Actualizado: marzo 2026 · Por Álvaro Arrescurrenaga, CEO de Voicit
El informe de reclutamiento y selección es el documento que convierte un proceso de contratación en datos accionables. Sin él, cada proceso de selección empieza de cero: sin métricas, sin aprendizajes y sin forma de demostrar al negocio que el equipo de RRHH aporta resultados medibles. Según LinkedIn Talent Solutions, las empresas que documentan sus procesos de selección reducen un 25% su time-to-hire en ciclos posteriores.
Es un documento que recopila y analiza los datos clave de un proceso de contratación: número de candidatos, fuentes de reclutamiento, tiempos por fase, criterios de evaluación, resultados de entrevistas y decisión final. Su objetivo es medir la eficiencia del proceso, justificar las decisiones y generar aprendizajes para futuras contrataciones.
📋 Qué es y para qué sirve un informe de reclutamiento y selección
Un informe de reclutamiento y selección no es solo un resumen del proceso — es una herramienta estratégica que cumple varias funciones:
- Medir la eficiencia: ¿cuánto tiempo tardamos en cubrir la vacante? ¿Cuántos candidatos necesitamos evaluar para hacer una contratación?
- Optimizar el presupuesto: ¿qué fuentes de reclutamiento generan mejores candidatos? ¿Estamos invirtiendo en los canales correctos?
- Justificar decisiones: documentar por qué se eligió a un candidato y no a otro — fundamental para compliance y para alinear al equipo.
- Mejorar procesos futuros: identificar cuellos de botella, fases que generan abandono y oportunidades de mejora.
- Reportar a dirección: traducir el trabajo de RRHH en métricas de negocio que el CEO y el CFO entienden (coste por contratación, time-to-hire, calidad de contratación).
Sin informes, el departamento de selección opera a ciegas. Con ellos, se convierte en un área estratégica del negocio con datos que respaldan cada decisión.
📊 10 KPIs esenciales de reclutamiento y selección
Estos son los indicadores que todo informe de reclutamiento debería incluir. No necesitas todos en cada informe — elige los más relevantes según el contexto:
| KPI | Qué mide | Benchmark medio | Por qué importa |
| Time-to-hire | Días desde publicación hasta aceptación de oferta | 36 días | Un proceso largo pierde candidatos |
| Time-to-fill | Días desde solicitud de vacante hasta incorporación | 42 días | Mide el impacto total en el negocio |
| Coste por contratación | Gasto total (publicidad + herramientas + tiempo RRHH) | 4.700€ | Optimizar presupuesto de recruiting |
| Fuente de candidatos | De dónde vienen los candidatos (LinkedIn, InfoJobs, referidos…) | Varía | Invertir en los canales que funcionan |
| Tasa de conversión por fase | % que pasa de cada etapa a la siguiente | Varía | Detectar cuellos de botella |
| Ratio de ofertas aceptadas | % de ofertas que el candidato acepta | 85-90% | Si es bajo, revisar compensación o employer branding |
| Calidad de contratación | Rendimiento del nuevo empleado a los 6-12 meses | Subjetivo | El KPI más importante a largo plazo |
| Tasa de abandono temprano | % que deja la empresa antes de 12 meses | 20% | Indica fallos en selección o onboarding |
| Diversidad de candidatos | Distribución por género, edad, origen | Varía | Cumplimiento legal + mejor rendimiento |
| Satisfacción del candidato | NPS o encuesta post-proceso | 40+ NPS | Employer branding y reputación |
📝 Estructura completa del informe de reclutamiento
Un informe completo de reclutamiento y selección debería tener estas secciones:
1. Datos generales del proceso
- Puesto cubierto, departamento, ubicación
- Fecha de apertura y cierre de la vacante
- Responsable del proceso (recruiter y hiring manager)
