Obtention du consentement : Comment informer les participants et obtenir leur accord avant d’enregistrer les appels et de traiter les données avec l’IA
Nous conseillons toujours de respecter les lois nationales et locales concernant l'enregistrement des appels et l'utilisation de l'intelligence artificielle, et d'en informer les participants si nécessaire.
Les recommandations suivantes sont valables sur le territoire espagnol au sein de l'Union européenne.
Quelles sont les responsabilités d'un recruteur concernant l'enregistrement des entretiens et le traitement des données par l'IA ?
Les recommandations suivantes sont valables sur le territoire espagnol au sein de l'Union européenne.
- Obligation d'informerConfigurez l'application et/ou la plateforme de sorte qu'avant d'accéder à l'image et à la voix des participants, une notification soit émise concernant :
- Où et quand l'enregistrement et le traitement par IA seront-ils activés ?
- Comment fonctionne le traitement par IA et à quoi sert-il ?
- Politique de données concernant l'IA
- Obtention du consentementIl est nécessaire d'obtenir le consentement explicite de la ou des personnes concernées par l'enregistrement de leur image et/ou de leur voix. Ce consentement peut être recueilli par écrit ou oralement, à condition qu'une trace écrite soit conservée. Les personnes concernées doivent disposer d'une alternative non préjudiciable en cas de refus de ce traitement de données.
Une conversation ne peut être enregistrée sans le consentement des personnes concernées que si la licéité du traitement repose sur l'intérêt légitime du responsable du traitement, est nécessaire à l'exécution d'un contrat, au respect d'une obligation légale du responsable du traitement, ou est nécessaire à la protection des intérêts vitaux de la personne concernée ou d'une autre personne physique.
Stratégies efficaces pour remplir vos responsabilités en matière d'enregistrement des entretiens de sélection et de traitement des données avec l'IA
En résumé, l'entreprise doit indiquer la raison de l'enregistrement de l'appel et fournir aux participants un moyen de donner leur consentement.
- Avant la réunion
- (Recommandé) Confirmation via un événement du calendrierUtilisez la description de l'événement créée dans votre calendrier (Google Agenda, Microsoft Teams, etc.) pour l'appel vidéo et saisissez-y le texte juridique correspondant. Ce texte apparaîtra dans l'e-mail de confirmation de participation envoyé aux invités. Dans des applications comme Calendly ou HubSpot, vous pouvez également saisir ce texte juridique directement dans la description de votre événement.
- Confirmation par contratSi votre processus requiert la signature d'un contrat préalable, nous vous recommandons d'inclure le texte juridique sous forme de clause dans le contrat à signer.
- Confirmation via formulaire externeUtilisez un formulaire tel que Google Forms ou Tally pour inclure le texte juridique et une case à cocher permettant aux participants de confirmer leur accord.
- Au cours de la réunion
- confirmation vocaleDémarrez l'enregistrement et informez les participants en leur demandant leur consentement (vous obtiendrez ainsi un consentement validé). S'ils ne donnent pas leur consentement explicite, vous devez annuler l'enregistrement.
Modèle d'avis légal pour décrire les événements du calendrier : Entretiens de sélection des ressources humaines
Avis relatif à l'enregistrement des entretiens et au traitement des données
Conformément à la réglementation sur la protection des données et à la loi 1/1982 du 5 mai, ENTREPRISE Votre consentement explicite est requis pour l'enregistrement vocal durant l'entretien qui sera réalisé par le biais de cet appel vidéo et pour le traitement ultérieur des données collectées, tel que décrit ci-dessous.
L'enregistrement vocal et le traitement des données sont effectués afin de produire un rapport de sélection plus détaillé et d'accélérer le processus de sélection des candidats.
Ce traitement de données est effectué par VOICIT TECHNOLOGIES SL, traitant les données personnelles suivantes collectées lors de l'enregistrement vocal de l'entretien : nom du candidat, adresse électronique du candidat, formation, expérience professionnelle, disponibilité et mobilité, raisons du changement d'emploi, attentes concernant le poste et la fourchette salariale.
Les enregistrements et les données personnelles seront traités de manière confidentielle et conservés en toute sécurité, sans être utilisés à d'autres fins ni transférés à des tiers.
En acceptant cette invitation, vous confirmez votre consentement à l’enregistrement de l’entretien et au traitement de vos données personnelles tel que décrit ci-dessus.
Avis juridique lu verbalement lors de l'entretien de sélection par les ressources humaines.
Une fois l'enregistrement lancé, récitez à voix haute ce qui suit :
« Avant de commencer, j'aimerais vous demander la permission d'enregistrer et de traiter les données de cette conversation à l'aide d'une IA afin de pouvoir créer un rapport de sélection plus détaillé avec Voit. Si vous avez besoin de plus d'informations, je peux vous les communiquer. »
Il est nécessaire de disposer d'un moyen de partage contenant des informations détaillées sur le traitement des données.
Voici les recommandations de Voicit à ses utilisateurs afin de se conformer aux politiques de confidentialité applicables. Nous conseillons toujours de consulter le service juridique de l'entreprise pour confirmer ces mesures.