Memòria organitzativa. Quan algú deixa l'empresa, l'acta hi queda. És l'única manera fiable de saber per què es va prendre una decisió fa dos anys.
- Rendició de comptes. Assignar accions amb responsable i data a l'acta converteix una conversa en un compromís mesurable.
- Eficiència entre reunions. Començar la reunió següent revisant l'acta anterior redueix a la meitat el temps de coordinació.
L'error freqüent: confondre l'acta amb les notes personals. Les notes són per a un mateix. L'acta és un document compartit, estructurat i aprovat pels assistents.
I si la plantilla te la creés la IA?
Si ja tens un model d'acta que et funciona, puja'l com a referència i genera la teva plantilla d'acta a mida amb IA sense tocar ni una sola secció.
Els 7 elements imprescindibles d'un model d'acta de reunió
En resum: un model d'acta de reunió complet inclou set elements: encapçalament (data, hora i lloc), assistents i absents, ordre del dia, desenvolupament de cada punt, acords adoptats, tasques amb responsable i data, i tancament amb la propera convocatòria.
Independentment del tipus de reunió, tot model d'acta vàlid ha de contenir aquests set elements. Si te'n falta algun, l'acta perd valor documental i pot ser qüestionada.
Encapçalament complet
Tipus de reunió (ordinària, extraordinària, comercial, tècnica), data i hora exactes d'inici, lloc (sala física o plataforma en línia), nom de qui convoca i, si escau, número d'ordre de l'acta dins del llibre d'actes.
Llista d'assistents
Nom complet, càrrec i rol a la reunió de cada participant. Diferencia entre assistents presencials, en línia i telefònics. Indica també els absents amb causa justificada i, en juntes formals, el quòrum assolit.
Ordre del dia (agenda)
Els punts a tractar enviats prèviament amb la convocatòria. És important que l'acta reflecteixi fidelment aquest ordre i que qualsevol punt afegit durant la mateixa reunió es marqui expressament com a «punt fora de l'ordre del dia».
Desenvolupament de la reunió
Resum estructurat del que s'ha discutit en cada punt de l'ordre del dia. Recull les posicions rellevants, les dades presentades i els debats importants, sense transcriure literalment, però amb prou detall perquè algú que no hi va assistir entengui el context de les decisions.
Acords i decisions preses
Aquesta és la secció més important. Llista numerada de cada decisió adoptada amb la seva redacció literal. Si hi va haver votació, indica el resultat (a favor / en contra / abstencions). Si la decisió va requerir una majoria especial, fes-ho constar.
Accions, responsables i terminis
Taula amb les tasques concretes que es deriven de la reunió: què cal fer, qui n'és el responsable i quan ha d'estar acabat. Sense aquesta secció, l'acta és només un històric; amb ella, es converteix en una eina de seguiment.
Tancament i signatura
Hora de finalització, data de la propera reunió si s'ha acordat, i signatura de qui redacta l'acta (secretari o notari intern) i de qui la valida (president o director). En reunions informals n'hi ha prou amb inicials digitals; en juntes formals, signatura manuscrita o electrònica reconeguda.
Anatomia d'una acta de reunió: els 7 elements imprescindibles
Estructura estàndard que serveix per a qualsevol tipus de reunió
Tipus de reunió, data, hora, lloc, qui convoca
Nom, càrrec i rol de cada participant (presencial/en línia)
Punts a tractar enviats prèviament amb la convocatòria
Resum del que s'ha discutit en cada punt de l'ordre del dia
Decisions preses, votacions i majories (numerades)
Qui fa què, amb un termini concret
Hora de finalització, data de la propera reunió, signatures
Model descarregable
Descarrega el model d'acta de reunió en Word o en PDF. Amb els set elements de dalt ja maquetats: encapçalament, assistents i quòrum, ordre del dia, desenvolupament, acords amb votació, accions amb responsable i termini, i tancament amb signatures. Gratuït, sense registre i sense deixar el correu.