- Presupuesto asignado vs. gasto real
2. Métricas del funnel de selección
- Candidatos totales recibidos
- Candidatos por fuente (LinkedIn, InfoJobs, web corporativa, referidos, agencia…)
- Tasa de conversión por fase: aplicación → screening → entrevista → prueba → oferta → contratación
- Time-to-hire y time-to-fill
3. Evaluación de candidatos finalistas
- Nombre del candidato (o código, si se prefiere anonimizar)
- Puntuación por competencias evaluadas
- Resumen de entrevistas (puntos fuertes, áreas de mejora)
- Recomendación del entrevistador
4. Análisis de fuentes de reclutamiento
- Candidatos por canal vs. contrataciones por canal
- Coste por canal
- Calidad por canal (% que llega a fase final)
5. Decisión final y justificación
- Candidato seleccionado y motivos
- Oferta realizada (salario, condiciones)
- Candidatos en reserva (pipeline para futuras vacantes)
6. Aprendizajes y recomendaciones
- Qué funcionó bien en el proceso
- Qué mejorar para la próxima vez
- Cambios sugeridos en criterios, canales o fases
📄 Plantilla de informe de reclutamiento y selección
Usa esta plantilla como base para tus propios informes. Adapta las secciones según el nivel de detalle que necesites:
1. Ficha del proceso
- Puesto: [Título]
- Departamento: [Nombre]
- Fecha apertura: [DD/MM/AAAA]
- Fecha cierre: [DD/MM/AAAA]
- Time-to-hire: [X días]
- Recruiter: [Nombre]
- Hiring Manager: [Nombre]
2. Funnel de candidatos
- Total candidaturas: [X]
- Screening inicial: [X] ([X%] del total)
- Entrevista telefónica: [X] ([X%])
- Entrevista presencial/vídeo: [X] ([X%])
- Prueba técnica: [X] ([X%])
- Oferta: [X] ([X%])
- Contratación: [X] ([X%])
3. Fuentes de reclutamiento
- LinkedIn: [X candidatos] → [X finalistas] → [X contratados] | Coste: [X€]
- InfoJobs: [X candidatos] → [X finalistas] → [X contratados] | Coste: [X€]
- Referidos: [X candidatos] → [X finalistas] → [X contratados] | Coste: [X€]
- Web corporativa: [X candidatos] → [X finalistas] → [X contratados] | Coste: [X€]
4. Evaluación de finalistas
- [Candidato A]: Puntuación [X/10] — Puntos fuertes: [X]. Áreas de mejora: [X]. Recomendación: [Avanzar/No avanzar]
- [Candidato B]: Puntuación [X/10] — Puntos fuertes: [X]. Áreas de mejora: [X]. Recomendación: [Avanzar/No avanzar]
- [Candidato C]: Puntuación [X/10] — Puntos fuertes: [X]. Áreas de mejora: [X]. Recomendación: [Avanzar/No avanzar]
5. Decisión final
- Candidato seleccionado: [Nombre]
- Justificación: [2-3 líneas]
- Oferta: [Salario bruto + condiciones principales]
- Fecha de incorporación prevista: [DD/MM/AAAA]
6. Costes del proceso
- Publicación en portales: [X€]
- Herramientas (ATS, screening, IA): [X€]
- Horas de equipo RRHH: [X horas × coste/hora = X€]
- Agencia externa (si aplica): [X€]
- Coste total por contratación: [X€]
7. Aprendizajes y mejoras
- Lo que funcionó: [X]
- Lo que mejorar: [X]
- Recomendaciones para próximos procesos: [X]
📂 5 tipos de informes de selección
No todos los informes son iguales. Según el objetivo, puedes crear diferentes variantes:
| Tipo de informe | Objetivo | Audiencia principal | Frecuencia |
| Informe de proceso | Documentar una vacante concreta | Hiring manager, equipo RRHH | Por cada vacante |
| Informe de KPIs | Medir rendimiento del equipo de recruiting | Dirección RRHH, CEO | Mensual / trimestral |
| Informe de fuentes | Analizar ROI de cada canal de reclutamiento | RRHH, marketing | Trimestral |
| Informe de diversidad | Medir inclusión en el proceso | Dirección, compliance | Semestral / anual |
| Informe de candidato | Evaluar un candidato específico | Hiring manager | Por cada finalista |
La combinación más común es el informe de proceso (por vacante) + el informe de KPIs (mensual o trimestral para el equipo).
