Obtenção do consentimento: Como informar os participantes e obter sua aprovação antes de gravar chamadas e processar dados com IA.
Sempre recomendamos o cumprimento das leis estaduais/locais relativas à gravação de chamadas e ao uso de Inteligência Artificial, e que os participantes sejam informados, se necessário.
As seguintes recomendações são válidas no território da Espanha dentro da União Europeia.
Quais são as responsabilidades de um recrutador em relação à gravação de entrevistas e ao processamento de dados com IA?
As seguintes recomendações são válidas no território da Espanha dentro da União Europeia.
- Dever de informarConfigure o aplicativo e/ou plataforma para que, antes de acessar a imagem e a voz dos participantes, seja exibida uma notificação sobre:
- Onde e quando a gravação e o processamento por IA serão ativados?
- Como funciona o processamento de IA e para que ele é usado.
- Política de dados relativa à IA
- Obtenção do consentimentoÉ necessário obter o consentimento expresso da(s) pessoa(s) envolvida(s) na gravação da imagem e/ou voz, o qual pode ser obtido por texto ou voz, desde que seja mantido um registro do consentimento. As pessoas envolvidas devem ter uma alternativa que não lhes cause prejuízo caso se recusem a tal tratamento de dados.
Uma conversa só pode ser gravada sem o consentimento das pessoas envolvidas quando a legalidade do tratamento se baseia no interesse legítimo do responsável pelo tratamento, é necessária para a execução de um contrato, para o cumprimento de uma obrigação legal do responsável pelo tratamento ou é necessária para proteger os interesses vitais do titular dos dados ou de outra pessoa singular.
Estratégias eficazes para cumprir suas responsabilidades no registro de entrevistas de seleção e no processamento de dados com IA.
Em resumo, a empresa precisa declarar o motivo da gravação da chamada e fornecer um meio para que os participantes deem seu consentimento.
- Antes da reunião
- (Recomendado) Confirmação por meio de evento no calendárioUtilize a descrição do evento criada no seu calendário (Google Agenda, Microsoft Teams, etc.) para a videochamada e insira o texto legal correspondente como descrição. Esse texto aparecerá no e-mail que os convidados receberão para confirmar a presença. Em aplicativos como Calendly ou HubSpot, você pode inserir o texto legal na descrição do evento no seu calendário.
- Confirmação por meio de contratoCaso o seu processo exija a assinatura de um contrato prévio, recomendamos incluir o texto legal como uma cláusula no contrato a ser assinado.
- Confirmação por meio de formulário externoUtilize um formulário como o Google Forms ou o Tally para incluir o texto legal e uma caixa de seleção para que os participantes confirmem sua concordância.
- Durante a reunião
- Confirmação por vozInicie a gravação e informe os participantes, solicitando seu consentimento (dessa forma, você terá o consentimento validado). Caso eles não deem seu consentimento expresso, você deverá cancelar a gravação.
Modelo de aviso legal para descrever eventos no calendário: Entrevistas de seleção de recursos humanos
Aviso sobre gravação de entrevistas e processamento de dados
Em conformidade com as normas de proteção de dados e com a Lei 1/1982, de 5 de maio, EMPRESA É necessário o seu consentimento expresso para a gravação de voz durante a entrevista que será realizada por meio desta videochamada e para o subsequente processamento dos dados coletados, conforme descrito abaixo.
A gravação de voz e o processamento de dados são realizados para produzir um relatório de seleção mais detalhado e agilizar o processo de seleção de candidatos.
Este processamento de dados é realizado pela VOICIT TECHNOLOGIES SL, que trata os seguintes dados pessoais coletados durante a gravação de voz da entrevista: nome do candidato, e-mail do candidato, formação acadêmica, experiência profissional, disponibilidade para início imediato e mobilidade, motivos da mudança de emprego, expectativas em relação ao cargo e faixa salarial.
As gravações e os dados pessoais serão tratados de forma confidencial e mantidos em segurança, não sendo utilizados para outros fins nem transferidos a terceiros.
Ao aceitar este convite, você confirma seu consentimento para a gravação da entrevista e o processamento de seus dados pessoais conforme descrito acima.
Aviso legal recitado verbalmente durante a entrevista de seleção de recursos humanos.
Assim que a gravação começar, recite o seguinte em voz alta:
Antes de começarmos, gostaria de pedir sua permissão para gravar e processar os dados desta conversa usando IA, para que eu possa criar um relatório de seleção mais detalhado com o Voicit. Se precisar de mais informações, posso compartilhá-las com você.
É necessário dispor de um meio de compartilhamento que contenha informações detalhadas sobre o processamento dos dados.
Estas são as recomendações que a Voicit faz aos seus usuários para que cumpram as políticas de privacidade aplicáveis. Aconselhamos sempre consultar o departamento jurídico da empresa para confirmar estas medidas.