Descarregar en Word (.docx)Descarregar en PDF
L'ideal és no omplir-la a mà. Digues a Voicit quina plantilla fas servir i, després de cada reunió, et lliura l'acta ja redactada amb els teus set elements. Mira com funciona
Models d'acta segons el tipus de reunió
| Tipus de reunió | Què no pot faltar a l'acta |
| Junta o consell | Assistents amb càrrec, quòrum, votacions i acords literals |
| Reunió d'equip | Acords, tasques amb responsable i data, bloquejos |
| Reunió amb client | Compromisos adquirits, terminis i passos següents |
| Comitè de projecte | Decisions, riscos, canvis d'abast i pressupost |
| Reunió de seguiment | Estat dels acords anteriors i desviacions |
El model base dels 7 elements és el mateix, però segons el tipus de reunió hi ha matisos que convé adaptar. Aquests són els cinc tipus més habituals i quines particularitats té cadascun.
Reunió directiva / Comitè executiu
- L'acta porta número correlatiu dins del llibre d'actes anual.
- Les decisions estratègiques (pressupostos, inversions, contractacions sènior) es redacten literalment, no es parafrasegen.
- S'hi inclou una secció específica de «Riscos identificats» si la decisió en comporta.
- Signatura habitual: CEO + secretari del comitè.
Reunió d'equip / Operativa setmanal
- Format més lleuger (pot ser una minuta en lloc d'una acta formal).
- Estructura típica: revisió de la setmana anterior, prioritats de la següent, bloquejos.
- L'important és la taula d'accions amb responsables; la resta pot ser sintètica.
- Sense signatura necessària: n'hi ha prou que el mànager confirmi l'acta després de la reunió.
Reunió amb client
- L'acta és la base del seguiment del projecte i, si escau, de la facturació.
- Hi ha de quedar constància de qualsevol canvi d'abast acordat a la reunió.
- S'envia per correu a tots els assistents en les 24 hores següents perquè la validin.
- Qualsevol acord verbal que no quedi a l'acta no existeix a efectes contractuals: insisteix-hi.
Junta general / Assemblea
- L'acta té validesa jurídica i ha de complir els requisits del Reglament del Registre Mercantil.
- Quòrum: hi ha de constar el percentatge de capital o de vots representats.
- Cada acord ha d'anar amb la seva votació específica (a favor / en contra / abstencions / nuls).
- Signatura del president i del secretari, i s'incorpora al llibre d'actes oficial.
- Termini legal per a l'aprovació de l'acta: dins dels 15 dies següents a la celebració (LSC art. 202).
Comitè tècnic / Reunió de projecte
- Èmfasi en les decisions tècniques i els compromisos avaluats (important per a l'arquitectura).
- Incloure enllaços a la documentació tècnica rellevant (RFC, ADR, especificacions).
- Estat dels bloquejos tècnics i de les dependències entre equips.
- Versió lleugera, sense signatura, però arxivada al repositori del projecte.
Com redactar una acta de reunió pas a pas
En resum: per redactar una acta de reunió, prepara l'encapçalament i l'ordre del dia abans de començar, anota durant la reunió només decisions, acords i tasques (no el diàleg), assigna a cada acció un responsable i una data, redacta el document en les 24 hores següents, envia'l als assistents perquè hi donin la conformitat i arxiva'l on l'equip el pugui trobar.
Amb el model descarregat, el procés de redacció es redueix a sis passos. Són els mateixos que segueix un secretari de consell i els mateixos que aplica la IA quan genera l'acta a partir de la gravació.
- Abans de la reunió: omple l'encapçalament i l'ordre del dia. Data, hora, lloc o plataforma, convocats i els punts a tractar. Si l'ordre del dia s'envia amb la convocatòria, l'acta ja té l'esquelet fet abans de començar.
- En començar: registra assistents i absents. Nom i càrrec de cada persona, i qui excusa l'absència. En reunions formals, anota també l'hora d'inici i si hi ha quòrum.