🔧 Cómo crear el informe paso a paso
Paso 1: Define las métricas antes de abrir la vacante
No esperes a que termine el proceso para pensar qué medir. Antes de publicar la oferta, decide: qué KPIs vas a trackear, qué herramientas usarás para capturar datos, y quién será responsable de documentar cada fase.
Paso 2: Registra datos en cada fase del funnel
Cada vez que un candidato avanza (o es descartado), registra: la fecha, el motivo, quién tomó la decisión y la fuente de origen del candidato. Si usas un ATS (Greenhouse, Lever, Teamtailor), esto debería ser automático. Si no, una hoja de cálculo con estas columnas funciona.
Paso 3: Documenta las entrevistas con detalle
La sección de evaluación de candidatos es la más valiosa del informe — y la que más tiempo consume. Aquí es donde la IA marca la diferencia: en lugar de tomar notas manualmente y redactar informes de 45 minutos, herramientas como Voicit generan el informe automáticamente desde la grabación de la entrevista en 2-5 minutos.
Paso 4: Analiza el funnel y detecta cuellos de botella
Revisa las tasas de conversión entre fases. Si recibes 200 candidatos pero solo 5 llegan a entrevista, el problema puede estar en la descripción del puesto o en los criterios de screening. Si 10 llegan a oferta pero solo 5 aceptan, revisa la compensación o el employer branding.
Paso 5: Redacta conclusiones y aprendizajes
El informe no está completo sin una sección de «lecciones aprendidas». ¿Qué canal funcionó mejor? ¿El perfil que buscábamos era realista? ¿Hubo alguna fase que generó demasiado abandono? Estos aprendizajes son los que hacen que cada proceso sea mejor que el anterior.
🤖 Cómo automatizar informes de reclutamiento con IA
La parte más tediosa de un informe de selección es documentar las entrevistas: transcribir notas, redactar evaluaciones, estructurar los puntos fuertes y débiles de cada candidato. La IA puede automatizar el 80% de este trabajo:
- Transcripción automática: graba la entrevista y la IA genera la transcripción completa con identificación de hablantes.
- Informes de entrevista: a partir de la transcripción, la IA extrae competencias evaluadas, respuestas clave, puntos fuertes y áreas de mejora.
- Comparativa de candidatos: con informes estandarizados, comparar 10 candidatos toma minutos en vez de horas.
- Integración con ATS: los informes generados se pueden exportar directamente al sistema de seguimiento de candidatos.
Dato real: Los equipos que automatizan la documentación de entrevistas con IA reportan un 70% menos de tiempo administrativo y una mejora significativa en la consistencia de los informes — todos los candidatos evaluados con el mismo nivel de detalle.
⚠️ Errores comunes en informes de reclutamiento
- No documentar hasta que termina el proceso. Si esperas a que termine la selección para escribir el informe, habrás perdido la mayoría de los detalles. Documenta en tiempo real.
- Usar descripciones vagas. «Buena actitud» o «buen perfil» no aportan nada. Usa hechos concretos: «3 años de experiencia gestionando equipos de 10 personas en sector retail».
- Medir solo time-to-hire. La rapidez importa, pero la calidad de la contratación importa más. Un proceso rápido que genera rotación a los 6 meses es más caro que uno lento que acierta.
- No analizar las fuentes de reclutamiento. Si no sabes qué canales traen mejores candidatos, estás tirando dinero en los que no funcionan.
- Hacer informes que nadie lee. Un informe de 20 páginas no sirve si el hiring manager no lo abre. Prioriza un resumen ejecutivo de 1 página con los datos clave, y deja el detalle para quien lo necesite.
✅ Conclusión
El informe de reclutamiento y selección es la diferencia entre un equipo de RRHH que opera por intuición y uno que opera por datos. Los KPIs no mienten: las empresas que documentan y analizan sus procesos de selección contratan más rápido, con menos coste y con mejor calidad.
No necesitas un informe perfecto — necesitas un informe consistente. Empieza con la plantilla de este artículo, mide los 4-5 KPIs más relevantes para tu equipo, y automatiza la documentación de entrevistas con herramientas de IA como Voicit. En 3 meses tendrás suficientes datos para tomar decisiones estratégicas sobre tu proceso de selección.
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