Ottenere il consenso: come informare i partecipanti e ottenere la loro approvazione prima di registrare le chiamate ed elaborare i dati con l'IA
Raccomandiamo sempre di rispettare le leggi statali/locali in materia di registrazione delle chiamate e utilizzo dell'intelligenza artificiale, e di informare i partecipanti, se necessario.
Le seguenti raccomandazioni sono valide nel territorio spagnolo all'interno dell'Unione Europea.
Quali sono le responsabilità di un selezionatore del personale in merito alla registrazione delle interviste e all'elaborazione dei dati tramite intelligenza artificiale?
Le seguenti raccomandazioni sono valide nel territorio spagnolo all'interno dell'Unione Europea.
- Obbligo di informareConfigurare l'applicazione e/o la piattaforma in modo che, prima di accedere all'immagine e alla voce dei partecipanti, venga visualizzata una notifica relativa a:
- Dove e quando verranno attivate la registrazione e l'elaborazione tramite IA?
- Come funziona l'elaborazione tramite intelligenza artificiale e a cosa serve
- Politica sui dati relativa all'IA
- Ottenere il consensoÈ necessario ottenere il consenso esplicito della/e persona/e coinvolta/e nella registrazione dell'immagine e/o della voce, che può essere ottenuto tramite testo o voce, a condizione che ne venga conservata una registrazione. Le persone coinvolte devono avere un'alternativa che non arrechi loro danno nel caso in cui si rifiutino di acconsentire a tale trattamento dei dati.
Una conversazione può essere registrata senza il consenso delle persone coinvolte solo quando la liceità del trattamento si basa sul legittimo interesse del titolare del trattamento, è necessaria per l'esecuzione di un contratto, per adempiere a un obbligo legale del titolare del trattamento o è necessaria per la salvaguardia degli interessi vitali dell'interessato o di un'altra persona fisica.
Strategie efficaci per adempiere alle proprie responsabilità nella registrazione dei colloqui di selezione e nell'elaborazione dei dati con l'intelligenza artificiale
Ricapitolando, l'azienda deve indicare il motivo della registrazione della chiamata e fornire ai partecipanti un modo per dare il proprio consenso.
- Prima della riunione
- (Raccomandato) Conferma tramite evento del calendarioUtilizza la descrizione dell'evento creata nel tuo calendario (Google Calendar, Microsoft Teams, ecc.) per la videochiamata e inserisci il testo legale corrispondente come descrizione. Questo testo apparirà nell'e-mail che gli invitati riceveranno per confermare la loro partecipazione. In applicazioni come Calendly o HubSpot, puoi inserire il testo legale nella descrizione del tuo calendario.
- Conferma tramite contrattoSe la procedura prevede la firma di un contratto preliminare, consigliamo di includere il testo legale come clausola nel contratto da sottoscrivere.
- Conferma tramite modulo esternoUtilizza un modulo come Google Forms o Tally per includere il testo legale e una casella di spunta che i partecipanti possano spuntare per confermare il loro consenso.
- Durante l'incontro
- amplificazione vocaleAvvia la registrazione e informa i partecipanti chiedendo il loro consenso (in questo modo avrai un consenso validato); se non danno il loro consenso esplicito, devi interrompere la registrazione.
Modello di avviso legale per la descrizione degli eventi nel calendario: colloqui di selezione delle risorse umane
Informativa sulla registrazione delle interviste e sul trattamento dei dati
Nel rispetto delle normative sulla protezione dei dati e della legge 1/1982, del 5 maggio, AZIENDA È necessario il tuo consenso esplicito per la registrazione vocale durante l'intervista che si svolgerà tramite questa videochiamata e per il successivo trattamento dei dati raccolti, come descritto di seguito.
La registrazione vocale e l'elaborazione dei dati vengono effettuate al fine di produrre un rapporto di selezione più dettagliato e velocizzare il processo di selezione dei candidati.
Il trattamento dei dati è effettuato da VOICIT TECHNOLOGIES SL, che elabora i seguenti dati personali raccolti durante la registrazione vocale del colloquio: nome del candidato, indirizzo email del candidato, percorso di studi, esperienza lavorativa, disponibilità a iniziare e a trasferirsi, motivazioni del cambio di lavoro, aspettative relative alla posizione e fascia salariale.
Le registrazioni e i dati personali saranno trattati in modo confidenziale e custoditi in sicurezza, senza essere utilizzati per altri scopi né trasferiti a terzi.
Accettando questo invito, confermi il tuo consenso alla registrazione dell'intervista e al trattamento dei tuoi dati personali come descritto sopra.
Avviso legale letto verbalmente durante il colloquio di selezione del personale.
Una volta avviata la registrazione, recitate ad alta voce quanto segue:
"Prima di iniziare, vorrei chiederle il permesso di registrare ed elaborare i dati di questa conversazione utilizzando l'intelligenza artificiale, in modo da poter creare un report di selezione più dettagliato con Voicit. Se ha bisogno di ulteriori informazioni, posso condividerle con lei."
È necessario disporre di un mezzo di condivisione che contenga informazioni dettagliate sul trattamento dei dati.
Queste sono le raccomandazioni che Voicit fornisce ai suoi utenti per conformarsi alle normative sulla privacy applicabili. Consigliamo sempre di consultare l'ufficio legale dell'azienda per confermare tali misure.