- Durant la reunió: anota decisions, no converses. Per cada punt de l'ordre del dia escriu què s'ha decidit i, si escau, per què. Les opinions intermèdies no van a l'acta tret que algú demani que hi consti el seu desacord.
- Tanca cada punt amb accions concretes. Tota tasca porta tres dades: què cal fer, qui ho fa i per a quan. Una acció sense responsable o sense data és la causa número u que els acords no es compleixin.
- Redacta i envia en les 24 hores següents. Passa les notes a net amb el model, en to neutre i en passat («es va acordar», «es va aprovar»), i envia-la a tots els assistents perquè confirmin que reflecteix el que es va acordar.
- Aprova, signa i arxiva. En reunions formals, l'acta s'aprova a l'inici de la reunió següent i la signen el president i el secretari. En les operatives n'hi ha prou amb la confirmació per correu. Desa-la en una carpeta compartida amb un nom que inclogui la data i el tipus de reunió.
Si la reunió es grava, els passos 3 a 5 els fa la IA: més avall tens el procés amb Voicit. Tu revises, ajustes i envies.
5 errors habituals en redactar una acta
Després de revisar milers d'actes amb consultores i departaments interns, aquestes són les errades que més es repeteixen, i que invaliden el document o el fan inútil:
- Redactar l'acta dies després. El detall es perd. El correcte és enviar-la en les 24 hores següents a la reunió. Si trigues més, parteixes de la memòria, no de l'evidència.
- Confondre l'acta amb una transcripció. No copiïs paraula per paraula tot el que s'ha dit. Resumeix el que és rellevant: decisions literals sí, debats no.
- Acords sense responsable ni data. «Cal millorar la web» no és un acord, és un desig. «La Maria llança la nova home abans del 30 de maig» sí que ho és.
- No diferenciar opinions de decisions. El que opini cadascú va al desenvolupament. El que es decideix va a la secció d'acords. Barrejar-les confon el lector futur.
- No enviar l'acta a tots els assistents perquè la validin. Sense validació, l'acta és només el punt de vista de qui l'ha redactada. Amb validació, és un document aprovat i vinculant.
Com automatitzar l'acta de reunió amb IA (pas a pas)
En resum: per automatitzar l'acta, grava la reunió amb una eina d'IA: transcriu l'àudio i redacta l'acta amb acords i tasques seguint la teva plantilla. Després la revises i l'envies. El temps de redacció baixa d'uns 30 minuts a uns 5.
Redactar una acta a mà porta entre 30 i 60 minuts per reunió. Amb IA ben aplicada, es redueix a 5 minuts de revisió. Aquest és el flux que recomanem als equips amb què treballem. El pas previ, el de la gravació, el detallem a part: per a reunions de sala a com gravar reunions presencials i generar actes, i per a videotrucades a transcriure reunions de Meet, Teams i Zoom. I si el problema de fons és que les reunions es mengen l'agenda, aquí tens nou maneres d'estalviar temps a les reunions.
Grava la reunió amb consentiment
Abans de començar, anuncia que es gravarà per generar l'acta i obtén el consentiment exprés dels assistents (RGPD). En reunions en línia n'hi ha prou amb activar la gravació de la plataforma o l'extensió de Chrome de Voicit per a Meet, Teams i Zoom; en presencials, la gravadora Voicit Go o el mateix portàtil.
Deixa que la IA transcrigui i estructuri
Una IA especialitzada en reunions (no un model genèric) transcriu l'àudio i detecta automàticament: ordre del dia, assistents que han parlat, acords verbals i accions assignades. En català i en castellà, Voicit ho fa en menys de 5 minuts un cop acabada la reunió.
Revisa l'esborrany de l'acta
La IA genera un primer esborrany amb els 7 elements omplerts. La teva feina és revisar els acords, ajustar les redaccions literals si cal i completar el que la IA no hagi detectat bé (per exemple, votacions específiques o riscos).
Envia-la als assistents perquè la validin
L'acta generada per la IA i revisada per una persona s'envia en les 24 hores posteriors. Cada assistent confirma que la seva intervenció i els acords estan ben recollits. Un cop aprovada, queda com a document oficial.
