Einwilligung einholen: Wie man Teilnehmer informiert und ihre Zustimmung einholt, bevor Anrufe aufgezeichnet und Daten mit KI verarbeitet werden
Wir empfehlen stets, die jeweiligen Landes- bzw. Kommunalgesetze bezüglich Gesprächsaufzeichnung und dem Einsatz künstlicher Intelligenz zu beachten und die Teilnehmer gegebenenfalls zu informieren.
Die folgenden Empfehlungen gelten auf dem Gebiet Spaniens innerhalb der Europäischen Union.
Welche Aufgaben hat ein Personalvermittler im Zusammenhang mit der Aufzeichnung von Vorstellungsgesprächen und der Datenverarbeitung mithilfe von KI?
Die folgenden Empfehlungen gelten auf dem Gebiet Spaniens innerhalb der Europäischen Union.
- InformationspflichtKonfigurieren Sie die Anwendung und/oder Plattform so, dass vor dem Zugriff auf Bild und Ton der Teilnehmer eine Benachrichtigung über Folgendes angezeigt wird:
- Wo und wann wird die KI-gestützte Aufzeichnung und Verarbeitung aktiviert?
- Wie KI-Verarbeitung funktioniert und wofür sie eingesetzt wird
- Datenpolitik in Bezug auf KI
- Einholung der EinwilligungEs ist erforderlich, die ausdrückliche Einwilligung der an der Bild- und/oder Tonaufnahme beteiligten Person(en) einzuholen. Diese kann schriftlich oder mündlich erfolgen, sofern die Einwilligung dokumentiert wird. Den Betroffenen muss eine Alternative zur Verfügung stehen, die ihnen keinen Nachteil verursacht, falls sie die Datenverarbeitung ablehnen.
Ein Gespräch darf nur dann ohne die Einwilligung der beteiligten Personen aufgezeichnet werden, wenn die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung auf dem berechtigten Interesse des Verantwortlichen beruht, für die Erfüllung eines Vertrags oder einer rechtlichen Verpflichtung des Verantwortlichen erforderlich ist oder zum Schutz lebenswichtiger Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person erforderlich ist.
Effektive Strategien zur Erfüllung Ihrer Aufgaben bei der Aufzeichnung von Auswahlgesprächen und der Datenverarbeitung mit KI
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Unternehmen den Grund für die Aufzeichnung des Gesprächs angeben und den Teilnehmern die Möglichkeit geben muss, ihre Zustimmung zu erteilen.
- Vor dem Treffen
- (Empfohlen) Bestätigung über KalenderereignisVerwenden Sie die in Ihrem Kalender (Google Kalender, Microsoft Teams usw.) erstellte Ereignisbeschreibung für den Videoanruf und fügen Sie den entsprechenden Rechtstext als Beschreibung ein. Dieser Text erscheint in der Bestätigungs-E-Mail, die die Eingeladenen erhalten. In Anwendungen wie Calendly oder HubSpot können Sie den Rechtstext direkt in die Kalenderbeschreibung einfügen.
- Bestätigung durch VertragFalls Ihr Verfahren die Unterzeichnung eines vorherigen Vertrags erfordert, empfehlen wir, den Rechtstext als Klausel in den zu unterzeichnenden Vertrag aufzunehmen.
- Bestätigung über externes FormularVerwenden Sie ein Formular wie Google Forms oder Tally, um den Rechtstext und eine Checkbox für die Teilnehmer zur Bestätigung ihrer Zustimmung einzufügen.
- Während des Treffens
- SprachbestätigungStarten Sie die Aufnahme und informieren Sie die Teilnehmer, indem Sie um deren Zustimmung bitten (auf diese Weise erhalten Sie die gültige Zustimmung). Sollten die Teilnehmer ihre ausdrückliche Zustimmung nicht erteilen, müssen Sie die Aufnahme abbrechen.
Vorlage für einen rechtlichen Hinweis zur Beschreibung von Ereignissen im Kalender: Vorstellungsgespräche im Personalwesen
Hinweis zur Aufzeichnung von Interviews und zur Datenverarbeitung
In Übereinstimmung mit den Datenschutzbestimmungen und dem Gesetz 1/1982 vom 5. Mai UNTERNEHMEN Für die Sprachaufzeichnung während des Interviews, das über diesen Videoanruf durchgeführt wird, und die anschließende Verarbeitung der erhobenen Daten, wie unten beschrieben, ist Ihre ausdrückliche Zustimmung erforderlich.
Zur Erstellung eines detaillierteren Auswahlberichts und zur Beschleunigung des Kandidatenauswahlprozesses werden Sprachaufzeichnungen und Datenverarbeitung durchgeführt.
Die Datenverarbeitung erfolgt durch VOICIT TECHNOLOGIES SL. Dabei werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet, die während der Sprachaufzeichnung des Vorstellungsgesprächs erhoben wurden: Name des Kandidaten, E-Mail-Adresse des Kandidaten, Ausbildung, Berufserfahrung, Verfügbarkeit und Mobilität, Gründe für einen Arbeitsplatzwechsel, Erwartungen an die Stelle und Gehaltsvorstellungen.
Die Aufzeichnungen und personenbezogenen Daten werden vertraulich behandelt und sicher aufbewahrt; sie werden weder für andere Zwecke verwendet noch an Dritte weitergegeben.
Mit der Annahme dieser Einladung bestätigen Sie Ihre Zustimmung zur Aufzeichnung des Interviews und zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wie oben beschrieben.
Rechtliche Hinweise wurden während eines Auswahlgesprächs im Personalwesen mündlich verlesen.
Sobald die Aufnahme gestartet ist, sprechen Sie Folgendes mündlich:
„Bevor wir beginnen, möchte ich Sie um Ihre Erlaubnis bitten, die Daten dieses Gesprächs mithilfe von KI aufzuzeichnen und zu verarbeiten, damit ich mit Voicit einen detaillierteren Auswahlbericht erstellen kann. Falls Sie weitere Informationen benötigen, kann ich Ihnen diese gerne zur Verfügung stellen.“
Es ist notwendig, über ein Mittel zum Datenaustausch zu verfügen, das detaillierte Informationen über die Datenverarbeitung enthält.
Dies sind die Empfehlungen, die Voicit seinen Nutzern zur Einhaltung der geltenden Datenschutzrichtlinien gibt. Wir raten stets dazu, diese Maßnahmen mit der Rechtsabteilung des Unternehmens abzuklären.