Arxiva-la al repositori comú
Totes les actes en una carpeta compartida (Drive, SharePoint, Notion) amb una nomenclatura consistent: AAAA-MM-DD_TipusReunio_Tema.docx. Això permet trobar qualsevol decisió passada en qüestió de segons.
Genera l'acta de la teva reunió en menys de 5 minuts
Voicit grava la reunió, la transcriu en català i et lliura l'acta estructurada amb assistents, acords i accions assignades. Llesta per enviar.
Acta vs minuta vs resum: diferències clau
En resum: l' acta és el document formal del que s'ha tractat i acordat; la minuta és una versió més operativa centrada en acords i tasques; el resum és una síntesi breu sense valor formal. En el dia a dia, acta i minuta s'usen sovint com a sinònims, i el nom a més canvia segons el país: a Mèxic s'aixeca minuta on a Espanya es redacta acta.
| Acta | Minuta | Resum | |
| Formalitat | Alta | Mitjana | Baixa |
| Què recull | Tot el que s'ha tractat i els acords | Acords i tasques | Idees principals |
| Valor formal | Sí (es pot aprovar o signar) | Ús intern | Cap |
| Ús típic | Juntes, consells, clients | Reunions d'equip | Notes ràpides |
| Extensió | Mitjana-llarga | Curta | Molt curta |
Aquests tres termes es confonen constantment. Tots tres recullen el que ha passat en una reunió, però tenen formalitat, validesa i ús totalment diferents. Triar malament el format fa que un document no serveixi per al que necessites.
Acta vs minuta vs resum: quina usar i quan
Confusió habitual. Tres documents diferents amb propòsit i formalitat diferents.
La regla general:
- Acta quan hi hagi implicació legal, jurídica o societària (juntes, consells, contractes).
- MINUTA per a reunions internes amb seguiment estructurat (operatives, comitès tècnics).
- Resum per a reunions curtes i diàries (standups, status setmanals).
Acta de reunió i validesa legal: el que has de saber
En resum: una acta té valor probatori quan reflecteix fidelment el que ha passat, identifica els assistents i queda aprovada per ells. En òrgans societaris (juntes, consells) hi ha requisits addicionals de forma i signatura. Davant de dubtes, consulta un professional.
No totes les actes tenen validesa jurídica, però algunes sí, i convé saber distingir-les.
Quan l'acta té validesa legal a Espanya
- Juntes generals de socis i consells d'administració: regulades per la Llei de Societats de Capital (LSC). Termini d'aprovació: 15 dies després de la junta. Inscripció al llibre oficial d'actes.
- Comitès d'empresa i reunions sindicals: regulats per l'Estatut dels Treballadors. Validesa per a impugnacions laborals.
- Reunions de comunitats de propietaris: regulades per la Llei de Propietat Horitzontal. Termini d'impugnació dels acords: 3 mesos, i 1 any si són contraris a la llei o als estatuts.
- Actes notarials: aixecades per un notari, tenen valor probatori ple. S'usen en juntes conflictives o d'alt valor.
RGPD aplicat a les actes de reunió
Quan una acta conté dades personals (noms, opinions, decisions sobre persones), s'hi apliquen el RGPD i la LOPDGDD. El més important:
- Conservació: les actes amb valor jurídic s'han de conservar el temps legalment exigit (normalment 6 anys a Espanya, segons l'article 30 del Codi de Comerç).
- Accés: els assistents tenen dret a accedir a l'acta on apareixen. Altres empleats, no.
- Gravacions: si la reunió es grava per generar l'acta, elimina l'àudio quan l'acta estigui validada (tret que es conservi per motius justificats).
- Consentiment: obligatori per gravar àudio o vídeo, no per prendre notes escrites.
Si prefereixes no redactar l'acta a mà, puja la gravació de la reunió a transcriure àudio a text i Voicit la converteix en una acta amb la teva plantilla: acords, tasques i responsables.
Preguntes freqüents sobre el model d'acta de reunió
Com es redacta una acta de reunió pas a pas?
Prepara l'encapçalament i l'ordre del dia abans de la reunió; registra els assistents en començar; durant la reunió anota només decisions i acords; tanca cada punt amb accions que tinguin responsable i data; redacta i envia l'acta en les 24 hores següents; i aprova-la, signa-la si és formal i arxiva-la. Amb el model en Word o PDF d'aquest article, el procés porta menys de 20 minuts; si graves la reunió, la IA redacta l'esborrany.
Qui ha de redactar l'acta de reunió?
En reunions formals (juntes, consells), l'acta la redacta el secretari designat o un notari. En reunions informals (equip, operatives), sol encarregar-se'n qui convoca o qui lidera la reunió. Si la reunió es grava, la IA pot generar el primer esborrany i la persona designada només el revisa.
En què es diferencia una acta formal d'una d'informal?
L'acta formal té validesa jurídica, s'inscriu al llibre d'actes oficial, la signen el president i el secretari, i compleix requisits legals específics (LSC per a societats, Estatut dels Treballadors per a comitès d'empresa). L'acta informal és un document intern amb funció de memòria i seguiment, sense requisits legals però sí amb els 7 elements bàsics perquè sigui útil.
És obligatori aixecar acta en una reunió?
Només en reunions regulades per llei (juntes de socis, consells d'administració, assemblees, comitès d'empresa, comunitats de propietaris). A la resta, no és obligatori però sí molt recomanable: sense acta no hi ha rendició de comptes ni memòria del que s'ha decidit.
Quina validesa té una acta signada electrònicament?
La signatura electrònica reconeguda (eIDAS) té la mateixa validesa que la signatura manuscrita a Espanya i a la UE. Per a actes de juntes formals, convé usar signatura electrònica qualificada. Per a actes internes, n'hi ha prou amb signatura electrònica avançada o fins i tot amb la confirmació per correu del president.
Puc gravar la reunió per generar l'acta?
Sí, sempre que demanis el consentiment exprés dels assistents abans d'iniciar la gravació, expliquis per a què es farà servir i quant de temps es conservarà l'àudio, i respectis el dret de supressió que reconeix el RGPD. És una pràctica habitual i legal en reunions presencials, en línia i telefòniques.
Què faig si un assistent no està d'acord amb l'acta?
L'assistent pot demanar correccions per correu després de rebre l'esborrany. Si el desacord és sobre el que va dir, s'ajusta. Si és sobre els acords presos, es torna a debatre a la reunió següent i es fa constar a l'acta corresponent. Per a acords formals amb votació, l'acta reflecteix el resultat real de la votació, encara que algun assistent hi discrepi.
Quant de temps s'ha de conservar una acta de reunió?
Per a actes amb valor jurídic (juntes, consells), 6 anys com a mínim segons l'article 30 del Codi de Comerç, tot i que a les societats és habitual conservar-les indefinidament com a part del llibre d'actes. Per a actes internes, el recomanable és conservar-les almenys durant tota la vida del projecte o de la relació amb el client.
On puc descarregar un model d'acta de reunió en Word?
En aquest mateix article, just després dels set elements: hi ha un botó per descarregar el model en Word (.docx) i un altre en PDF, amb la mateixa estructura que s'explica a la guia. No cal registrar-se ni deixar el correu.
Resum accionable
Si només t'endús tres idees d'aquesta guia:
- Tot model d'acta de reunió vàlid té 7 elements (encapçalament, assistents, ordre del dia, desenvolupament, acords, accions i tancament). Si te'n falta algun, l'acta perd valor.
- L'acta no és una transcripció: resumeix el que s'ha discutit però recull literalment els acords. I sempre amb responsables i terminis a les accions; sense això, és només un històric inútil.
- Automatitza la redacció amb IA i centra't a revisar. Passar de 60 minuts a 5 minuts per acta allibera temps per al que és important: prendre millors decisions a la reunió, no documentar-les a posteriori. Voicit fa exactament això.
